Tujuan pembentukan tim adalah untuk menyediakan kerangka kerja yang akan meningkatkan kemampuan karyawan untuk berpartisipasi dalam perencanaan, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan untuk melayani pelanggan dengan lebih baik. Partisipasi yang meningkat mendorong:
- Pemahaman yang lebih baik tentang keputusan
- Lebih banyak dukungan dan partisipasi dalam rencana implementasi
- Peningkatan kontribusi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
- Lebih banyak kepemilikan atas keputusan, proses, dan perubahan
- Lebih banyak kemampuan dan kemauan untuk berpartisipasi dalam evaluasi dan peningkatan kinerja
Agar tim dapat memenuhi peran yang dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas organisasi, penting bagi tim untuk berkembang menjadi unit kerja yang berfokus pada tujuan mereka, misi, atau alasan keberadaan.
Sering kali, saat Anda dipekerjakan atau dipromosikan menjadi peran kepemimpinan, tim sudah ada di sana. Anda harus menyesuaikan ide dan rencana Anda agar sesuai dengan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan tim yang ada.
Namun terkadang, Anda dapat membuat tim sendiri. Itu bisa terjadi pada proyek khusus saat Anda menarik orang dari departemen yang berbeda, atau saat Anda membuat departemen baru.
Jika Anda berada dalam situasi di mana Anda dapat membuat tim dari awal (atau memiliki kesempatan untuk menambahkan jumlah karyawan ke grup yang sudah ada), inilah cara membuat tim terbaik.
1. Identifikasi Tugas dengan Jelas
Jika tugas Anda samar-samar, Anda akan kesulitan mengetahui keterampilan apa yang perlu Anda temukan. Anda mungkin tergoda untuk terjun langsung dan mempekerjakan orang dengan keterampilan umum yang sesuai dengan keseluruhan departemen Anda. (Saya membutuhkan orang-orang pemasaran. Saya membutuhkan orang-orang kreatif.)
Tetapi untuk memparafrasekan sebuah pepatah, pekerjakan dengan tergesa-gesa, bertobatlah dengan santai. Jika Anda memulai dengan orang yang salah, Anda akan menyesalinya. Untuk mengetahui siapa yang Anda butuhkan, identifikasi dengan jelas tugas atau tujuan yang perlu diselesaikan oleh tim Anda.
2. Identifikasi Keterampilan yang Dibutuhkan
Anda perlu mengidentifikasi soft skill serta hard skill yang Anda butuhkan. Apakah karyawan perlu mengkomunikasikan hasil dan kemajuan kepada manajemen senior? Apakah ada keterampilan yang Anda butuhkan yang tidak akan terlihat jelas tanpa pemikiran yang matang? Misalnya, jika Anda menyusun tim untuk mengimplementasikan sistem perangkat lunak baru, Anda jelas membutuhkan pemrogram.
Tetapi Anda juga membutuhkan seseorang yang dapat berbicara dengan pengguna akhir untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan mereka yang sebenarnya. Anda memerlukan pelatih yang memahami sisi teknis dari sistem perangkat lunak baru dan dapat menjelaskannya kepada orang yang tidak ahli teknologi.
Jika Anda tahu Anda membutuhkan pekerja yang super cerdas dan mandiri, Anda tahu bahwa Anda juga membutuhkan seseorang yang dapat menyatukan para pekerja mandiri tersebut. Tentu saja. (Itu umumnya pekerjaan manajer atau pemimpin tim, tetapi mengetahui keterbatasan Anda sendiri sangat penting keberhasilan membangun tim.)
3. Identifikasi Rakyat
Jika Anda ingin membangun tim internal, Anda memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungannya adalah Anda sudah mengenal orang-orang yang Anda pilih. Anda tahu kekuatan dan kelemahan mereka. Anda tahu siapa yang pandai dalam pekerjaan teknis. Anda tahu siapa yang kreatif. Anda tahu siapa yang cengeng. Anda tahu siapa yang bisa menjual es batu dalam badai salju.
