Ada banyak alasan mengapa perusahaan mulai mencari perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang baru.
ERP vs. QuickBooks dan Software Akuntansi Lainnya
Banyak perusahaan melampaui level awal mereka perangkat lunak akuntansi paket, seperti QuickBooks atau Peachtree. Yang lain menemukan bahwa perangkat lunak mereka yang ada tidak terintegrasi dengan sistem perangkat lunak pihak ketiga lainnya dan menimbulkan kebutuhan untuk melakukan lebih banyak pekerjaan. Apapun alasannya, pertanyaan pertama yang mungkin Anda tanyakan ketika membeli sistem ERP baru adalah “Berapa biayanya?”
Biaya Tersembunyi dalam Harga Perangkat Lunak
Total biaya kepemilikan mencakup berbagai biaya, bukan hanya biaya lisensi perangkat lunak. Whitepaper Panel ERP menunjukkan bahwa ada empat biaya untuk implementasi ERP:
- Biaya lisensi perangkat lunak
- Biaya pemeliharaan
- Perangkat keras
- Layanan implementasi
Namun, pakar implementasi lainnya berpendapat bahwa biaya ini jauh lebih tinggi daripada yang disebutkan dalam whitepaper ERP. IQMS, yang telah menawarkan sistem Perangkat Lunak ERP sejak tahun 1989, menyebutkan banyak biaya tersembunyi lainnya dalam pengalaman mereka melakukan implementasi ERP yang harus dipertimbangkan oleh pemilik bisnis. Menurut IQMS, itu
- Penerapan
- Pelatihan
- Pengembangan untuk Kustomisasi
- Desain Ulang Proses
- Pemeliharaan
- Peningkatan
- Mendukung
IQMS menyarankan Anda memastikan vendor perangkat lunak Anda memasukkan semua biaya ini dalam proposal mereka kepada Anda dan itu Anda akan mempunyai perkiraan yang masuk akal mengenai total biaya jika mereka bersedia "meletakkannya di atas meja" untuk Anda melihat.
Rencanakan Biaya Implementasi dengan Sesuai
Total biaya penerapan tidak akan pernah diketahui sampai Anda menyelesaikan proyek Anda karena jika dipikir-pikir adalah 20/20. Namun, analisis retrospektif seperti itu tidak akan banyak membantu Anda dalam mengevaluasi anggaran yang telah disiapkan sebelum menyelesaikan implementasi sistem ERP baru Anda. Meskipun Anda tidak akan pernah tahu secara pasti berapa biaya akhir yang akan Anda keluarkan, Anda dapat memastikan bahwa anggaran Anda setidaknya masuk akal.
Tidak ada perasaan yang lebih buruk dalam dunia bisnis dibandingkan kelebihan anggaran, dan banyak proyek yang melebihi anggaran hanya karena anggarannya rendah. Jadi pastikan untuk melakukan beberapa pemeriksaan sederhana untuk melihat bahwa semua biaya sudah termasuk, dan bahwa biaya yang dianggarkan tampak masuk akal.
Hal ini menimbulkan pertanyaan “Berapakah biaya yang masuk akal?” Nasihat terbaik datang dari J. Carlton Collins, CPA, yang menulis bahwa "Kenyataannya adalah biaya penerapan pasar menengah ke sistem perangkat lunak akuntansi kelas atas biasanya berkisar antara 1:1 hingga 2:1 dibandingkan dengan biayanya perangkat lunak."
Aturan praktis sederhana ini dapat memandu Anda dalam total biaya. Total pembengkakan biaya biasanya jauh lebih tinggi dibandingkan dengan perencanaan, persiapan, dan pengujian yang memadai.
Anda harus menghabiskan 20 persen hingga 25 persen biaya Anda dalam tahap perencanaan dan persiapan ini, dan Collins menunjukkan bahwa hanya 10 persen biaya dikeluarkan untuk implementasi perangkat lunak, sedangkan bagian terbesar dari biaya implementasi ERP adalah pelatihan. biaya.
Apakah ERP Pilihan Terbaik untuk Perusahaan Anda?
Kesimpulannya di sini adalah Anda perlu mempertimbangkan bahwa total biaya implementasi ERP mencakup semua biaya dan itu perkiraan biaya ini masuk akal jika Anda ingin mendapatkan gambaran akurat tentang berapa banyak yang akan Anda belanjakan untuk pembelian baru Anda sistem.
Anda juga harus mencurahkan sumber daya yang memadai untuk perencanaan, persiapan, pengujian, dan pelatihan karena jika tidak mengeluarkan uang di area ini, kemungkinan besar Anda akan membayar lebih dari yang diperkirakan untuk sistem ERP Anda penerapan.
