Salam pesan suara umum adalah sapaan yang akan diterima penelepon jika Anda tidak dapat menjawab telepon di tempat kerja. Ini adalah sapaan sehari-hari, digunakan sebagai default, kecuali Anda telah menyiapkan sapaan sementara, seperti pesan tandang saat Anda sedang berlibur, atau pesan khusus selama liburan. Sambutan pesan suara umum ini akan diputar untuk panggilan eksternal yang berasal dari luar perusahaan Anda dan panggilan internal yang dilakukan oleh orang yang menelepon dari ekstensi lain dalam perusahaan Anda.
Karena Anda tidak pernah tahu kapan penelepon akan mendengar pesan ini, sebaiknya jaga agar sapaan ini tetap singkat, profesional, dan umum. Berikut beberapa tip dan ide yang dapat Anda gunakan untuk merekam salam pesan suara yang sesuai.
Tip untuk Merekam Ucapan Pesan Suara Anda
Saat merekam pesan ini, Anda harus berbicara dengan jelas, dan pesan Anda harus singkat. Pastikan untuk mengeja milik Anda nama atau alamat email jika Anda meminta penelepon untuk menindaklanjuti korespondensi tertulis.
Anda juga ingin memastikan untuk merekam salam Anda pada waktu dan tempat dengan kebisingan latar belakang yang minimal. Dengan begitu, suara Anda akan jelas dan pesan Anda mudah dipahami, tanpa adanya truk sampah di luar atau pertemuan berisik di sebelah yang membuat Anda tenggelam atau mengalihkan perhatian penelepon.
Yang paling penting, Anda perlu melatih rekaman Anda beberapa kali, mendengarkan setiap percobaan sampai Anda puas bahwa rekaman itu halus dan profesional.
Hindari tanggal dan kerangka waktu kapan Anda akan membalas panggilan—lagipula, Anda tidak tahu kapan penelepon akan mendengar pesan tersebut.
Contoh Ucapan Pesan Suara Umum
Berikut beberapa ide salam yang dapat Anda mulai, mulai dari benar-benar bisnis untuk sapaan yang kurang formal.
- Halo, Anda telah menghubungi Jim Smith. Sayangnya, saya tidak dapat menerima telepon Anda saat ini, namun saya ingin membalasnya sesegera mungkin. Jadi tolong tinggalkan pesan untuk saya setelah bunyi bip.
- Hai, ini Jim Smith. Saya tidak dapat menjawab telepon saat ini, namun jika Anda meninggalkan pesan berisi nama dan nomor telepon Anda, saya akan membalas panggilan Anda sesegera mungkin.
- Anda telah menghubungi Jim Smith. Saya tidak dapat menerima telepon Anda saat ini, namun jangan ragu untuk meninggalkan pesan setelah nada tersebut. Saya akan membalas telepon Anda sesegera mungkin. Jika Anda memerlukan bantuan segera, hubungi asisten saya, Susan Jones, di ekstensi 6338. Terima kasih telah menelepon. Selamat tinggal.
- Anda telah mencapai Jim Smith dalam teknologi operasi. Sayangnya, saya tidak dapat menerima telepon Anda saat ini, namun jika Anda meninggalkan pesan dan menyertakan nama serta nomor telepon Anda, saya akan menghubungi Anda kembali sesegera mungkin. Anda juga dapat menghubungi saya melalui email di [email protected]. Terima kasih telah menelepon.
- Halo, Anda telah menghubungi Jim Smith. Saya tidak dapat menjawab telepon saat ini, namun saya akan membalas telepon Anda sesegera mungkin. Jika ini mengenai pesanan terbaru, silakan hubungi kami Pelayanan pelanggan Departemen di 1-800-555-1212. Mereka tersedia Senin sampai Jumat dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Waktu bagian timur. Atau Anda dapat masuk ke situs web kami di XYZ.com. Jika tidak, silakan tinggalkan pesan setelah bunyi bip.
- Terima kasih telah menelepon. Anda telah sampai di kantor Jim Smith. Saya sedang berbicara dengan klien lain saat ini, atau saya sedang jauh dari meja saya. Jika ini darurat, harap hubungi layanan penjawab saya di 1-800-555-1212, yang beroperasi 24/7. Jika tidak, silakan tinggalkan pesan terperinci setelah nada tersebut, dan saya akan membalas panggilan Anda ketika saya tersedia. Terima kasih.
- Hai, Anda telah menghubungi Jim Smith di departemen XYZ. Saya tidak bisa dihubungi saat ini, namun jika Anda meninggalkan pesan berisi informasi kontak Anda, saya pasti akan menghubungi Anda kembali pada akhir hari kerja. Jika Anda menghubungi saya setelah jam kerja atau pada akhir pekan, dan Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi pusat panggilan kami di 1-800-555-1212. Semoga harimu menyenangkan.
Sesuaikan dan sesuaikan pilihan-pilihan ini agar sesuai dengan budaya perusahaan dan kepribadian Anda, namun cobalah untuk tidak menyimpang terlalu jauh dari dasar-dasar ini.
Menarik Perhatian Pendengar
Mewarnai di luar garis bukan untuk semua orang, terutama jika Anda bekerja di lingkungan perusahaan formal. Namun jika Anda bekerja di profesi yang optimis seperti penjualan atau bahkan memiliki posisi yang lebih tertutup di tempat seperti yayasan sains, jangan takut untuk berkreasi. untuk menarik perhatian seseorang. Misalnya, Anda dapat mengakhiri pesan suara dengan mengajukan pertanyaan fakta menarik seperti, "Jika Anda membuat lubang di tanah dari atas ke bawah dan melompat masuk, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai bagian bawah?" Beri tahu penelepon bahwa jika mereka menjawab dengan benar (42 menit) mereka akan mencapai bagian atas panggilan balik Anda daftar.
Jika Anda mencari nafkah sebagai pembicara motivasi, Anda dapat mengakhiri pesan Anda dengan kutipan motivasi. Dalam kedua kasus tersebut, pastikan pidato penutup Anda singkat dan profesional.
