Di antara hal-hal yang membuat relawan senang adalah orientasi yang baik terhadap Anda organisasi dan pelatihan dasar.
Hanya mendapatkan sukarelawan tersebut di pintu saja tidak cukup. Sama seperti karyawan lainnya, seorang sukarelawan perlu merasa disambut, diberi informasi, dan dilatih untuk menghadapi apa pun yang mungkin terjadi.
Orientasinya persis seperti kedengarannya. Relawan ingin mengetahui konteks di mana mereka akan melakukan pekerjaan mereka. Tentu, mereka telah membaca situs web Anda dan beberapa materi cetakan. Namun, item tersebut tidak mewakili orang sungguhan yang dapat menggambarkan seluk beluk bekerja di lingkungan amal Anda dan menjawab pertanyaan apa pun yang diajukan relawan.
Saat ini, sebagian besar orientasi dan pelatihan relawan dilakukan secara online, baik di rumah relawan sebelum mereka datang ke lokasi atau di komputer di fasilitas Anda. Namun, lengkapi pelatihan daring tersebut dengan setidaknya sesi tatap muka singkat di mana permasalahan yang tidak terduga dapat diatasi.
Orientasi Apa yang Harus Dicakup
- Jelaskan apa yang dilakukan badan amal Anda dan sejarahnya. Bagaimana hal itu terjadi dan bagaimana perkembangannya?
- Jelaskan program dan siapa yang dilayani oleh organisasi Anda.
- Berikan ikhtisar tentang cara organisasi Anda disiapkan. Pelajari bagan organisasi sehingga relawan memahami siapa melakukan apa.
- Perkenalkan sukarelawan ke fasilitas Anda. Ajak mereka berkeliling, perkenalkan mereka kepada staf kunci sepanjang perjalanan.
- Pelajari kebijakan dan prosedur umum, habiskan waktu paling banyak untuk hal-hal yang berdampak langsung pada relawan.
- Jelaskan bagaimana caranya manajemen sukarelawan sistem bekerja. Bagaimana mereka menjadwalkan waktunya? Apakah relawan perlu check-in? Bagaimana mereka mencatat jam kerja mereka? Kepada siapa mereka dapat meminta bantuan?
Cara Melatih Relawan
Setelah orientasi, berikan pelatihan khusus untuk setiap sukarelawan yang membahas pekerjaan tertentu yang akan mereka lakukan.
Pelatihan harus mencakup:
- Bagaimana sukarelawan akan melakukan tugas khususnya
- Apa yang tidak boleh dilakukan saat melakukan tugas ini
- Bagaimana menangani keadaan darurat atau apa yang harus dilakukan ketika terjadi sesuatu yang tidak terduga
- Apa tujuan tugas tersebut, dan bagaimana caranya kinerja akan dievaluasi
- Peralatan apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara menggunakannya
- Telusuri tugas dan pembinaan sementara sukarelawan mencoba tugas tersebut
Pelatihan akan menjadi yang terbaik bila bersifat pengalaman, praktis, dan langsung. Anda dapat berlatih dalam kelompok atau satu lawan satu, dan dapat diberikan oleh staf atau sukarelawan lainnya.
Terkadang pelatihan itu rumit dan memakan waktu berjam-jam. Namun, meskipun tugas menjadi sukarelawan itu mudah dan waktu menjadi sukarelawan singkat, jangan abaikan hal-hal mendasar.
Personalisasikan Pelatihan untuk Jenis Pembelajaran
Tom McKee, salah satu penulis Generasi Baru: Memahami dan Memperlengkapi Relawan Abad 21, menunjukkan bahwa sukarelawan cenderung cocok dengan salah satu dari tiga jenis pembelajaran. Pastikan Anda menyertakan metode dan materi yang menarik bagi ketiga hal berikut:
- Penganalisis: Para penganalisa seringkali perfeksionis dan membenci kesalahan. Mereka ingin mengetahui segalanya dan mempraktikkan semuanya. Penganalisis tidak pernah ingin “mengayunkannya”, jadi jangan tempatkan mereka pada posisi itu. Beri mereka langkah-langkah untuk diikuti, detail yang harus dipatuhi, dan banyak waktu latihan.
