ビジネスメールのエチケットルールを知る

明確で簡潔なメールのみを送信する

良い電子メール エチケットの最初のルールは、無関係な情報や無関係な事実を含む長文の電子メールを避けることです。 伝える主題にこだわり、できるだけ少ない単語を使用します。 決定が必要な場合は、決定を求めてください。 情報が必要な場合は、お問い合わせください。 誰かにアクションを起こしてほしい場合は、それを求めてください。 読者になぜ連絡を取っているのか不思議に思わせないでください。 電子メールを作成するときは、ノンフィクション作品であると考えてください。 それを謎にしないでください。

常に意味のある件名を使用する

メールの件名を空白のままにしないでください。 件名が空白の場合、電子メールがスパムとしてフラグ付けされ、宛先に届かなくなる可能性があります。 件名が空白の電子メールも、特に対象の受信者が通常、毎日多くの電子メールを受信する場合には、見落とされることがよくあります。 常に電子メールの内容を適切に反映した件名を使用してください。 これにより、受信者はメールをより効率的に分類できるようになり、メールへの迅速な応答が促進されます。

過度にフォーマットされたメールを避ける

プロフェッショナルな形式で電子メールを送信します。 背景に多色のフォントや画像を使用しないでください。 それらの装飾品は読者の注意をそらしたり、メッセージを読みにくくしたりする可能性があります。 背景画像を追加すると、電子メールのファイル サイズが肥大化する可能性があります。 そのため、接続が遅い受信者は、メッセージがダウンロードされるまでに苦痛なほど長時間待たされる可能性があります。背景画像を追加すると、メールのファイル サイズが肥大化する可能性があります。 そのため、接続が遅い受信者は、メッセージがダウンロードされるまでに苦痛なほど長時間待たされる可能性があります。

一貫した外観と雰囲気を表現するために特定の電子メールひな形を使用することが会社で要求されている場合は、それを活用してください。 会社のロゴと署名行により、メールにプロフェッショナルなイメージを反映できます。

タイムリーな返信を送信する

電子メールへのタイムリーな返信を待たせないでください。 明確で簡潔なメッセージで迅速に応答します。 回答を調査したり、さらに情報を収集したりするためにさらに時間が必要な場合は、メール送信者にいつ返信が来るかを伝えてください。

不在時返信ツールを使用する

オフィスを離れて電子メールを読むことができない場合は、電子メール システムの不在時ツールを使用して、連絡を試みる相手に自動的に応答します。 自動返信により、送信者がいつ返信を受け取ることができるかを知らせるようにしてください。

ドントクライウルフと優先度の高いフラグ

ほとんどの電子メール システムでは、電子メールに「高優先度」または「急ぎ」のフラグを付けることができます。 これをデフォルトの電子メールフラグにしないでください。 使用は慎重に行ってください。そうしないと、受信者が優先フラグを無視することになります。 本当に重要なメールを最終的に送信しても、それに値する注目は得られません。

「全員に返信」が必要かどうかを検討する

複数の送信者または受信者が含まれるすべてのメールに対して無意識に [全員に返信] ボタンをクリックしないでください。 件名を検討して、誰に返信を読んでもらうかを決めてください。 不必要に全員に返信し続けると、すぐに「ビジネススパム送信者」という評判が高まり、人々があなたのメールを完全に無視し始める可能性があります。

ビジネス用と個人用のメールアカウントを分ける

緊急の場合を除き、ビジネスメールを個人的な通信に使用しないでください。 自分のビジネスを所有している場合でも、2 つの別個の電子メール アカウントを持つことをお勧めします。 これにより、電子メールに優先順位を付け、無関係な個人的なメッセージをビジネス ネットワークから遠ざけることができます。

プロフェッショナルな電子メールアカウント名を使用する

ビジネス用電子メール アドレスの一部として自分の名前を使用します。 たとえば、[email protected] や [email protected] などです。 ニックネーム、ハンドル名、あだ名、またはあいまいな参照は避けてください。 たとえば、[email protected] や [email protected] は使用しないでください。

この返答には電子メールが最適ですか?

電子メールを唯一のコミュニケーションツールとして使用しないでください。 すべてのメッセージが電子メールに適しているわけではありません。場合によっては、短い電話や短いオフィス訪問の方がメッセージを伝えるのに効果的な方法となる場合もあります。 会ったり電話で話したりすると、やり取りに人間的な要素が入り込む可能性があり、それによってすべてがうまくいかなくなる可能性があります。 何かを説明しようとしているときと、誰かに意見を言うように説得したいときの違い アクション。

敏感で親しみやすくなる

関係や契約を終了するために電子メールを使用しないでください。 専門的なビジネス上のやり取りでは、別の連絡方法を示す署名欄を必ず含めてください。 たとえば、オフィス、ファックス、携帯電話の番号、オフィスの郵送先住所などを含めることができます。

大量の添付ファイルを電子メールで送信しないようにする

受信者がどこでどのように電子メールにアクセスするかはわかりません。 モバイル デバイスは、ユーザーにダウンロードの確認を求める前にファイルのダウンロードを開始する場合があります。 時間がかかり、受信者が支払う必要がある帯域幅を消費する可能性があります。 添付ファイルの合計サイズは 50MB 未満にしてください。

大きなファイルを送信する必要がある場合は、まず受信者に連絡し、ファイルの受信方法を尋ねます。 ファイル転送サービスを使用してファイルを送信することもできます。

メールを送る前に考えてください

最後に、「送信」ボタンを押す前に、自分が何を書いたかをよく考えてください。 メールでは送ってはいけない内容なのでしょうか？ それは個人的な性質のものであり、会社の電子メール システムを使用するのは適切ではありませんか? 怒りながらメールを書き、後で後悔する可能性のある文章を書きましたか? その場合は「削除」ボタンを押してください。