効果的な会議とは、チームメンバーが協力して意思決定をしたり問題を解決したりする、興味深く活気のあるイベントです。 残念ながら、私たちが参加する会議の多くは、その逆のようです。 最悪の会議では時間が経ち、全員が精神的にも感情的にも疲弊し、少なからずイライラしてしまいます。 違いは、会議の計画と実行方法にあります。
優れたマネージャーは、これらのイベントの重要性を理解しており、素晴らしい会議を開催するには計画と慎重な努力が必要であることを理解しています。 この記事では、チームとの貴重なコラボレーションの時間を有効に活用するための 10 のヒントを紹介します。 ここでは、チームミーティングを強化する方法についてのヒントを紹介します。
会議に対して前向きな姿勢を持つ
チームの会議を改善するために、マネージャーがリーダーとしてできる最も重要なことはこれです。 会議が嫌いであることを誇りを持って公言しながらも、重要な成果を上げるマネージャーがいかに多いかは驚くべきことです。 結果を出し、問題を解決し、意思決定をし、情報を提供し、インスピレーションを与え、協力し、動機を与えるために、マネージャーは協力する必要があります。 人々。
それは、時々それらの人々を部屋または電話会議に集めて話すことを意味します。 管理とは、オフィスに座ってドアを閉めてメールを送信することではありません。 リーダーとして、会議をリーダーシップの現れとして捉えるようにしてください。 それはリーダーシップのショータイムであり、歯医者に行くほど恐ろしいことではありません。
忘れないでください、会議の所有者はあなたです
アジェンダの計画を管理アシスタントや他のチームメンバーに委任しないでください。 リーダーとしては、 あなたの 計画を立てて実行するための会議。 適切な心構えを保つために、次の質問に答えてください。「この会議の後、人々に何を学び、達成し、解決してもらいたいですか?」
常に議題を準備する
効果的な職場会議についてこれまでに読んだものには、次のようなアドバイスが含まれています。 議題の準備. しかし、私たちは皆、議題が見つからない会議に出席したことがあります。 議題を計画するという行為は、会議の優先トピックに焦点を当て、特定するのに役立ちます。
議題について意見を求める
議題を作成するのはマネージャーの主な責任ですが、チームメンバーが議題項目に貢献するよう招待されることもあります。 会議の数日前にアイデアを募集します。
スパイスを加えて
フォーマットに少しバリエーションを加えます。 以下にできることをいくつか紹介します チームミーティングを盛り上げる:
- ゲストスピーカーを招く
- 何かを祝う
- 「学習ラウンドテーブル」を実施する — チームメンバーが順番にお互いに何かを教え合います
- 会議の議題に関連した Ted Talk を視聴する
- チームビルディングアクティビティを実行する
- 場所を変更する (会議をオフサイトにすることを検討してください)
- 楽しい食べ物や興味深い食べ物を持ち込んでください
- 「単一議題」会議を開催する
- ライトニングラウンドの最新情報を求める
- チームをブレインストーミングに参加させる
- 椅子を変えるか着替える なんでも 単調さを打破するために
自発的な創造性と関与のために、ある程度の「空白」を許可する
議題に項目を詰め込みすぎて、完了するのに苦労しないようにしてください。 代わりに、最後に自発的な議論のための余地を残しておきます。 会議が早く終わったら、全員を早く帰らせてください。 誰もが時間を見つけられることに感謝します。
チームミーティングを使用してコラボレーションする
単に情報を共有するのではなく、問題を解決したり、グループで協力して決定を下してみたりしてください。 確かに、それは挑戦的で、面倒なこともありますが、私たちが会議から最も価値を得るのはそこです。
ライトアップ
会議のリーダーになるということは、権威を誇示したり、権力を乱用したりすることではありません。 チームの前で遅刻した人を叱責することは、その一例です。 ユーモアのセンスと謙虚さを保ちましょう。
ファローアップ
実行項目を追跡し、人々がやろうとしていることを確実に実行できるようにします。 次の会議に出席して、チームの半数が前回の会議で約束したことをわざわざ実行しなかったことを知るとイライラします。 会議前にフォローアップし、 個人に自らの約束に対する責任を負わせる.
模範となるリーダーになる
チームミーティングは、警戒を緩めてチームとくつろぐときではありません。 自分自身とチームに最高の行動基準を遵守してください。つまり、気分の悪いジョーク、チームメンバーをいじめたり、皮肉や皮肉を言ったり、他の部門や経営陣をバッシングしたりしないことを意味します。 どのようなリーダーとして知られたいかを考えて、毎回の会議に出席する であること そのリーダー。
結論
チームに会って一緒に仕事をする機会を無駄にするのは非常にもったいないことです。 人々が評価し、取り組みを前進させる会議を計画および主導するための規律を身に付けることが不可欠です。