- Pelaku: Pelakunya banyak. Mereka belajar sambil melakukan. Berikan tugas-tugas kecil dan kemudian menyingkirlah. Harapkan mereka melakukan kesalahan dan tidak terlalu memperhatikan nasihat apa pun yang Anda berikan. Untungnya, mereka tidak keberatan melakukan kesalahan, dan mereka belajar dari kesalahan tersebut. Karena para pelaku tidak takut membuat kesalahan, mereka sering kali menjadi orang pertama yang secara sukarela melakukan tantangan baru.
- Pengamat: Para pengamat adalah peniru yang hebat. Mereka belajar paling baik dengan melihat seseorang melakukan tugas tersebut. Setelah beberapa pelatihan dasar, pasangkan para sukarelawan ini dengan orang-orang yang berpengalaman dan mereka tidak hanya akan belajar tetapi juga merasa jauh lebih nyaman.
Pelatihan Online untuk Relawan
Banyak organisasi nirlaba mulai mengembangkan dan menggunakan pelatihan online untuk relawan mereka. Jika dilakukan dengan benar, pelatihan online dapat menghemat waktu dan uang.
Namun, ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum menempuh rute ini.
Contohnya:
- Apakah relawan Anda kompeten secara digital dan terbuka terhadap pelatihan online? Relawan yang lebih muda mungkin merasa demikian, namun relawan yang lebih tua mungkin menganggap kursus pelatihan online sulit untuk dipahami dan dinavigasi. Ada juga pertanyaan tentang alat. Apakah relawan Anda memiliki komputer? Koneksi internet berkecepatan tinggi? Pelatihan online dapat dilakukan di situs nirlaba Anda sendiri, namun apakah Anda memiliki cukup peralatan untuk menangani sejumlah sukarelawan yang akan Anda latih?
- Seberapa rumit tugas yang diminta untuk dilakukan oleh sukarelawan Anda? Pelatihan online bekerja paling baik untuk pekerjaan yang sederhana dan mudah, namun tidak berfungsi dengan baik untuk tugas yang lebih rumit. Pelatihan online mungkin cocok untuk relawan baru yang akan melakukan tugas-tugas dasar. Namun, seiring dengan beralihnya relawan ke pekerjaan yang lebih rumit dan rumit, mereka mungkin akan mendapat manfaat dari pelatihan “stand-up”.
- Apakah pimpinan organisasi nirlaba Anda mengikuti pelatihan online? Apakah mereka bersedia mengeluarkan uang untuk memulai? Apakah staf Anda bersedia meluangkan waktu untuk mengembangkan modul pelatihan online? Berapa banyak materi pelatihan online Anda yang dapat dibeli “siap pakai” dan berapa banyak materi yang perlu dikhususkan untuk organisasi nirlaba Anda?
Sangat mungkin untuk mengembangkan program pelatihan yang terdiri dari komponen tatap muka dan online. Misalnya, orientasi terhadap organisasi nirlaba Anda dapat dikembangkan dan diakses secara online, sementara pelatihan khusus untuk pekerjaan tertentu dapat dilakukan secara langsung. Demikian pula, kursus penyegaran bagi relawan yang kembali dapat berjalan dengan baik secara online.
Terkadang online berarti menyiapkan presentasi YouTube. Itu sangat berguna untuk bagian pelatihan Anda yang selalu sama.
Untuk pelatihan yang lebih canggih, Anda mungkin perlu membeli perangkat lunak pelatihan online.
Konsultasikan dengan Relawan Saat Ini dan Dapatkan Umpan Balik
Saat merancang pelatihan atau memperbaruinya, pastikan untuk mendapatkan masukan dari relawan saat ini.
Tanyakan apa yang mereka harap mereka ketahui sebelum mereka mulai melakukan pekerjaan tersebut. Izinkan relawan saat ini membantu Anda merancang orientasi dan pelatihan bagi relawan baru.
Setelah orientasi dan pelatihan, mintalah sukarelawan baru untuk mengisi survei tentang kesukaan mereka terhadap survei tersebut dan apakah survei tersebut memadai.
Tujuan dari pelatihan dan orientasi adalah untuk menghasilkan relawan yang senang dengan apa yang mereka lakukan dan yakin bahwa mereka tahu bagaimana melakukan pekerjaannya dengan baik.
Jika Anda menginginkan sukarelawan yang bahagia, yang akan tetap bersama Anda, berikan upaya dan pemikiran dalam orientasi dan pelatihan Anda. Tanpa hal ini, Anda akan melihat banyaknya pergantian karyawan dan kemungkinan adanya kabar buruk dari mulut ke mulut dari para relawan yang tidak puas.
