Setiap perencana acara mereka tahu bahwa daftar periksa perencanaan acara mungkin merupakan alat yang paling berharga dalam merencanakan acara yang sukses. Ini adalah salah satu alat perencanaan acara yang membuat Anda nyaman saat bangun di tengah malam dengan keringat panik yakin Anda telah melupakan detail penting dalam perencanaan selanjutnya peristiwa. Dengan daftar periksa perencanaan acara yang komprehensif di sisi Anda, Anda dapat mendekati acara Anda dengan percaya diri, mengetahui bahwa Anda tidak melewatkan apa pun.
Bagaimana jika Anda menganggap diri Anda sangat terorganisir dan Anda sudah menggunakan daftar periksa kapan merencanakan suatu acara, tetapi pernah menghadapi situasi di mana Anda menyadari (terlambat) bahwa Anda gagal menangani beberapa detail penting. Dimana kesalahanmu?
Setiap acara memerlukan daftar periksa perencanaan acara yang dirancang dengan mempertimbangkan acara tertentu dan disesuaikan dengan spesifikasi acara individu. Jadi setiap daftar periksa perencanaan acara berbeda. Namun, ada lima item yang harus Anda miliki dalam daftar periksa perencanaan acara Anda, terlepas dari apakah Anda merencanakan pesta ulang tahun kecil atau acara perusahaan besar.
Menandatangani Kontrak Acara
Ini mungkin terdengar jelas, tapi pastikan Anda menandatangani – dan menerima salinan yang ditandatangani sebagai imbalan – semua kontrak yang Anda perlukan untuk acara Anda. Ini termasuk kontrak acara dengan klien, tempat, vendor, hotel, hiburan, dll. Jabat tangan yang erat adalah cara yang bagus untuk menjalankan bisnis tetapi bukan cara untuk mengamankan perekrutan vendor mana pun dan bukan cara untuk berkomitmen bekerja untuk klien. Selesaikan semuanya secara tertulis dan jangan melakukan pekerjaan apa pun atau mengeluarkan uang sepeser pun untuk merencanakan acara Anda sampai semua dokumen telah ditandatangani dan diserahkan. Jika Anda seorang perencana acara yang membutuhkan kontrak acara untuk layanan acara Anda, klik di sini.
Konfirmasikan Tanggal dan Waktu
Anda sangat terlibat dalam tahap perencanaan acara ini. Bagaimana mungkin ada orang yang salah menentukan tanggalnya? Vendor sering kali memiliki bisnis lain yang masuk. Klien mungkin menyetujui tanggal dan waktu acara dan kemudian lupa memberi tahu Anda tentang perubahan rencana. Sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda, periksa kembali tanggal serta waktu mulai dan selesainya dan buatlah semuanya secara tertulis, sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Sewa Bantuan Tambahan
Jangan meremehkan pentingnya mendapatkan bantuan tambahan pada hari acara Anda. Selalu ada sesuatu yang perlu ditangani, dan sebagian besar perencana acara sudah terlalu sibuk menjalankan acara sehingga tidak bisa mencurahkan perhatian mereka pada situasi yang muncul. Mempekerjakan bantuan tambahan adalah langkah penting yang sering diabaikan hingga mungkin sudah terlambat untuk mempekerjakan staf acara terbaik untuk pekerjaan yang ada. Jangan puas dengan sisa makanan saat merekrut staf acara. Masukkan item ini ke dalam daftar periksa acara Anda dan dapatkan staf terlatih terbaik dengan pengalaman yang Anda butuhkan yang sesuai dengan anggaran acara Anda.
Lakukan Penelusuran Situs
Tidak ada yang sebanding dengan membayangkan sesuatu dalam pikiran Anda seperti mengalaminya secara langsung. Melakukan penelusuran lokasi acara dengan Anda klien dan vendor merupakan langkah penting dalam proses perencanaan acara. Hal ini memberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, mengatasi kekhawatiran, dan mencapai kesepakatan mengenai pengaturan ruangan, dekorasi, penempatan pendaftaran, dan alur acara secara keseluruhan. Seringkali, bahkan ketika kita berpikir bahwa kita sedang berkomunikasi dengan jelas, visi kita tentang sesuatu sangat kontras dengan apa yang orang lain bayangkan berdasarkan deskripsi kita. Telusuri ruang fisik selama tahap perencanaan, sehingga tidak ada kejutan pada hari acara.
Sertakan Pengingat untuk Tindak Lanjut
Idealnya, memberi tahu seseorang satu kali saja sudah cukup untuk memastikan pekerjaannya selesai. Sayangnya, dunia kerja nyata tidak berjalan seperti itu atau setidaknya bukan urusan perencanaan acara. Dengan begitu banyak detail yang harus dikelola dan banyak pemain yang terlibat di berbagai tahap acara, sesuatu akan mudah hilang. Jadi, saat Anda mengembangkan daftar periksa perencanaan acara agar Anda tetap teratur dan sesuai jadwal, pastikan untuk menyertakan pengingat untuk tindak lanjut tertentu. Misalnya, jika Anda berbicara dengan penyedia katering tentang ide menu, sertakan juga item di daftar periksa perencanaan acara Anda yang berbunyi, “Tindak lanjuti dengan katering pada menu yang diusulkan” dan “Jadwalkan pencicipan dengan katering.” Dalam perencanaan acara, tidak ada yang namanya mengonfirmasi sesuatu terlalu banyak. waktu.
