Menemukan cukup waktu merupakan tantangan bagi banyak pemilik usaha kecil. Tidak pernah ada cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya, terutama ketika Anda mengenakan banyak jabatan berbeda dan mengambil banyak peran berbeda. Tidak hanya membuat frustrasi, tetapi juga membuat stres jika Anda merasa seperti berpindah dari satu tugas ke tugas lain dan tidak pernah benar-benar mencoret sesuatu dari daftar Anda.
Namun masih ada harapan. Anda dapat mengembangkan metode untuk mengatur waktu Anda dengan menetapkan tujuan, merencanakan aktivitas, memprioritaskan dan memercayai orang lain untuk menyelesaikan tugas. Jika Anda bisa melakukan ini, Anda dapat menambah jumlah waktu yang Anda miliki sepanjang hari.
Menentukan tujuan
Landasan manajemen waktu yang baik adalah mengetahui ke mana Anda akan pergi dan bagaimana mencapainya. Menetapkan sasaran dapat membantu Anda membuat rencana untuk memandu bisnis Anda mencapai tujuan yang Anda inginkan.
Sulit untuk mencapai apa pun tanpa tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu (SMART). Dalam hal manajemen waktu,
Anda dapat memulai dengan membagi tujuan jangka panjang Anda menjadi tujuan bulanan, kemudian membaginya lebih jauh lagi menjadi tujuan mingguan dan harian. Sasaran Anda setiap hari akan membantu Anda menetapkan target dan mengukur kapan Anda berhasil mencapainya.
Rencanakan Aktivitas Anda
Rencanakan bulan, minggu, dan hari Anda berdasarkan tujuan yang telah Anda tetapkan untuk diri sendiri, dan pekerjaan yang perlu diselesaikan. Anda mungkin perlu membuat entri buku setiap hari, jadi rencanakan waktu itu. Rencanakan sesi umpan balik Anda dengan karyawan terlebih dahulu. Rencanakan waktu untuk semua yang perlu Anda lakukan.
Cara paling efektif untuk merencanakan aktivitas bulanan Anda adalah dengan merencanakan waktu untuk perencanaan Anda. Gunakan waktu perencanaan ini untuk memeriksa indikator kinerja bulanan Anda, memeriksa karyawan yang harus menerima sesi umpan balik, dan mencari peluang bisnis yang mungkin Anda pertimbangkan.
Jika Anda telah menetapkan sasaran bulanan untuk bisnis Anda, mundurlah dari tanggal yang Anda inginkan untuk mencapai sasaran tersebut. Rencanakan beberapa pos pemeriksaan untuk tugas-tugas yang perlu diselesaikan agar tujuan dapat tercapai.
Prioritaskan pos pemeriksaan berdasarkan subtugas yang perlu diselesaikan—misalnya, jika tugas A memerlukan tugas B untuk diselesaikan, rencanakan kegiatan yang diperlukan tugas B pada akhir minggu pertama agar tugas A dapat diselesaikan pada akhir minggu kedua. Lakukan ini untuk semua sasaran mingguan, bulanan, dan setengah tahunan Anda.
Oleh membuat rencana untuk membimbing karyawan Anda dan diri Anda sendiri menuju tujuan yang lebih kecil, Anda menciptakan jalan menuju pencapaian tujuan yang lebih besar. Komunikasikan rencana dan tujuan Anda dengan karyawan Anda. Anda ingin mereka memahami tujuan Anda. Anda bahkan mungkin mendapatkan masukan dari mereka yang mungkin bermanfaat untuk mencapai tujuan Anda.
Pilih Sistem dan Berkomitmen
Ada banyak sistem manajemen waktu dan produktivitas, termasuk perangkat lunak tertentu, aplikasi online, dan bahkan filosofi keseluruhan. Tidak masalah sistem atau pendekatan apa yang Anda gunakan, hanya saja itu adalah sesuatu yang Anda setujui, pahami sepenuhnya, dan ikuti.
Jika Anda kesulitan menemukan pendekatan manajemen waktu yang dapat Anda komitmenkan sepenuhnya, cobalah menggabungkannya ide dari beberapa filosofi berbeda untuk menciptakan alat manajemen waktu dan produktivitas yang sempurna Anda.
Semua alat dan perencanaan tidak akan ada gunanya jika Anda tidak mengikuti rencana Anda. Ini adalah bagian tersulit dalam mengatur waktu Anda—membuat diri Anda melakukan tugas-tugas yang Anda rencanakan. Terkadang Anda mungkin tidak dapat mencapai sesuatu pada waktu yang direncanakan.
