Rantai pasokan terjadi di sekitar Anda. Jika perusahaan Anda entah bagaimana membuat suatu produk, atau mengadakan suatu produk, atau mengadakan kemudian membuat suatu produk yang kemudian Anda jual kepada pelanggan, Anda memiliki rantai pasokan ujung ke ujung yang mungkin perlu dioptimalkan.
Bagaimana Anda tahu jika rantai pasokan end-to-end Anda perlu dioptimalkan? Ini adalah tes lakmus:
Apakah Anda mendapatkan apa yang diinginkan pelanggan, pada saat mereka menginginkannya—dan menghabiskan uang sesedikit mungkin untuk mencapai hal tersebut?
Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan tersebut, ya—tentu saja—rantai pasokan menyeluruh Anda perlu dioptimalkan.
Jika Anda memberikan pelanggan apa yang mereka inginkan, pada saat mereka menginginkannya—itu bagus untuk Anda. Anda sudah 10% mencapainya.
Karena jika Anda tidak mengeluarkan uang sesedikit mungkin untuk mencapai tujuan pengiriman pelanggan, maka rantai pasokan end-to-end Anda perlu dioptimalkan. Dan bagaimana Anda tahu jika Anda mengeluarkan uang sesedikit mungkin—untuk harga pokok barang, untuk persediaan, untuk pengiriman, untuk pergudangan, untuk tenaga kerja, untuk biaya overhead, dan sebagainya?
Kemungkinannya adalah Anda bisa menghemat pengeluaran, sehingga rantai pasokan end-to-end Anda perlu dioptimalkan.
Tapi dari mana Anda memulai? Berikut adalah tujuh cara untuk mulai mengoptimalkan rantai pasokan end-to-end Anda—dan mulai mengurangi pengeluaran sekaligus memberikan pelanggan Anda apa yang mereka inginkan saat mereka menginginkannya.
Manajemen Pemasok Tingkat 2
Rantai pasokan end-to-end Anda tidak dimulai dari pemasok Anda. Pemasok Tingkat 2 Anda adalah pemasok yang menyediakan komponen, bahan mentah, dan terkadang layanan kepada pemasok Anda.
Jika Anda tidak mengetahui siapa pemasok Tingkat 2 Anda—dan tidak memahami produk yang mereka pasok, berapa biayanya, dan berapa waktu tunggunya—rantai pasokan menyeluruh Anda perlu dioptimalkan.
Dengan bernegosiasi dengan pemasok Tingkat 2, Anda dapat menurunkan harga pokok barang dan waktu tunggu pemasok Anda. Seringkali, pemasok Tingkat 2 mungkin memasok lebih dari satu pemasok Anda.
Dan dengan visibilitas tersebut, Anda dapat menegosiasikan harga volume, ketika masing-masing pemasok Anda tidak memiliki pengaruh tersebut.
Atau, Anda dapat membantu beberapa pemasok untuk menemukan satu pemasok Tingkat 2, sehingga konsolidasi pemasok Tingkat 2 dapat dilakukan.
Manajemen Harga Pokok Penjualan (COGS) Pemasok
Manajemen COGS seperti pemeliharaan otomatis. Hanya karena Anda mengganti oli dan memutar ban sejauh 10.000 mil bukan berarti mobil Anda akan berjalan mulus hingga 100.000 mil berikutnya. Dan hanya karena Anda telah menegosiasikan harga rendah dengan pemasok Anda, bukan berarti Anda tidak boleh melakukan negosiasi ulang setelah pemasok Anda mengoptimalkan proses produksi internal mereka.
Faktanya, saat Anda menegosiasikan harga dengan pemasok, Anda seharusnya bisa menegosiasikan penurunan harga dari tahun ke tahun—sekitar 3%-5%—yang disertakan dalam perjanjian pasokan Anda.
Pemasok Anda harus mengoptimalkan biaya internal mereka sehingga mereka tidak kehilangan uang dengan pengaturan ini, dari tahun ke tahun.
Dan di dalam organisasi Anda, Anda harus menurunkan biaya proses Anda sendiri—dengan menggunakan enam sigma, lean, dan alat pengoptimalan proses lainnya—sehingga Anda dapat menurunkan biaya Anda dari tahun ke tahun. Milikmu sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). seharusnya memberi tahu Anda apakah itu terjadi—atau tidak. Namun terserah pada Anda untuk melakukan sesuatu.
Manajemen Inventaris Pemasok
Pemasok Anda melakukan apa yang mereka bisa untuk menyediakan apa yang Anda inginkan saat Anda menginginkannya—dan mencapainya dengan mengeluarkan uang sesedikit mungkin. Namun jika Anda dan pemasok Anda tidak berbagi informasi permintaan, mereka berisiko tidak mempunyai persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Atau, sama buruknya, membawa terlalu banyak persediaan. Jika pemasok Anda memiliki terlalu banyak persediaan, itu berarti mereka menghabiskan terlalu banyak uang untuk memproduksi untuk memenuhi permintaan Anda. Dan biaya itu akan dibebankan kepada Anda (disadari atau tidak).
Dengan berbagi informasi permintaan dengan pemasok Anda, pemasok Anda dapat melakukan perencanaan permintaan mereka sendiri untuk memastikan bahwa mereka mengoptimalkan manajemen inventaris mereka. Informasi permintaan tersebut bisa dalam bentuk prakiraan, dengan batasan waktu tertentu yang mengubah prakiraan tersebut menjadi pesanan, atau pesanan menyeluruh.
Berhati-hatilah dalam memahami implikasi finansial dari kedua skenario tersebut—yaitu. apa yang menjadi kewajiban Anda jika Anda harus membatalkan atau merevisi permintaan Anda.
