として マネージャー、私たちはより多くの仕事をより短い時間に収めようとして一日の多くの時間を費やしすぎています。 あらゆるレベルの過労の専門家に共通する反応は、複数の作業を同時に実行してマルチタスクを試みることです。 問題はそれです マルチタスク 機能しません。
マルチタスクが最も効果的なアプローチではない理由
たとえば、朝歯を磨きながら、次のことを考え始めると想像してください。 議題 後日の大きな会議に備えて。 歯を磨くのに脳の処理能力はあまり必要ないので、朝の歯の掃除のタスクを機械的に処理しながら、議題に集中できるかもしれません。
では、より多くの脳の能力を必要とする 2 つのタスクについてはどうでしょうか? 朝食の準備中に電話で話しているかもしれません。 どちらのタスクも正しく完了する可能性がありますが、注意力の欠如により間違いが発生する可能性が高くなります。
マルチタスクの代替としてのチャンク化
「チャンク化」は、人間のメモリ使用の仕組みを説明します。 複数のタスクを同時に完了する場合には、この概念を覚えておくことが重要です。 実際、私たちはこれらのことを同時に行っているのではなく、切り替えています（ただし、歯を磨く場合、それらは同時に行われているように見えるかもしれません）。
電話をしているときに誰かがオフィスに入ってきたと想像してください。 彼らはあなたにアドバイスを求めたり、問題についての迅速な決断を求めたりします。 電話で相手の話を少し聞くのをやめ、目の前のメモに目を通し、応答を走り書きし、電話に戻ります。 2 つのアクティビティ (電話と直接の会話) を同時に行ったわけではありません。
実際には、電話の開始、直接の会話、そして電話の再開という 3 つのタスクを順番に実行しました。 上記の朝食の例と同様に、両方を同時に行うのではなく、順番に行った方が、両方の作業をより効果的に、より短い合計時間で行うことができたはずです。 その理由は、各タスクを開始するときに、それに集中して開始する必要があるためです。
マルチタスクの非効率的な起動時間
電話をかけ始めるときは、よく考えて電話番号を見つけて電話をかける必要がありました。 邪魔されたとき、相手に決定を与えるためには、相手があなたに何を求めているのかを理解する必要がありました。 最後に、電話を再開するときは、どこから中断したかを思い出す必要がありました。 次のように言わなければならなかったかもしれません。 「おっと、ごめんなさい、誰かが入ってきました。 何言ってたの？」
一日の中で発進と停止を行う回数が増えると、こうした時間のかかる起動の瞬間が増えます。 こうした瞬間は非生産的な時間です。 日次レポートを作成する場合、四半期ごとにのみ作成するレポートに比べて、開始時間はおそらくかなり短いでしょう。 それでも、レポートを準備しているときに中断された場合、毎回ほぼ同じ長さの作業を開始することになります。
たとえば、中断することなく 30 分でレポートを作成できるとします。 ただし、予定外のタスクや中断が 1 日を通して発生した場合は、数時間かかることがあります。 この大幅な遅延は、多くの場合、実際の中断によるものではなく、レポートを何度も再開するのにかかる時間によって発生します。
チャンク化を試してみるべき理由
そうですね、時にはマルチタスクが必要になることもあります。 あなたの仕事は稼働しているかもしれませんが、マルチタスクよりも優れたものは何でしょうか? チャンク化の方が良い 生産性.
チャンク化とは、絶え間ない中断に反応するのではなく、1 日をより大きな塊に分割するという概念です。 特定のタスクに多くの時間を費やすことができれば、作業を開始する時間が減り、それに応じて効率も向上します。 立ち上げの瞬間に多くの時間を費やすことがなくなるので、より多くの時間を得ることができ、より多くのことを成し遂げることができます。 おまけに、目の前の単一のタスクに集中できるようになるので、仕事の効率も上がります。
サイドバーとして、 プロジェクトマネージャー はずっと前にこのテクニックの威力を理解し、作業分解構造プロセスを通じて独自のバージョンの「チャンキング」を作成しました。
職場でチャンキングを始める方法
では、どうやってチャンク化を開始できるのでしょうか?
- 感覚を掴むまでは小さなことから始めてください。 単一のタスク、おそらく週次レポートを選択します。
- 時間がかかることがわかっている 30 分を確保してください。
- ドアを閉めるか、「天才が仕事中」などと書かれた看板を立てて、レポートだけを書くことに集中します。
- 電話は無視してください。
- メールをチェックしないでください。
- ただレポートを書くだけです。
電話、従業員会議、その他の定期的な活動でも同様のことを試みてください。 集中して一日を分割して練習すれば、数週間練習すると、より効率的になったと感じられるでしょう。
結論
マルチタスクに多くの時間を無駄にしないでください。 代わりに、自分自身をもっと高めてください 効率的 チャンク化することで生産性が向上します。 用語はぎこちないですが、コンセプトは効果的です。
アート・ペティによる更新
