Ketika sebuah perusahaan manufaktur menggunakan banyak komponen untuk barang jadinya, mereka mendapati bahwa mereka dapat menghabiskan banyak waktu dalam memperkirakan, memesan, dan menerima ribuan barang. Dalam banyak kasus, barang-barang ini hanya dipasok oleh beberapa vendor.
Ketika perusahaan mencoba meningkatkan layanan pelanggan dan mengurangi biaya, mereka mencari pemasok untuk memberikan layanan yang menguntungkan mereka dan memberikan tingkat keamanan kepada vendor. Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah dengan menerapkan program pengisian ulang yang dikelola vendor (VMR).
Hal ini mirip dengan program inventaris yang dikelola vendor (VMI) yang digunakan perusahaan namun memiliki beberapa perbedaan.
VMR vs. VMI
Dalam inventaris yang dikelola vendor (VMI) model vendor akan memiliki inventaris dan akan mengisi kembali inventaris berdasarkan jumlah min-maks yang telah disepakati sebelumnya. Pelanggan memiliki inventaris setelah dikeluarkan dari gudang dan terkadang memiliki tanggung jawab atas inventaris yang belum dikeluarkan.
Dengan program pengisian ulang yang dikelola vendor (VMR), pelanggan memiliki inventaris dan vendor bertanggung jawab atas pengisian ulang sesuai jumlah min-maks yang telah disepakati sebelumnya dan berdasarkan permintaan. Oleh karena itu, dengan VMR pelanggan mempunyai tanggung jawab atas barang yang sudah sampai dari vendor, baik sudah dipakai atau belum.
Dengan model VMR, pelanggan harus waspada bahwa level min-max yang mereka setujui tidak tercapai memungkinkan terlalu banyak persediaan untuk dikirimkan, karena mereka akan memiliki persediaan apa pun yang dipasok oleh penjual.
Pengisian Ulang Persediaan
Seperti model VMI, vendor akan menerima transaksi EDI 852 yang menginformasikan vendor tentang saldo yang ada saat ini dan data pergerakan untuk setiap item yang diisi ulang oleh vendor.
Tergantung pada penggunaan item, ini bisa setiap hari atau mingguan, jika item tersebut bergerak lambat. Informasi dari EDI 852 ini memungkinkan vendor memperkirakan item untuk pelanggan dan menghitung rencana pesanan pengisian ulang yang akan dikirim ke pelanggan.
Berdasarkan jumlah min-maks yang telah ditetapkan sebagai bagian kontrak antara vendor dan pelanggan, vendor akan membuat pesanan pengisian ulang. Vendor akan mengirimkan EDI transaksi, disebut EDI 855 kepada pelanggan yang memberi tahu mereka tentang item dalam pesanan.
Barang akan dipilih untuk dipesan, dan jumlahnya dikirim ke pelanggan.
Pelanggan menggunakan transaksi EDI 855 untuk membuat pesanan pembelian di sistemnya sehingga ketika barang tiba dapat diperiksa dan diterima ke dalam inventaris. Setelah barang diterima barulah vendor dapat menagih pelanggan.
Masalah dengan Pengisian Ulang yang Dikelola Vendor
Ada masalah dengan model VMR untuk pelanggan dan vendor. Untuk vendor, ada kemungkinan bahwa meskipun mereka memperkirakan nilai pengisian ulang suatu item untuk a pelanggan mereka mungkin tidak dapat memenuhi perintah itu.
Masalah bagi vendor adalah mereka memasok barang ke dua jenis pelanggan; mereka yang memiliki hubungan VMR dan mereka yang merupakan pelanggan normal.
Masalah bagi vendor adalah pelanggan mana yang menerima barang jika jumlah yang tersedia tidak mencukupi untuk memasok kedua pelanggan.
Bagi pelanggan, masalah dengan hubungan VMR adalah mereka bergantung pada vendor yang menghasilkan perkiraan kebutuhan pelanggan yang akurat. Jika perkiraan tersebut tidak benar, maka pelanggan dapat menemukan dirinya memiliki gudang barang yang mereka miliki tidak membutuhkannya, atau dalam posisi di mana mereka dapat mengalami kehabisan stok karena persediaan yang disediakan oleh perusahaan tidak mencukupi penjual.
Ini adalah risiko karena tidak bisa mengendalikan perkiraan mereka. Selain itu, lonjakan permintaan yang tidak terduga mungkin tidak dapat diidentifikasi oleh perkiraan vendor dan menyebabkan pelanggan kekurangan stok untuk memenuhi pesanan penjualannya sendiri.
Jadi, meskipun VMR dapat menjadi alat yang berharga dalam mengoptimalkan rantai pasokan dan operasi manufaktur Anda, VMR merupakan proses yang perlu dikelola dan diaudit secara hati-hati dari waktu ke waktu.
Artikel rantai pasokan tentang pengisian ulang yang dikelola vendor ini telah diperbarui oleh Gary W. Marion, pakar Logistik dan Rantai Pasokan.
