時間管理に関する専門家による記事を見つけるために、それほど遠くまで探す必要はありません。 熟練した専門家やその他の専門家は会議を非難し、頻繁に会議を避けるか、縮小するか、その他の方法で省略することを提案します。 多大な労力を費やす企業の時間の浪費者.
それでも、時には会わなければならないこともあります. 会議中に、生産的な会議を行うための明確に定義された方法がいくつかあります。 これらの方法を使用するときに使用できるいくつかのテクニックは、会議の生産性とスムーズさを高めるのに役立ちます。
「テーブルを囲む」アップデートを排除する
この会議はご存知ですよね。 18 人を部屋に詰め込み、全員に最新情報を共有するよう要求するのですが、これは通常、存在を正当化しようとしているように聞こえます。
CEO や上級リーダーは、このような会議を主催することで悪名高く、これが会社全体で何が起こっているかを全員が聞くための優れた方法であると素朴に信じています。 実際には、人々はほとんど無視して、誰も聞いてくれない独自のアップデートを計画することに集中しています。
代わりに、財務結果、大規模な顧客の獲得、組織全体の取り組みに関する最新情報などの関連ニュースを共有することもできます。 また、個人が重要な問題を提起できるよう募集を拡大します。
あまり知られていない注目すべき何かが起こった場合は、誰かがそれを共有する必要があります。 あるグループが別のグループの助けを必要としている場合は、リクエストを提起してください。 それ以外の場合は、出席者全員に共有を強制しないでください。
テクノロジーによるアップデート
調べるために会議を開く必要はありません。 最新のテクノロジー ツールを活用して、作業チームが最新の視覚的なステータス更新を維持し、マウスをクリックするだけで誰もが確認できるようにします。
どうしても会う必要がある場合は、予定されている会議時間を半分にするか、機敏なアプローチを使用して短い「スタンドアップ」セッションを実行します。 セッションを長引かせる余談や気が散ることについては厳しく注意してください。 ステータスの共有に重点を置き、このフォーラムの外で問題に取り組むよう人々に求めます。
非構造化ブレーンストーミング会議
ブレーンストーミングのトピックを定義し、セッションに先立って招待者と共有します。 彼らの意見を集めて統合し、アイデアに帰属させることなく投稿または共有します。 ライブ セッションを使用して、提出されたアイデアをジャンプして構築し、リストに追加します。
このセッションではアイデアを評価したいという衝動を抑えてください。 ブレインライティングなど、社会化のプレッシャーを最小限に抑える他のテクニックを組み込んでください。 そして何よりも、アイデアを集約し、それを評価するための非会議型のプロセスを作成します。 それらが正式に評価されたら、将来のセッションや状況でグループで簡単に参照できるようにアーカイブしてください。
詳細な運用レビュー
詳細な調査や企業試験は非公開にし、主要な経営指標、問題、機会の共有に重点を置きます。 グループミーティングは、パフォーマンスの低い分野や個人を引き裂くための時間や場所ではありません。
その場でフォローアップ会議を設定しますが、この問題に関して他の全員を目に見える反対尋問にさらさないでください。 改善に対する説明責任を後退させず、会議から公の場で恥をかくことを排除してください。
自発的な意思決定を排除する
奇妙なことに、会議室は最も最悪の場所の 1 つです。 素早い決断. 初めて問題を提起し、決定を求めると、人々はその場に立つことになります。 通常、意思決定には情報と準備が必要です。 彼らは目の前に適切な情報を持っていないかもしれないし、この問題について最新情報を知らされていないかもしれない。
代わりに、グループ会議に先立って主要な関係者と問題や選択肢について話し合うこともできます。 彼らの意見を求め、あなたの視点を提供し、共通の利益を仲介するよう努めます。 会議フォーラムを使用して、利害関係者の利益を検証し、その推奨事項を特定します。
もう 1 つ 2 つのステップを踏まないとすぐに決定を下すことはできないかもしれませんが、セッション前の作業で仕事上の関係が強化され、プロセスにかかる時間が節約されることになります。
最終的な考え
人間は本質的に共同体の生き物です。 同じ場所にいなくてもつながることを可能にするさまざまなテクノロジー ツールが存在しますが、対面であることが役立つ場合もあります。
この時間を賢く活用し、脅威のない環境で投資時間を最小限に抑え、質の高い情報共有を最大限に高める会議を企画することで、参加者への敬意を示しましょう。
