Acara adalah komponen penting dalam penggalangan dana dan penjangkauan. Sebagian besar acara nirlaba adalah acara “semua pihak yang terlibat” yang mengharuskan semua orang dalam organisasi nirlaba untuk bekerja sama. Beberapa organisasi nirlaba bahkan memiliki komite perencanaan acara secara keseluruhan dan sukarelawan berdedikasi yang membantu merencanakan dan menyiapkan acara tersebut.
Namun, meskipun perencanaan acara sangat penting jika Anda ingin acara berjalan lancar, Anda juga menginginkan hasil dari semua upaya Anda. Itulah sebabnya organisasi Anda harus merekrut “komite tuan rumah.”
Apa Itu Komite Tuan Rumah?
“Komite tuan rumah” berbeda dengan komite perencanaan acara tradisional. Daripada menggunakan orang-orang yang secara aktif merencanakan, menjadwalkan, atau menyiapkan acara pada siang atau malam hari, panitia penyelenggara menggunakan jaringannya untuk memastikan acara tersebut sukses. Anggota komite tuan rumah dapat memilih untuk:
- Dorong teman, keluarga, atau kolega mereka untuk membeli tiket
- Kumpulkan barang lelang dari bisnis lokal
- Jalin koneksi vendor untuk doorprize atau katering acara
Tentu saja, ada banyak cara yang bisa dilakukan panitia penyelenggara untuk menjadikan acara amal Anda lebih baik dari sebelumnya. Bayangkan komite tuan rumah sebagai tuan rumah sebenarnya dari sebuah pesta; seseorang yang mengundang tamu-tamu terbaik, mengetahui siapa yang harus dihubungi untuk makanan atau dekorasi, dan dapat menghubungkan Anda dengan orang-orang yang menjadikan acara tersebut sukses total.
Karena panitia tuan rumah dapat meningkatkan dana yang diterima di sebuah acara atau mendapatkan lebih banyak perhatian media, mencari dan merekrut individu yang tepat sangatlah penting.
Siapa yang Harus Dipilih untuk Komite Tuan Rumah Anda
Komite tuan rumah yang benar-benar berguna tidak akan mencakup pemasar berbayar atau perencana acara profesional. Sebaliknya, mereka harus merupakan anggota tim Anda yang sudah ada, basis donor, atau sukarelawan yang memiliki koneksi dan kemauan untuk menjangkau.
Panitia tuan rumah Anda dapat terdiri dari beberapa orang hingga puluhan orang. Semakin banyak orang di komite Anda, semakin besar pengaruh mereka secara kolektif terhadap keberhasilan acara Anda.
Anda dapat menemukan anggota komite tuan rumah hampir di mana saja, termasuk:
- Anggota dewan atau ketua dalam organisasi Anda
- Relawan yang sangat terlibat dalam komunitas
- Seorang donor yang memiliki koneksi dengan bisnis lokal
- Seorang donor atau anggota dewan yang memiliki kontak luas dalam demografi donor ideal Anda
- Relawan yang mengenal vendor atau pemilik venue
- Selebriti lokal atau nasional yang sering mengadvokasi tujuan Anda
Setelah Anda menemukan individu yang Anda ingin bergabung dengan komite tuan rumah Anda, sekarang saatnya merekrut mereka.
Cara Merekrut Komite Tuan Rumah
Carilah dan terhubung dengan individu yang dapat menjadi anggota komite tuan rumah yang hebat. Namun, jangan asal meminta seseorang menjadi panitia tuan rumah. Undangan resmi adalah cara terbaik untuk merekrut anggota komite.
Dalam undangan panitia tuan rumah, penting untuk menyertakan:
- Informasi lengkap tentang acara dan organisasi Anda (tanggal dan lokasi)
- Informasi tentang tujuan acara (penggalangan dana untuk tujuan tertentu)
- Contoh bagaimana anggota komite tuan rumah dapat berkontribusi
- Tanggal untuk merespons atau terhubung dengan tim Anda
- Ucapan terima kasih “dimuka” karena telah memberi tahu mereka bahwa Anda bersemangat untuk mengundang mereka
- Nama/kontak Anda dan informasi kontak
Pastikan calon anggota mengetahui bahwa keterlibatan mereka akan diakui dan dihargai dan bahwa mereka dapat memberikan dampak yang signifikan dengan bergabung.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara membuat draf surat undangan panitia tuan rumah, salin dan tempel templat di bawah ini dan masukkan informasi Anda di setiap tanda kurung.
