Saat Anda merencanakan sebuah konferensi, memilih berapa biaya yang akan Anda kenakan kepada orang-orang untuk hadir adalah keputusan yang sangat penting. Jika harganya terlalu tinggi maka Anda berisiko kehilangan nomor kehadiran Anda. Di sisi lain, jika Anda tidak menyelesaikan biaya yang cukup, maka krisis kecil sekalipun dapat membuat seluruh usaha mengalami kerugian.
Pada akhirnya, dua faktor terpenting untuk menentukan strategi penetapan harga konferensi Anda adalah perkiraan biaya dan perkiraan kehadiran. Tanpa proyeksi ini, akan sulit memilih model penetapan harga yang paling sesuai dengan organisasi dan peserta Anda. Beri diri Anda banyak waktu untuk meneliti kedua angka ini sebelum menentukan model penetapan harga Anda.
Setelah semua kerja keras yang Anda lakukan untuk menyelenggarakan acara Anda, mulai dari menentukan target pasar hingga menyesuaikan konferensi Anda untuk bertemu kebutuhan mereka, ada baiknya mempelajari berbagai strategi penetapan harga yang diuraikan di bawah ini dan memilih salah satu yang memberikan solusi terbaik untuk pasar Anda.
Pendekatan Ritel
Strategi penetapan harga paling dasar yang dapat Anda gunakan adalah menghitung pengeluaran, menambahkan margin keuntungan, lalu membagi jumlahnya dengan proyeksi angka kehadiran terendah. Toko ritel telah merumuskan proyeksi seperti ini selama bertahun-tahun, namun hal ini memerlukan ketelitian.
Untuk membuat sketsa angkanya, Anda akan mengambil biaya statis seperti sewa tempat dan biaya audio/visual yang tidak akan berubah terlepas dari berapa banyak orang yang hadir dan menimbangnya dengan variabel seperti makanan dan lainnya per orang pengeluaran. Di sinilah proyeksi minimum Anda penting karena pada akhirnya akan menutupi biaya tetap Anda.
Penetapan Harga Pasar
Ketika Anda mendasarkan biaya konferensi Anda pada pasar, Anda pada dasarnya bermain-main dengan visi tentang apa yang orang mampu beli. Ini adalah kebalikan dari pendekatan ritel karena pendekatan ini dimulai dengan menetapkan harga tiket masuk dan kemudian menghitung mundurnya membangun konferensi sesuai anggaran itu. Satu hal yang perlu diingat dalam penetapan harga pasar adalah bahwa penetapan harga didasarkan pada nilai yang dirasakan. Dengan kata lain, peserta tidak akan menyerahkan uangnya hanya karena Anda sedang mengadakan acara. Anda harus memberikan nilai yang luar biasa atau Anda akan kesulitan menjual tiket dengan harga berapa pun.
Harga Akses Terbatas
Ini adalah model penetapan harga berjenjang yang menawarkan lebih banyak fitur dan manfaat bagi mereka yang membayar lebih. Misalnya, tiket dasar mungkin memasukkan seseorang ke sesi umum utama dan breakout. Tingkat berikutnya akan menyediakan semua ini ditambah tempat duduk pada makan siang utama. Tiket VIP akan mencakup tempat duduk pilihan di semua acara dan akses ke ruang istirahat eksklusif dan fungsi jaringan pasca-acara. Sekali lagi, kunci kesuksesan adalah menciptakan nilai yang cukup di setiap tingkatan untuk menghasilkan permintaan yang memadai.
Insentif dan Penalti
Anda dapat menggunakan insentif dan penalti untuk mendorong pendaftaran dalam jangka waktu tertentu. Anda mungkin pernah melihat penawaran pendaftaran “early bird” di banyak acara yang Anda hadiri. Tujuan dari promosi ini adalah untuk menutupi semua biaya tetap Anda lebih awal sehingga Anda tidak kesulitan mengumpulkan uang menjelang akhir.
Denda atau biaya keterlambatan pendaftaran hampir penting jika Anda menyajikan makanan karena sebagian besar kontrak katering mencakup biaya tambahan untuk pesanan yang dilakukan setelah tanggal jaminan akhir. Pastikan untuk menjelaskan hal ini kepada pendaftar yang terlambat, karena seringkali mereka merasa dimanipulasi oleh penalti padahal kenyataannya biaya tambahan diberlakukan hanya untuk menutupi biaya Anda.
Akses Pasca Acara
Menawarkan akses online ke versi rekaman sesi konferensi Anda adalah ide yang populer di era internet, namun ketahuilah bahwa strategi ini berpotensi memengaruhi upaya pemasaran Anda. Akan ada beberapa calon peserta yang tidak akan termotivasi untuk menghadiri acara langsung ketika mereka mengetahui bahwa sesi tersebut akan direkam. Belum lagi, organisasi Anda juga akan mengeluarkan biaya untuk peralatan pencatatan, pengelolaan situs web, dan biaya hosting. Oleh karena itu, sebaiknya batasi akses online hanya untuk peserta saja atau kenakan biaya besar untuk akses non-peserta.
