Memberikan arahan terhadap penugasan dan tugas baru merupakan bagian normal dari peran a pengawas atau manajer. Cara Anda memberikan arahan melalui nada suara, pilihan kata, dan bahasa tubuh akan sangat membantu dalam mendapatkan dukungan dan mempromosikan tempat kerja yang sehat.
Supervisor dan manajer yang efektif bekerja keras untuk mengembangkan keterampilan mereka dalam memberikan arahan kepada anggota tim mereka. Ada banyak metode komunikasi, namun ada beberapa praktik umum yang harus digunakan manajer untuk memastikan anggota tim menerima arahan yang jelas.
7 Praktik Komunikasi Positif
- Selalu berikan konteks untuk menyelesaikan tugas. Orang-orang akan melakukan pekerjaan terbaik mereka ketika mereka memahami pentingnya tugas tersebut untuk operasi yang lebih besar. Ketika Anda meluangkan waktu untuk menjelaskan pentingnya tugas yang ingin Anda selesaikan bagi bisnis, Anda sedang mengajar dan menunjukkan rasa hormat kepada individu yang Anda minta untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
- Bersikaplah spesifik saat menugaskan tugas. Uraikan kapan tugas harus diselesaikan dan sampaikan standar kualitas apa pun
- Minta anggota tim untuk menyelesaikan tugas. Pilihlah nada suara yang penuh hormat, kata-kata yang sopan dan sampaikan pesan dengan volume suara yang sesuai. Bandingkan pernyataan berikut: "Bongkar truk itu," dan "John, pengiriman dengan truk itu diperlukan di jalur produksi. Tolong bantu bongkar muat truk sebelum tengah hari.” Tidak ada keraguan bahwa pendekatan terakhir akan dianggap positif dan pendekatan pertama dianggap negatif
- Berikan tim Anda kesempatan untuk mengajukan pertanyaan. Tawarkan kesempatan kepada individu yang diminta untuk menyelesaikan tugas untuk mengklarifikasi pertanyaan mereka. Langkah ini membantu memperkuat komunikasi antara karyawan dan supervisor dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan hasil. Karyawan mempunyai kesempatan untuk memastikan bahwa dia benar-benar memahami apa yang diminta dari mereka
- Percayai karyawan Anda. Tolak keinginan untuk mengawasi atau mengatur secara mikro penyelesaian tugas yang diminta oleh karyawan. Bagian dari memimpin secara efektif adalah belajar memercayai bahwa tim Anda dapat menyelesaikan tugas tanpa Anda
- Perkuat kepercayaan diri karyawan Anda. Berikan ucapan terima kasih yang pantas dan umpan balik positif untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan benar
- Pastikan Anda memberikan umpan balik yang membangun. Tawarkan umpan balik yang jelas, perilaku, dan terfokus untuk setiap tugas yang diselesaikan dengan tidak semestinya
Tekankan Mengajar Bersamaan Dengan Memberikan Arahan
Salah satu tugas seorang manajer adalah menilai apakah tugas tersebut baru atau rumit dan memerlukan pelatihan. Jika anggota tim Anda belum pernah menyelesaikan tugas tertentu sebelumnya, Anda mungkin ingin memberikan beberapa pelatihan.
Berikan instruksi dan kemudian tawarkan kesempatan bagi individu untuk mempraktikkan tugas tersebut dengan pengawasan Anda yang membantu. Setelah individu tersebut mengembangkan rasa percaya diri terhadap tugasnya, biarkan dia menyelesaikan pekerjaannya tanpa pengawasan Anda. Periksa kembali di lain waktu untuk memvalidasi penyelesaian, ketepatan waktu, dan kualitas.
Tawarkan pelatihan perbaikan ketika individu kesulitan menyelesaikan tugas tepat waktu atau pada tingkat kualitas yang tepat.
Pertimbangan untuk Berkomunikasi
Berusahalah memberikan instruksi dengan nada yang tidak agresif. Meskipun keadaan tertentu mungkin memerlukan perintah, tahanlah keinginan untuk membentak tim Anda. Selalu renungkan kembali saat-saat ketika Anda menerima instruksi, dan bagaimana perasaan Anda saat dimarahi.
Cobalah untuk tidak menjawab, "Mengapa?" dengan "Karena aku bilang begitu." Karyawan senang diberi informasi. Informasi tersebut membantu mereka tidak hanya mengatur prioritas kerja mereka sendiri namun juga memungkinkan mereka untuk ikut serta dalam tugas mereka. Dukungan mengacu pada perasaan bahwa apa yang mereka lakukan adalah penting, dan apa yang dilakukan perusahaan adalah penting.
Jangan samar-samar ketika Anda mengeluarkan instruksi. Instruksi yang jelas saat menugaskan anggota tim akan membantu produktivitas tim dan menyelesaikan konflik mengenai kinerja setelahnya.
Manusia adalah individu dan memiliki keadaan lain dalam hidupnya yang mungkin memengaruhi mereka. Ini mungkin masalah pribadi atau terkait pekerjaan. Kegagalan untuk menyadari bahwa individu mungkin mempunyai kepentingan yang bertentangan dengan pekerjaan dan tugas dapat membuat komunikasi menjadi sulit.
Jika Anda berkomunikasi dengan jelas dan menunjukkan penghargaan terhadap tim Anda dan pekerjaan yang mereka selesaikan, anggota tim Anda akan tahu bahwa Anda sangat menghargai mereka dan akan merespons dengan tepat.