Ada beberapa cara untuk memastikan Anda menyelesaikan tugas-tugas yang terlewat dan semua hal lain yang Anda rencanakan untuk dilakukan. Dalam rencana Anda, sisihkan waktu setiap hari untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tertunda. Atau, Anda bisa datang lebih lambat dari biasanya dan memastikan semuanya selesai.
Ada manfaatnya merencanakan waktu untuk mengejar ketertinggalan—jika Anda semua sibuk, atau tidak ada tugas yang terlewat, Anda dapat beristirahat atau berbicara dengan karyawan Anda. Seorang atasan yang mampir untuk ngobrol adalah motivator yang hebat.
Jika semua tugas yang harus Anda selesaikan adalah bola, Anda adalah pemain sulapnya. Anda memiliki bola kaca (prioritas tinggi, tugas yang tidak dapat Anda tinggalkan), dan bola karet (prioritas lebih rendah, tugas yang dapat Anda tinggalkan). Jatuhkan yang salah, dan mereka rusak. Karetnya memantul kembali dan Anda terus melakukan juggling. Anda mungkin ingin memprioritaskan tugas Anda.
Ketahui Prioritas Anda
Anda mungkin tidak menyelesaikan semuanya setiap hari. Sebagian besar dari kita akan selalu memiliki beberapa item sisa setiap hari yang belum terselesaikan. Anda mungkin berpikir untuk membuat daftar tugas prioritas, atau setidaknya mengetahui tugas mana yang dapat Anda tinggalkan.
Untuk menghindari hal tersebut, luangkan waktu untuk memperjelas apa prioritas Anda dan jadwalkan waktu untuk melakukan tugas terpenting saat Anda paling produktif. Atau, seperti disebutkan sebelumnya, gunakan waktu yang telah direncanakan sebelumnya untuk mengejar ketinggalan.
Temukan Zona Produktivitas Anda
Beberapa orang melakukan hal paling produktif di pagi hari, ketika pikiran mereka segar dan sebelum orang lain benar-benar bangun. Beberapa orang lebih suka melakukan pekerjaan penting di tengah hari ketika momentum mereka sedang berjalan lancar, dan ada pula yang lebih suka orang yang suka tidur malam yang meninggalkan pekerjaan paling penting di penghujung hari ketika ide dan konsep sudah sempat menetap.
Anda dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda dengan mengidentifikasi kapan Anda bekerja paling baik, paling produktif, dan merencanakan pekerjaan terpenting Anda pada waktu itu. Anda dapat lebih meningkatkan produktivitas jika Anda mampu mengurangi gangguan dan interupsi selama waktu kerja yang terfokus ini.
Lacak Waktu Anda
Pelacakan waktu dengan alat pelacak waktu khusus dapat menjadi cara terbaik untuk mengatur waktu, bahkan ketika Anda tidak perlu melacak waktu yang Anda habiskan untuk klien atau pekerjaan yang dapat ditagih.
Melacak waktu Anda sepanjang hari dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas dalam dua cara. Pertama, ini dapat membuat Anda tetap fokus pada tugas yang sedang Anda kerjakan saat itu.
Kedua, pelacakan waktu dapat memberi Anda gambaran persis di mana waktu Anda dihabiskan. Jika Anda belum pernah melakukan ini sebelumnya, ini akan membuka mata Anda dan memberikan wawasan berharga tentang cara Anda menghabiskan waktu.
Jika Anda jujur dalam mendokumentasikan waktu dan aktivitas Anda, Anda akan dapat mengidentifikasi beberapa kekuatan, kelemahan, dan berapa banyak waktu yang sebenarnya Anda habiskan untuk mengerjakan tugas.
Melimpahkan
Tidak ada salahnya memberikan tanggung jawab kepada orang lain. Ketika Anda memiliki lebih banyak tugas daripada yang dapat Anda tangani, mungkin inilah saatnya untuk mendelegasikan. Cara yang baik untuk mulai mendelegasikan adalah dengan menentukan tugas apa yang dapat Anda serahkan yang tidak penting untuk Anda lakukan secara pribadi.
Kemudian, identifikasikan karyawan yang mampu melakukan tugas tersebut, dan pastikan Anda diberi pengarahan tentang hasilnya.
Sebuah Pemikiran Terakhir
Mendelegasikan tidak selalu mudah jika Anda terbiasa mengatur segalanya sendiri. Namun, jika Anda merencanakan aktivitas Anda, tetap berpegang pada rencana tersebut (sesuai alasan), dan menemukan orang yang tepat untuk mendelegasikan tugas, Anda tiba-tiba akan memiliki lebih banyak waktu.
