Salah satu tugas terpenting manajer ritel adalah menjadwalkan karyawan. Pembuatan jadwal kerja memerlukan pemenuhan kebutuhan toko sekaligus memenuhi kebutuhan para pekerja.
Kesulitan dalam penjadwalan karyawan akan bervariasi menurut ukuran toko, rata-rata volume penjualan, dan jumlah total karyawan. Ini semua adalah faktor yang mempengaruhi anggaran penggajian toko dan cakupan yang dibutuhkan.
Dolar Penggajian sebagai Persen Penjualan
Pengecer di lingkungan toko berantai biasanya diberikan anggaran tenaga kerja oleh manajer regional atau distrik atau kantor perusahaan mereka. Dana gaji ini umumnya akan bervariasi dari minggu ke minggu karena penjualan berfluktuasi. Manajer ritel tidak akan memiliki kendali atas anggaran tenaga kerja.
Pengecer independen dapat menggunakan standar industri ritel untuk memperkirakan jumlah total dana gaji yang harus dibelanjakan. Jumlah ini biasanya ditentukan pada saat proses perencanaan bisnis. Kedua jenis pengecer tersebut harus menghitung jumlah gaji sebagai persentase penjualan.
Jika sebuah toko ritel mempunyai volume penjualan tahunan sebesar $250.000 dan volume penjualan perusahaan rencana bisnis merekomendasikan biaya tenaga kerja tidak melebihi 9% dari penjualan, maka jumlah gaji dolar adalah sekitar $432 setiap minggu. Ketika penjualan meningkat, maka kebutuhan untuk meningkatkan jumlah uang yang dibelanjakan untuk gaji, bukan persentasenya, juga meningkat.
Periode Penjualan Puncak
Untuk toko yang menggunakan sistem point of sale (POS) yang mengumpulkan laporan penjualan per jam, waktu tersibuk dalam satu hari kerja dapat dengan mudah diketahui. Pada akhirnya, Anda akan menambah staf tambahan selama periode puncak penjualan ini. Jika toko Anda menggunakan mesin kasir manual yang tidak menyediakan sistem pelaporan, lihat rekaman jurnal untuk mengukur kapan toko Anda menghasilkan penjualan terbanyak.
Banyak toko ritel yang paling sibuk ketika pintu dibuka, pada jam makan siang, sekitar jam 3 sore ketika sekolah berakhir, dan kemudian lagi sekitar jam 5 sore ketika orang-orang pulang kerja. Selain waktu-waktu standar ketika pengecer dihadapkan dengan lalu lintas pelanggan terbanyak, waktu-waktu lain yang mungkin memerlukan peningkatan jumlah karyawan terjadwal adalah:
- Penjualan khusus atau acara lainnya
- Liburan
- Bulan pertama
- Akhir pekan
Faktor Penjadwalan Lainnya
Setelah manajer ritel menentukan apa yang dibutuhkan toko dan berapa banyak staf yang mampu dibiayai, mereka mungkin memperhatikan masalah lain yang muncul dan mempengaruhi penjadwalan. Ini adalah faktor manusia.
Masalah pribadi di antara staf seperti kurangnya transportasi yang dapat diandalkan, penyakit, dan masalah pengasuhan anak dapat terjadi. Saat karyawan baru direkrut dan ditambahkan ke dalam jadwal, kemampuan dan tanggung jawab setiap pekerja juga menjadi ujian dalam proses penjadwalan.
Di dunia yang sempurna, kita akan memiliki jumlah uang yang tidak terbatas, pekerja fleksibel yang tidak memerlukan pengawasan, dan jam kerja yang cukup dalam sehari untuk menyelesaikan setiap tugas. Namun, dunia ritel tidaklah sempurna dan menulis jadwal dapat memakan waktu dan bahkan membuat frustrasi.
Setelah manajer ritel memahami faktor-faktor yang terlibat dalam penjadwalan karyawan, mereka dapat menjadi terampil dalam menyeimbangkan masalah kepegawaian toko. Penjadwalan menjadi lebih mudah seiring berjalannya waktu. Saat duduk untuk mengerjakan jadwal, beberapa hal yang harus ada adalah:
- Kalender bulanan
- Jadwal yang lalu
- Catatan dari karyawan yang meminta cuti
- Laporan penjualan puncak
- Pensil dan kalkulator atau perangkat lunak penjadwalan
Mulailah dengan menghitung jumlah gaji toko. Kemudian tentukan acara khusus atau periode puncak yang mungkin memerlukan staf tambahan. Periksa tugas Anda sendiri yang perlu diselesaikan dan prioritas bisnis lainnya. Sekarang kita tahu apa yang perlu dilakukan, berapa banyak orang yang dibutuhkan, dan berapa banyak uang yang bisa dikeluarkan, kita bisa mulai menulis jadwalnya.
Katakanlah kita memiliki satu karyawan bergaji yang menghasilkan $225 per minggu dan tiga karyawan paruh waktu yang menghasilkan $5,75 per jam. Bekerja dengan anggaran tenaga kerja sebesar $432 seperti yang tercantum di atas, kita dapat menentukan bahwa kita memiliki $207 untuk dibelanjakan pada staf per jam kita. Ini memberi setiap pekerja paruh waktu sekitar 12 jam setiap minggunya, dan sekarang kami dapat menjadwalkannya sesuai dengan itu. Demi kesederhanaan, angka-angka ini belum termasuk pajak gaji atau tunjangan.
Tip Penjadwalan Lainnya
Berhati-hatilah terhadap karyawan yang datang lebih awal, tidak mengambil waktu istirahat yang dijadwalkan, atau melebihi waktu yang ditentukan. Hanya beberapa menit tambahan di sana-sini dapat benar-benar merusak anggaran.
Jangan korbankan layanan pelanggan agar tetap sesuai dengan jumlah gaji yang diberikan. Gunakan karyawan bergaji lebih banyak daripada pekerja per jam jika ada kekhawatiran melebihi anggaran tenaga kerja. Jadwal mingguan harus diposting pada waktu yang sama setiap minggunya dan sedini mungkin.