[Tanggal]
Yang terhormat [Masukkan Nama]:
Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda tentang acara menarik yang [Nama Organisasi Anda] rencanakan untuk [Bulan] di [Masukkan Kota].
Pada [Bulan + Tahun (jika berbeda dari yang sekarang)], [Organisasi] membawa [Nama Acara] ke [Kota] untuk ditingkatkan kesadaran tentang [penyebab/masalah sosial/masalah yang ditangani organisasi Anda] dan untuk membangun dukungannya [program/inisiatif/usaha]. [Tambahkan informasi relevan tentang acara/tujuan/tema].
Acara akan diadakan di [Kota] di [Tempat Acara (jika ada)] pada [tanggal dan waktu].
[Nama Depan], kami akan sangat senang dengan bantuan Anda untuk membuat acara ini—dan acara serupa lainnya—sukses. Jika Anda ingin menjadi bagian dari acara ini dan acara mendatang, kami akan sangat berterima kasih jika Anda menerima undangan resmi ini untuk menjadi bagian dari panitia tuan rumah kami.
Ada beberapa cara sederhana untuk terlibat:
- Bagikan nama Anda, atau nama organisasi Anda, sebagai anggota komite tuan rumah kami
- Undang kolega, teman, dan tetangga Anda untuk membeli [meja/tiket] ke acara kami
- Bergabunglah dengan kami untuk acara tersebut
- [Masukkan permintaan spesifik berdasarkan kedudukan orang tersebut, koneksinya.]
Kami juga akan senang jika Anda mempertimbangkan untuk mengadakan meja Anda sendiri dan mengundang teman dan kolega ke malam yang menyenangkan. Dukungan Anda yang murah hati akan membantu kami menyebarkan berita tentang [penyebab] dan memberikan dampak.
Seorang anggota [Organisasi] akan menghubungi Anda dalam [Masukkan jangka waktu] untuk mendiskusikan rincian komite tuan rumah kami dan mendiskusikan keterlibatan Anda, jika Anda berminat.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda untuk menyukseskan [Nama Acara] dan acara mendatang! Terima kasih atas pertimbangan dan dukungan Anda yang murah hati.
Sungguh-sungguh,
[Namamu]
[Posisi dalam Organisasi]
[Nama Organisasi]
[Nomor kontak]
Setelah Anda Merekrut Komite Tuan Rumah Anda
Setelah Anda mengundang anggota komite terpilih, Anda akan menerima beberapa surat penerimaan atau panggilan. Namun, sebelum Anda menjelaskan detail acara atau apa yang Anda ingin mereka lakukan, jadwalkan pertemuan singkat dengan panitia. Tanpa meminta apa pun dari mereka, biarkan mereka:
- Berkenalan satu sama lain
- Diskusikan bagaimana mereka terlibat dalam organisasi Anda
- Tinjau materi atau presentasi tentang tujuan/pekerjaan Anda
- Lakukan brainstorming ide tentang bagaimana mereka ingin berkontribusi
Dari sana, Anda dapat memberi tahu mereka tujuan penggalangan dana Anda, dan bagaimana Anda ingin mereka bekerja sama (mengundang kontak atau menghubungi item lelang). Mereka juga dapat dipecah menjadi “sub-komite” jika Anda memiliki kelompok besar.
Tentu saja, bukan hanya panitia penyelenggara yang merencanakan dan melaksanakan acara Anda. Komite tuan rumah harus bekerja dengan sukarelawan atau panitia perencanaan acara Anda untuk menjual tiket, memastikan sponsor acara baru diklaim, barang lelang berlimpah, dan malam itu akan menjadi acara yang menarik bagi para peserta.
Mengakui Upaya Komite Tuan Rumah Anda
Ketika acara selesai, anggota panitia tuan rumah Anda harus menjadi orang pertama yang Anda ucapkan terima kasih, baik pada acara tersebut maupun dengan ucapan terima kasih tertulis pada hari berikutnya. Semakin sering Anda melibatkan komite tuan rumah, semakin besar pula kesediaan mereka untuk menjadi tuan rumah di masa mendatang.
Temukan orang-orang dalam organisasi atau komunitas Anda yang dapat membantu Anda menyelenggarakan acara berikutnya. Mereka dapat membuat perbedaan besar dalam jumlah uang yang Anda kumpulkan dan program yang dapat Anda dukung.