Memahami waktu tunggu pemasok Anda juga penting dalam mengelola inventaris mereka. Jika pemasok Anda memiliki waktu tunggu tiga bulan untuk bahan mentah, Anda perlu memahami bahwa mereka mungkin tidak dapat bereaksi jika Anda meningkatkan permintaan dalam jangka waktu 90 hari.
RFQ, RFP, atau RFI
Memperhatikan P dan Q sama pentingnya dalam rantai pasokan end-to-end Anda seperti halnya dalam etiket. (Ungkapan “perhatikan p dan q” berarti Anda harus menjaga sopan santun.)
Namun dalam kasus rantai pasokan end-to-end Anda, P dan Q mengacu pada Permintaan Proposal (RFP), Permintaan Penawaran Harga (RFQ), dan Permintaan Informasi (RFI). Ketiga P dan Q ini adalah alat bagi manajer rantai pasokan dan sumber untuk memastikan bahwa pemasok mereka menyediakan kualitas tertinggi, biaya terendah, dan inovasi terbaru.
Dalam banyak kasus, RFI digunakan untuk mensurvei lanskap pemasok. Anda mengetahui pemasok mana yang sudah Anda gunakan, sehingga RFI merupakan peluang untuk memahami infrastruktur, kekuatan finansial, dan kemampuan pemasok baru. RFI adalah alat yang sangat baik untuk mengidentifikasi calon pemasok baru.
RFP adalah alat yang hebat untuk membantu menjawab pertanyaan “inilah tantangan pasokan saya—bagaimana cara Anda menyelesaikannya?” Sering, pemasok Anda adalah ahlinya dan mereka akan menghadapi tantangan pasokan dengan inovasi atau proses yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya Anda.
Setelah menerapkan RFI atau RFP dan mengidentifikasi segelintir (3-10) pemasok yang dapat Anda kirimi RFQ. Meninjau RFQ membutuhkan waktu dan sumber daya dan seringkali terlalu memberatkan untuk mengirimkan RFQ ke terlalu banyak pemasok. RFQ tidak hanya bertujuan untuk mendapatkan harga terbaik—untuk membantu menurunkan COGS Anda—tetapi juga untuk memastikan kualitas dan pasokan yang berkelanjutan.
Proses RFP/RFI/RFQ dapat memakan waktu antara sembilan bulan hingga tiga tahun—tergantung pada ketentuan perjanjian pasokan.
Logistik
Bertentangan dengan pepatah kuno, “perencanaan yang buruk di pihak Anda bukan merupakan keadaan darurat bagi saya,” mungkin menyarankan, perencanaan yang buruk di seluruh rantai pasokan end-to-end Anda memang merupakan keadaan darurat logistik.
Sebenarnya, “darurat” mungkin merupakan kata yang salah—ini lebih seperti “biaya yang dipercepat dan semalam” yang bisa lebih buruk, jika Anda seorang CFO, daripada keadaan darurat.
Jika tujuan Anda adalah memberikan pelanggan apa yang diinginkan pelanggan tersebut, ketika pelanggan itu menginginkannya, maka Anda mungkin terjebak dalam mengandalkan biaya pengiriman yang dipercepat dan semalam untuk menutupi penundaan produksi atau pembelian.
Biaya yang dipercepat tersebut adalah tanda bahwa Anda tidak mencapai pengiriman pelanggan dengan mengeluarkan uang sesedikit mungkin.
Perencanaan permintaan yang kuat dan manajemen waktu tunggu dapat membantu meminimalkan jumlah uang yang mungkin Anda keluarkan untuk biaya percepatan dan terburu-buru logistik. Memahami waktu tunggu dan memiliki akses terhadap permintaan jangka panjang adalah dua cara utama untuk membantu mengurangi biaya logistik.
Kontrol Inventaris
Bagaimana Anda bisa yakin dengan apa sistem manajemen gudang Anda atau sistem perencanaan sumber daya memberitahu Anda apa yang kamu punya sebenarnya adalah apa yang kamu punya? Sasaran setiap perusahaan harus mencapai akurasi inventaris 100% dan satu-satunya cara untuk mencapainya adalah dengan melakukan penghitungan siklus dan inventaris fisik secara teratur dan sistematis.
Tanpa akurasi inventaris 100%, Anda mungkin dapat atau tidak dapat mengirimkan barang ke pelanggan tepat waktu. Kurangnya keakuratan inventaris juga berarti Anda membeli inventaris yang sudah Anda miliki atau Anda membeli barang yang tidak diperlukan.
Terapkan program penghitungan siklus sekarang—dan pastikan Anda menghitung dari lantai ke lembaran dan dari lembaran ke lantai—untuk menguji keakuratan inventaris Anda.
Perencanaan Permintaan Pelanggan
Ya, pelanggan Anda mungkin mengirimi Anda perkiraan. Dan, ya, pelanggan Anda bahkan mungkin mengirimi Anda pesanan jangka panjang atau pesanan menyeluruh. Namun apakah pelanggan Anda tahu apa yang sebenarnya mereka inginkan—dan kapan mereka menginginkannya? Anda mungkin lebih tahu daripada mereka.
Anda dapat menggunakan informasi permintaan pelanggan Anda (perkiraan, pesanan) sebagai titik awal. Namun, Anda dapat melakukan lebih banyak hal dalam lingkungan perencanaan permintaan yang kuat. Anda dapat menggunakan sejarah, analisis pasar, musim, lanskap persaingan, dan faktor lainnya untuk memahami kebutuhan pelanggan Anda lebih baik daripada mereka.
Dan perencanaan permintaan yang kuat membantu meminimalkan biaya dan biaya yang dipercepat tersebut biaya logistik lainnya yang menaikkan biaya dalam rantai pasokan end-to-end Anda.
