Setiap proyek dapat memperoleh manfaat dari audit dari waktu ke waktu. Tapi jangan khawatir, ini tidak seseram kedengarannya. Audit proyek adalah saat orang yang tidak memihak meninjau proyek Anda dan memberikan panduan tentang apa yang dapat dilakukan secara berbeda untuk meningkatkan peluang keberhasilannya. Artikel ini menjelaskan semuanya dan memandu Anda tentang cara mempersiapkan audit proyek.
Seberapa Formal Audit Proyek
Audit proyek biasanya merupakan latihan formal. Persamaan informalnya biasanya disebut tinjauan sejawat. Di sinilah seorang kolega memeriksa proyek Anda dan dokumentasi terkait dan memberi Anda umpan balik tentang di mana Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu.
Audit proyek bersifat formal karena biasanya memiliki serangkaian pertanyaan tertentu dan dilaksanakan oleh seseorang yang melakukan hal semacam itu secara teratur.
Siapa yang Melaksanakan Audit Proyek
Orang yang melakukan audit proyek Anda mungkin orang lain manajer proyek (mungkin seseorang dengan banyak pengalaman dalam menjalankan proyek) namun kemungkinan besar adalah seseorang dari Kantor Proyek yang sering melakukan audit.
Ini akan menjadi seseorang yang dapat menganggap dirinya tidak memihak sehingga tidak akan menjadi manajer lini Anda atau sponsor proyek. Bahkan bisa berupa tim yang terdiri dari orang-orang, tergantung pada ukuran proyeknya.
Bagaimana Mempersiapkan Audit Proyek
Hal pertama dan utama yang harus diatur adalah memiliki salinan dokumentasi proyek Anda untuk ditinjau oleh auditor. Jika Anda memiliki Koordinator proyek, mintalah mereka untuk mengumpulkan satu paket dokumen (sebaiknya elektronik). Semua informasi Anda seharusnya mudah diakses, tetapi meskipun Anda melakukannya, langkah ini masih memerlukan waktu. Minimal, pastikan Anda memilikinya rencana proyek, catatan risiko, log masalah, anggaran, dan jadwal yang tersedia untuk auditor.
Siapa yang Perlu Terlibat
Hal ini tergantung pada hal-hal yang ingin dilihat oleh auditor. Anda, sebagai manajer proyek, harus meluangkan waktu bersama mereka. Harapkan anggota tim Anda juga dipanggil untuk mengobrol dengan auditor.
Ingatlah bahwa semakin lama mereka mengerjakan tugas terkait audit, semakin sedikit waktu yang mereka miliki pekerjaan proyek, jadi Anda mungkin harus menjadwalkan ulang beberapa aktivitas dan bekerja lebih lambat selama audit periode.
Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Audit Proyek
Tidak ada jangka waktu tetap untuk audit proyek. Pada proyek besar, Anda akan merasakan waktu yang dibutuhkan lebih lama. Pada proyek kecil, auditor dapat selesai dalam beberapa jam. Segera setelah Anda mengetahui bahwa proyek Anda akan diaudit, tanyakan kepada tim audit Anda berapa lama waktu yang mereka perkirakan akan memakan waktu pekerjaan mereka.
Apa yang Dicari dalam Audit
Jika audit diadakan karena kekhawatiran tertentu, seperti kegagalan mencapai target kualitas, maka diharapkan audit akan menyelidiki hal tersebut secara mendalam. Audit rutin akan melihat secara luas berbagai bidang manajemen proyek dan hasil yang dihasilkan proyek. Ini akan mencakup waktu, biaya dan kualitas proyek Anda, serta keterlibatan pemangku kepentingan.
Tujuan audit adalah untuk mengetahui apakah proyek akan mencapai tujuannya atau tidak. Jika auditor merasa bahwa berdasarkan kinerja saat ini, proyek tersebut tidak akan mencapai tujuan tersebut, dia akan memberikan rekomendasi tindakan.
Rekomendasi Tergantung pada Apa yang Ditemukan
Rekomendasi dalam laporan auditor akan bergantung pada apa yang mereka temukan. Harapkan mereka bersikap positif dan diungkapkan sedemikian rupa sehingga memungkinkan Anda untuk mengadopsinya dengan mudah. Mereka harus praktis.
Pada satu sisi, auditor mungkin merekomendasikan agar proyek Anda ditutup, meskipun hal ini hanya akan terjadi jika mereka mau bahwa tidak ada kemungkinan bahwa pekerjaan proyek apa pun mulai saat ini akan memberikan nilai apa pun bagi perusahaan organisasi.
Lihatlah audit proyek Anda sebagai pengalaman positif. Ini akan memberi Anda peringatan dini tentang tanda-tanda bahwa proyek Anda bermasalah dan ini merupakan kesempatan untuk bekerja dengan profesional proyek yang berpengalaman. Menerapkan rekomendasi mereka akan membuat Anda, tim Anda, dan proyek Anda lebih sukses, dan itu adalah hal yang baik.
