Proposal acara Anda pertama-tama dan terutama merupakan cerminan klien Anda. Karena perencanaan acara memerlukan penyesuaian acara agar sesuai dengan kebutuhan dan anggaran klien Anda, proposal Anda harus mencerminkan acara yang bersifat pribadi dan unik. Anda dapat menggunakan templat sebagai panduan umum untuk mulai menulis proposal acara Anda, namun kemudian menyesuaikannya dan menyertakan layanan individual yang disediakan untuk setiap klien.
Catatan Sebelum Anda Memulai
Langkah pertama adalah bertemu dengan Anda calon klien untuk mendiskusikan apa yang mereka pikirkan untuk acara ini, apa tujuannya, jumlah tamu, dan apa yang ingin mereka capai. Selain tanggal, waktu, dan lokasi yang diinginkan, catatlah ide apa pun mengenai tema, katering, estetika keseluruhan, warna, atau suasana yang dibahas dalam pertemuan ini.
Memulai Proposal Acara
Setiap proposal harus ditulis dengan mempertimbangkan klien. Perencanaan acara adalah bisnis jasa, dan layanan, sentuhan pribadi, serta pendekatan kreatif itulah yang menjadikan sebuah acara sukses dan berkesan, dua karakteristik yang sangat membantu dalam menghasilkan pelanggan baru bagi Anda bisnis. Proposal harus ditulis dengan baik dan diteliti secara menyeluruh, memberikan rincian yang diperlukan sehingga klien dapat membayangkan apa yang ada dalam pikiran Anda.
- Perkenalkan diri Anda dan proyeknya. Mulailah dengan pengenalan singkat tentang Anda dan bisnis perencanaan acara Anda. Cantumkan hal-hal spesifik seperti berapa lama Anda berkecimpung dalam bisnis dan latar belakang profesional Anda. Beberapa perencana menempatkan bagian ini di akhir, seperti biografi penulis buku di sampul belakang atau penutup debu.
- Tulis deskripsi acara yang menarik. Ringkaslah acara yang sebenarnya, termasuk rincian yang dibahas selama pertemuan Anda, seperti tujuan acara, jangka waktu umum, jumlah tamu, dan kemungkinan tempat. Jika Anda bukan seorang penulis yang terampil, cari atau pekerjakan seseorang yang ahli dalam menggunakan kata-kata untuk membuat bagian ini menarik sebanyak mungkin.
- Daftar semua layanan yang disediakan. Bagian ini sangat penting. Klien perlu mengetahui secara spesifik layanan apa yang akan Anda berikan untuk acara ini. Daftar periksa dengan poin-poin dengan jelas menunjukkan berbagai layanan yang disertakan. Pendekatan ini bekerja dengan baik untuk acara yang lebih kecil seperti acara bridal shower atau makan malam perayaan dan mudah bagi klien untuk melihat apa yang akan Anda lakukan dan vendor mana pun yang akan Anda gunakan. Untuk acara yang lebih besar dengan berbagai fungsi, seperti jam koktail atau makan siang, Anda mungkin ingin membuat bagian untuk setiap aspek acara dan kemudian membuat daftar layanan spesifik yang disediakan untuk masing-masing acara.
- Tunjukkan pekerjaan Anda sebelumnya. Jika Anda pernah merencanakan acara serupa di masa lalu, sertakan foto acara tersebut untuk memamerkan karya Anda. Representasi visual dapat membantu klien melihat apa yang dapat Anda lakukan, dan merupakan jaminan besar bagi Anda bahwa gaya Anda sesuai dengan visi mereka. Memiliki hal-hal untuk dibandingkan benar-benar dapat membantu merampingkan acara ketika tiba waktunya untuk melakukan peletakan batu pertama.
- Gabungkan informasi moneter secara keseluruhan. Meskipun klien mungkin membaca proposal Anda dan memperhatikan semua detail dan gambaran acara yang Anda bayangkan, pola pikir ini biasanya berubah ketika menyangkut bagian yang membahas tentang uang. Anda tentu tidak ingin prosesnya terhenti secara tiba-tiba, jadi hindari perubahan mendadak dalam bahasa atau nada pada semua bisnis dan fakta. Beri judul pada bagian “Biaya yang Diusulkan” dan terus pandu klien melalui aspek-aspek acara ini dengan mengartikulasikan biaya secara hati-hati, sambil mencantumkan harga di seluruh proposal. Bantu klien Anda melihat proposal Anda sebagai serangkaian langkah, masing-masing dengan layanan berbeda dan biaya terkait. Berikan ringkasan terperinci yang mencantumkan harga setiap barang dan tujuannya sehingga klien dapat membayangkan acara tersebut dan memahami biaya terkait.
Kata Terakhir
Bagian terakhir dari proposal Anda adalah ucapan terima kasih atas pertimbangan mereka. Berikan informasi kontak—termasuk situs web, alamat email, dan nomor telepon Anda—sehingga calon klien dapat menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau, lebih baik lagi, mempekerjakan Anda untuk pekerjaan tersebut.
