דוא"ל הוא רגשי.
בכמה מיילים אתה יושב כרגע? האם הם ממתינים בסבלנות ומתוק בתיבת הדואר הנכנס שלך לביצוע הצ'ק-אין המתוכנן הבא שלך? או שהם קוראים בשמך - מזכירים לך את מה שעוד לא עשית היום?
הודעות הדוא"ל שלי נוטות "לקרוא בשמי ולהזכיר לי את חוסר הדעת שלי", אך תקשורת מקוונת היא גם חלק מהותי בתהליך העבודה שלי. יתר על כן, כך אני נשאר מחובר לכמה מהאנשים התוססים ביותר שאי פעם היה לי העונג לעבוד איתם. לכן, הייתי צריך ללמוד לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלי בדיוק כמו שאני מנהל את העצמי הרגשי שלי בעבודה: בזהירות ובהתמקדות בגבולות.
ישנם ספרים ומאמרים רבים על ניהול זמן בעבודה ביעילות, במיוחד סביב מיילים. יש הטוענים שאנחנו מוחקים כמה שיותר מיילים, אם לא כולם. אני לא מסכים עם הרעיון שדוא"ל הוא עבודה חסרת תכלית ורדודה; חלק מהעסקים בנויים על שיתוף פעולה ומסתמכים על תקשורת דוא"ל כדי להתקדם. לעובדים רבים מוטלת "עבודה רדודה" זו המאפשרת לדברים לזרום בצורה חלקה, ומשמשים עמוד שדרה בלתי נראה אך חיוני.
בימים אלה, אני מוצא את עצמי על נקודה חדשה: כיצד אוכל לתקשר ביעילות מבלי לנקז את עצמי זמן יקר ואנרגיה? ואיך אוכל להסיר חלק מהרגשות והלחץ סביב תיבת הדואר הנכנס שלי? (או שאני היחיד שמרגיש שלדוא"ל יש משקל רגשי?)
כך אני מנהל פיזית ורגשית את הדוא"ל שלי, למען העבודה שלי-ולמען עצמי לאחר העבודה.
מבצע תיבת דואר נכנס אפס
אסטרטגיית ההגעה שלי היא תיבת הדואר הנכנס אפס, אך במשך השבועות האחרונים לא הצלחתי לפרוץ את רף 100 המיילים האחרונים. ("היום זה היום!" אני אומר כל יום; אבל) ולנוכח 100 המיילים האחרונים, אני רואה כמה דוא"ל גובה לא רק יותר מהזמן שלי בעבודה; זה גובה מחיר מהאנרגיה שלי.
כתבתי בעבר על איך שעשיתי הפחית את נקודות הקריאה שלי בתקשורת, שעזרו לשפוך שכבות עודפות של חזקה ורגש. אפילו מצאתי שזה מתרגם לעולם האמיתי באמצעות תקשורת ישירה יותר - הרגשתי פחות מפחד מדחייה ובטוח יותר לבקש את מה שאני צריך.
להלן שלוש אסטרטגיות שעזרו לי לאחד את המוסנגים הנכנסים בתיבת הדואר הנכנס שלי:
הצב גבולות כמו אלוף.
דוא"ל אינו חדר צ'אט. אם אתה בקשר איתי, ייתכן שאתה יודע זאת כבר: אינני מגיב מיידי אלא אם כן משהו דחוף (שלום, מטריצת אייזנהאואר). אני גם מנסה להוות דוגמא ולמציא מיילים תמציתיים אך יסודיים. אם יש ציפייה (אמיתית או מדומיינת) לתגובה מיידית במקום העבודה שלך, אתגר אותה על ידי תגובה רק כאשר אתה מוכן.
אני גם כבר לא מתנצל על תגובה מתעכבת לאחר שגיליתי כמה חלופות אדיבות. קיצצתי יותר מתמיד ב"נחמדות "נוספות כי יש עבודה לעשות, ואף אחד לא צריך לקרוא מוך.
אה, ואם אתה לא פועל במחזור דחוף, אני ממליץ בחום להסיר הודעות דחיפה המציגות לך כל הודעת דוא"ל חדשה בזמן אמת. זה ישנה את חייך.
הקמת שיטות ניהול משימות חדשות.
מי עוד אשם בכך שהשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלו כרשימת המטלות שלו? 🙋 למרות שישנם פרויקטים מסוימים שאני עדיין יכול להפעיל מתיבת הדואר הנכנס שלי, אני מתקדם לניהול משימות יעיל יותר (ופחות מעורר מתח).
לדוגמה, בכל יום שני, אני מושך את סדרי העדיפויות השבועיים שלי על פתק דביק בשולחן העבודה שלי. לאחר מכן, בכל בוקר, אני בודק את רשימת הפרויקטים וכותב במתכנן את המשימות העיקריות שלי להיום. אני גם רושם משימות מתיבת הדואר הנכנס שלי-ואז אגיש את הדוא"ל וניתן לעצמי אוהב הרשימות לנהל אותו משם. (זה גם עוזר לי לעקוב אחר הפרויקטים שלי עבור שלי יומן עבודה.)