Kerugiannya adalah Anda harus menarik tim dari staf Anda yang ada, sehingga Anda tidak dapat memperbaiki kelemahan yang sudah ada pada calon anggota tim Anda. Anda harus berurusan dengan politik menarik seseorang dari staf kelompok lain. Anda tidak dapat mengabaikan fakta bahwa Anda dapat merusak hubungan jika Anda mencuri terlalu banyak orang terbaik dari departemen lain.
Selain itu, Anda mungkin tahu bahwa John adalah orang yang terbaik, tetapi John tidak tertarik berada di tim Anda, atau manajer John tidak mengizinkannya bergabung. Anda mungkin menemukan bahwa menyatukan tim internal sangat membuat frustrasi.
Jika Anda harus menyewa dari luar, Anda harus berpikir panjang dan keras tentang anggaran. Kadang-kadang Anda tergoda untuk mengeluarkan semua uang Anda untuk mempekerjakan superstar, tetapi kemudian Anda harus mempekerjakan orang-orang tingkat pemula untuk semua posisi lainnya. Mereka mungkin tidak mengimbangi superstar Anda.
Di lain waktu, Anda mungkin berpikir bahwa jalan terbaik adalah menyewa bantuan murah dan mendapatkan sebanyak mungkin orang dengan gaji sekecil mungkin. Itu juga tidak berhasil.
Meskipun Anda harus bekerja sesuai anggaran Anda, Anda mungkin ingin menyewa seorang superstar, atau Anda mungkin membutuhkan banyak lebah pekerja. Berikan pertimbangan yang cermat kepada siapa pun yang Anda pekerjakan.
4. Pekerjakan dengan Urutan yang Benar
Jangan mempekerjakan asisten administrasi terlebih dahulu. Anda mungkin berpikir, "Oke, saya akan menyingkir." Tetapi tugas administrasi adalah membantu anggota tim lainnya dan mendukung mereka. Jika Anda mempekerjakan orang ini terlebih dahulu, Anda perlu mencari orang tambahan yang dapat mereka ajak bekerja, bukan sebaliknya.
Mulailah dengan orang yang paling senior, atau orang yang Anda inginkan memimpin tim, dan kerjakan seluruh anggota tim dari perekrutan ini. Anda ingin orang yang paling senior membantu Anda dengan perekrutan tambahan—baik secara internal maupun eksternal.
5. Praktikkan Kejujuran dalam Perekrutan Anda
Jangan hanya memuji kebajikan bekerja di tim ini. Anda perlu menyatakan tantangan dengan jujur kepada calon karyawan. Misalnya, Anda mungkin berkata: “Kami akan menerapkan sistem perangkat lunak baru. Anda akan bekerja keras dan menghabiskan waktu berjam-jam. Kami akan mengalami penolakan dari manajer senior, dan saya akan berjuang untuk tim, tetapi itu akan sulit.”
Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan anggota staf yang tahu apa yang diharapkan. Jangan berbohong dan mengatakan tugas tim adalah hamparan mawar kecuali Anda benar-benar berpikir begitulah cara kerja tim akan berjalan. Anda akan kehilangan anggota tim terbaik Anda yang akan merasa seolah-olah Anda membodohi mereka.
6. Ingatlah untuk Mengelola
Setelah Anda mendapatkan tim Anda bersama-sama, Anda harus menjalankannya. Tim hebat jarang berjalan dengan baik tanpa a pemimpin yang hebat. Itu tugasmu. Pastikan bahwa Anda bekerja untuk membuat tim kohesif dan kerja keras. Jangan meminta lebih dari yang Anda tanyakan pada diri sendiri.
Jika Anda mengelola pemimpin tim, hal yang sama berlaku. Anda perlu memeriksa jadwal yang telah direncanakan sebelumnya untuk memastikan bahwa tim tetap pada jalurnya. Jika tidak, bekerjalah dengan pemimpin tim untuk berkumpul kembali dan bergerak maju.
Jika Anda dengan hati-hati menyusun tim menggunakan enam langkah ini, Anda akan memiliki tim yang hebat dan proyek yang sukses. Organisasi Anda akan belajar dari kesuksesan mereka, dan Anda akan memperkuat tim kerja Anda yang lain di seluruh organisasi Anda. Ini adalah hasil yang Anda cari saat Anda mengumpulkan tim yang sukses.
