Apakah Evernote Alat yang Tepat untuk CRM?
Mari kita mulai dengan fakta bahwa Evernote tidak diciptakan untuk prospek atau manajemen kontak, dan orang-orang Evernote tidak mencoba memasarkannya untuk tugas-tugas ini. Itu tidak dirancang atau dipasarkan sebagai CRM, solusi Manajemen Hubungan Pelanggan. Namun, begitu Anda mulai memindahkan sebagian besar tugas pengumpulan informasi dan manajemen bisnis Anda ke dalamnya Evernote, ini adalah langkah alami berikutnya untuk menggunakannya untuk mengelola prospek real estat, kontak, dan klien.
Karena ini bukan database yang dirancang untuk pekerjaan ini, pengguna harus beradaptasi dengan beberapa keterbatasan, dan Anda harus melihat secara realistis apa yang Anda harapkan dari alat untuk mengelola informasi pelanggan. Hal pertama yang harus kita sepakati adalah bahwa CRM, Manajemen Hubungan Pelanggan, adalah tentang mencatat informasi tentang kita kontak dan pelanggan, menangkap interaksi kita dengan mereka, dan dengan mudah mengakses informasi tersebut nanti untuk pemasaran dan pelanggan melayani.
Apa yang Saya Inginkan dari Evernote dan CRM
Pendekatan CRM Real Estat Minimalis
Saya mengambil pendekatan minimalis terhadap CRM real estat. Saya tidak ingin menghabiskan banyak waktu saya untuk menangkap setiap informasi menarik tentang kontak saya yang ingin mereka bagikan. Saya tidak memberikan ucapan selamat ulang tahun, tidak perlu mengetahui nama dan nilai anak-anak di sekolah, saya juga tidak peduli jenis mobil apa yang mereka kendarai atau restoran favorit mereka. Jika ya, saya tidak mengatakan bahwa Evernote tidak akan berfungsi, karena itu akan berhasil. Namun, menurut saya waktu dan upaya yang diperlukan untuk mencoba menangkap dan menyimpan informasi ini adalah hal yang sia-sia jauh lebih menindas daripada nilai yang saya terima dan kesan yang saya buat pada orang-orang yang berulang tahun dikirim melalui email mengharapkan.
Apa yang Saya Inginkan dari Alat CRM
Tentu saja ada sejumlah informasi pribadi yang harus kami simpan untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan klien kami, serta untuk memberikan layanan pelanggan terbaik, termasuk:
- Semua nama pengambil keputusan
- Alamat, rumah dan kantor
- Nomor telepon, rumah, kantor, ponsel
- Jenis kontak/prospek; pembeli, penjual, vendor, kontraktor, perusahaan judul, penilai, inspektur, dll.
- Bagi pembeli, informasi tentang apa yang diinginkannya
- Bagi penjual, informasi tentang propertinya
- Rekam email dan percakapan telepon
- Lampirkan dokumen yang relevan dengan kontak/transaksi
- Referensi yang mereka kirimkan kepada kami sebagai ucapan terima kasih
Anda mungkin memiliki lebih banyak item informasi, dan itu tidak masalah, tetapi ini adalah persyaratan minimum saya. Jadi, mengapa repot-repot menggunakan Evernote ketika ada solusi CRM di luar sana yang dirancang khusus untuk tugas ini? Bagi saya, ini hanyalah fakta bahwa saya telah menyatukan hampir setiap aspek manajemen bisnis saya ke dalam Evernote, jadi mengapa menjadikannya alat terpisah? Saya sudah menggunakan Evernote dan alat pihak ketiga untuk mengambil dokumen, interaksi pelanggan, foto dan banyak lagi, jadi wajar jika tidak ada informasi yang berada di lebih dari satu tempat.
Masukan Informasi Dasar Kontak Bisnis
Saya sudah menulis tentang KustomNote, dan itulah yang saya gunakan untuk membuat CRM menjadi mudah dengan Evernote. Gambar menunjukkan sebagian area masukan untuk kontak bisnis baru di formulir saya. Anda dapat melihat bahwa saya telah membuat formulir terpisah untuk kontak bisnis dengan tipe. Ini tidak digunakan untuk prospek dan klien, tapi saya akan menunjukkannya kepada Anda selanjutnya. Saya ingin informasi yang agak berbeda untuk dua jenis kontak yang berbeda, dan akan lebih efisien jika memiliki formulir masukan yang berbeda daripada yang lebih panjang.
Rancang formulir Anda sesuka Anda, tetapi Anda dapat melihat pada gambar bahwa formulir saya mendapatkan informasi kontak dasar untuk nama, alamat, bisnis, telepon, email, dan jenis kontak; penilai, perusahaan judul, inspektur, dll. Untuk menyegarkan ingatan Anda di KustomNote, setelah Anda mengirimkan formulir, catatan akan dibuat secara otomatis di Evernote.
Formulir Input Info Prospek/Pelanggan/Klien
Ini adalah formulir (lihat gambar) untuk jenis info dasar yang sama, namun dalam hal ini untuk seseorang yang kita harapkan dapat melakukan transaksi pembeli atau penjual. Dalam formulir ini, saya memiliki kolom untuk jenis prospek/pelanggan, seperti pembeli, penjual, investor, dll. Ini adalah informasi dasar yang berlaku untuk setiap prospek, pelanggan, atau klien.
Evernote Menyortir dan Menemukan Formulir Ini Lagi
Ingatlah bahwa ketika catatan ditampilkan di Evernote, baik kita sedang melihat isi buku catatan, semuanya catatan, atau hasil pencarian, kita melihat catatan yang ditampilkan dengan yang terbaru di atas akan kembali ke masa lalu. Sekarang kita mempunyai dilema, karena info yang paling penting dan paling sering digunakan ada di postingan info CRM ini, yang akan menjadi catatan pertama atau hampir pertama yang kami ajukan untuk setiap kontak. Artinya, ini akan ditampilkan di bagian bawah daftar catatan.
Apa yang saya lakukan dengan KustomNote adalah menyiapkan awalan untuk setiap judul catatan agar saya dapat mengambil catatan khusus ini sendiri atau di bagian atas daftar pendek. Dengan menggunakan awalan dengan KustomNote saya dapat memperoleh hasil terbatas yang memenuhi kebutuhan informasi spesifik saya. Tag juga bisa digunakan, dan Anda dapat mengaturnya di KustomNote, tetapi memerlukan lebih banyak pengetikan untuk mempersempit hasil pencarian Anda.
Kini saat saya menambahkan semua jenis info baru, catatan, lampiran dokumen, email, dan rekaman percakapan, semuanya akan menumpuk di atas, namun saya selalu dapat mengambil info dasar dengan mudah. Semuanya akan selalu sesuai dengan nama kontak. Ini adalah cara yang seharusnya, karena Anda selalu ingin melihat hal-hal terbaru di atas ketika Anda melakukan pencarian kontak. Kita juga akan menggunakan awalan ini untuk formulir lain, seperti yang akan kita lihat di Bagian 2 dari seri bagian Prospek dan Manajemen Kontak 3.