למדתי גם שאם יש מייל שאני צריך לשלוח, זה יותר פרודוקטיבי לכתוב אותו כמשימה נפרדת וספציפית. שליחת דוא"ל מתחשבת יכולה להיות מעייפת בשבילי, כך שלתת לכל אימייל מקום משלו ברשימת המטלות שלי היא תרגול של כבוד עצמי.
נהל מיילים יוצאים בחשבון.
אישית, מיילים יוצאים מאיימים יותר מתיבת דואר נכנס אינסופית. פוטנציאל הטעות, פוטנציאל הדחייה: הוא מה שאני מדבר עליו כשאני אומר שדוא"ל הוא רגשי. אז כאן אני לוקח כמה רגעים מהשולחן כדי לקבל קצת שמש ואוויר צח, ואז אני מתמקם עם כוס קפה ומוזיקת מוזיקה מרגיעה באוזניות.
לפעמים, אני מרגיע את עצמי על ידי בדיקת טיוטות בזהירות, ומבטיח שכל מייל הוא יצירת מופת לפני שאני שולח אותו. אבל פעמים אחרות, אני סומך על עצמי מספיק כדי שלא אקרא שוב כל טיוטה מיליון פעמים לפני שליחתו. לפעמים, אני לוחץ על שלח לפני שמוח הלטאה שלי אומר, "אבל מה יקרה אם זה לא מושלם?" וצפה בהודעה מתקרבת לאתר הדיגיטלי.
ניהול רגשות הנגרמים על ידי אימייל
מכל מאמרי העזרה העצמית שקראתי, כל כך מעטים הציעו עזרה לסוג העייפות הספציפית שאתה סובל כשאתה צריך לשוטט באוקיינוסים של מיילים מדי יום.
אף אחד לא מדבר על הכבדות במעיים שלך לאחר שליחת מייל נועז במיוחד, או הבהלה כשאתה חושב שאתה כותב שם לא נכון. או, שוב, הפחד הזה מדחייה. (הרבה זה נובע מימי האימיילים הקרים שבהם ניסיתי להעביר דברים כמו מחשוב ענן לבלוגרים טכנולוגיים-אין הרבה פניות בחלל הזה.)
לכן, מלבד שיטת "להקיף את עצמי בחמימות" לשליחת מיילים, פיתחתי גם כמה טקטיקות שיעזרו להקל על החרדה שלי בימים כבדי דוא"ל.
נשם עמוק לפני פתיחת אפליקציית הדוא"ל שלך.
אני לא צוחק כשאני אומר שדוא"ל מעצים אותי, ולכן אני לוקח כמה נשימות עמוקות לפני שאני פותח את תיבת הדואר הנכנס שלי כל יום. בימים ללא הפסקה, אעשה זאת גם בין שליחות. זו דרך מועילה להרגיש נוכח יותר ולהוציא אותי מהראש שלי לדקה.
צא החוצה.
אם אתה יכול, התגנב החוצה לטיול של עשר דקות. זה בדרך כלל נותן לי מספיק מרחב נפשי ופיזי לחזור בתחושה של רענון ובטחון בעצמי בשאר תיבת הדואר הנכנס שלי.
צורכים צורת מדיה אחרת.
במקרה של ספק, לחץ החוצה. אם אתחיל לקבל יותר מדי בראש בראש באימיילים, אכנס לתיקיית הניוזלטרים שלי ואקרא כמה מהמידע העדכני ביותר על חברות להשפעה חברתית או חדשות מדיה. אני מוצא מרחב שיש לו מעט ציפיות, אך עדיין נשאר רלוונטי לעבודה שאני עושה. אני ממלא את הכוס שלי במילים של מנהיגי התעשייה ואולי קצת תוכן קליל לפני שאני צולל חזרה לתיבת הדואר הנכנס שלי.
מחק, הקש, מחק, חזור.
מחק ללא רחם. בטל את המנוי באכזריות. אם זה לא מוסיף ערך לתיבת הדואר הנכנס שלך (או "שמחה מעוררת" אם זה מתאים לך יותר), עזוב אותו. אם אתה יכול לחזור על זה מאוחר יותר (לא), תגיש אותו בתיקיה. אם תיבת הדואר הנכנס אינסופית זה יותר הסגנון שלך, לך על זה - פשוט מצא מה שמתאים לך. המטרה היא לא להרגיש גלי מתח או חרדה כשאתה פותח את המייל שלך מדי בוקר.
תיבת דואר נכנס ממוקדת לטיפול עצמי היא כזו שלא מציקה לך, לא משאירה אותך ער בלילה או גורעת מהעבודה החשובה ביותר שלך. זהו תיבת דואר נכנס המעצימה אותך, משרתת אותך ומניעה אותך קדימה.
לחיים, מיילים אחרים. יש לנו את זה.
