Inventaris Terkelola Vendor atau VMI adalah proses dimana vendor membuat pesanan untuk pelanggannya berdasarkan informasi permintaan yang mereka terima dari pelanggan. Vendor dan pelanggan terikat oleh perjanjian yang menentukan tingkat inventaris, tingkat pengisian, dan biaya.
Pengaturan ini dapat meningkatkan kinerja rantai pasokan namun mengurangi persediaan dan menghilangkan situasi kehabisan stok.
VMI dan EDI
Dengan VMI, vendor menentukan jumlah pengiriman yang dikirim ke pelanggan melalui saluran distribusi menggunakan data yang diperoleh Pertukaran Data Elektronik (EDI). Ada sejumlah transaksi EDI yang dapat menjadi dasar proses VMI, 852,855 dan 856.
Yang pertama adalah Catatan Aktivitas Produk, yang dikenal sebagai 852. Transaksi EDI ini berisi informasi penjualan dan inventaris seperti aktivitas produk utama dan ukuran perkiraan, seperti.
- Jumlah yang terjual ($)
- Jumlah yang terjual (unit)
- Jumlah yang tersedia ($)
- Jumlah yang tersedia (satuan)
- Jumlah yang dipesan ($)
- Jumlah yang dipesan (satuan)
- Jumlah yang diterima ($)
- Jumlah yang diterima (satuan)
- Kuantitas Perkiraan ($)
- Perkiraan Kuantitas (satuan)
Informasi EDI 852 dapat dikirim dari pelanggan ke vendor setiap minggu atau lebih sering di industri bervolume tinggi. Vendor membuat keputusan pemesanan berdasarkan data ini dalam 852 transmisi.
Vendor meninjau informasi yang telah diterima dari vendor dan penentuan pesanan dilakukan berdasarkan kesepakatan yang ada antara vendor dan pelanggan.
Perangkat Lunak VMI
Banyak vendor menggunakan paket perangkat lunak VMI untuk membantu mereka dalam menentukan persyaratan pesanan. Perangkat lunak VMI dapat menjadi bagian dari rangkaian ERP seperti SAP atau menjadi opsi mandiri seperti produk dari Blue Habanero, LevelMonitor, NetVMI atau lainnya.
Perangkat lunak akan memverifikasi apakah datanya akurat dan bermakna. Ini akan menghitung titik pemesanan ulang untuk setiap item berdasarkan data dan informasi pelanggan seperti promosi, musiman, atau item baru. Jumlah setiap barang yang tersedia di pelanggan dibandingkan dengan titik pemesanan kembali setiap barang di setiap lokasi. Ini akan menentukan apakah pesanan diperlukan dan jumlah yang dibutuhkan.
Transaksi EDI kedua yang digunakan dalam VMI adalah pengakuan pesanan pembelian, yang dikenal dengan 855. Dokumen EDI yang dikirimkan ke pelanggan ini berisi beberapa field antara lain;
- Nomor pesanan pembelian
- Tanggal Pesanan Pembelian
- Item Baris Pesanan Pembelian
- Kuantitas
- Harga
- Nomor barang
- Deskripsi Barang
- Biaya pengiriman
- Tanggal pengiriman
Beberapa vendor memberikan pemberitahuan pengiriman di muka (ASN) kepada pelanggannya untuk memberi tahu mereka tentang pesanan masuk, yang dikenal sebagai EDI 856.
ASN berbeda dari pengakuan pesanan pembelian dalam hal waktu dan konten. 856 dikirim ke pelanggan setelah pengiriman dilakukan, bukan pada saat pesanan pembelian.
Mengapa Menggunakan VMI?
Salah satu manfaat VMI adalah vendor bertanggung jawab memasok barang ke pelanggan saat dibutuhkan. Hal ini menghilangkan kebutuhan pelanggan untuk memiliki jumlah yang signifikan persediaan keselamatan. Persediaan yang lebih rendah bagi pelanggan dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
Pelanggan juga bisa mendapatkan keuntungan dari pengurangan biaya pembelian. Karena vendor menerima data dan tidak order pembelian, departemen pembelian harus menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menghitung dan memproduksi pesanan pembelian.
Selain itu, kebutuhan akan koreksi dan rekonsiliasi pesanan pembelian dihilangkan yang selanjutnya mengurangi biaya pembelian. Penghematan biaya juga dapat ditemukan dalam pengurangan biaya gudang. Persediaan yang lebih rendah dapat mengurangi kebutuhan ruang gudang dan sumber daya gudang.
Produsen dapat memperoleh beberapa manfaat dari inventaris yang dikelola vendor karena mereka dapat memperoleh akses ke data titik penjualan (POS) pelanggan sehingga membuat perkiraan mereka lebih mudah. Produsen juga dapat menyusun rencana promosi pelanggannya ke dalam model perkiraan, yang berarti stok yang cukup akan tersedia saat promosi mereka berjalan.
Sebagai produsen memiliki visibilitas lebih kepada pelanggannya tingkat persediaan, lebih mudah untuk memastikan bahwa kehabisan stok tidak akan terjadi karena mereka dapat melihat kapan barang perlu diproduksi.
Intinya adalah bahwa rantai pasokan yang dioptimalkan berarti Anda memberikan kepada pelanggan apa yang mereka inginkan, kapan pun mereka menginginkannya—dan mencapainya dengan mengeluarkan uang sesedikit mungkin. Menggunakan inventaris yang dikelola vendor adalah pesanan pembelian dan alat pengisian inventaris yang digunakan beberapa perusahaan untuk menyelesaikannya.
