人事情報システムとは何ですか?

人事情報システム (HRIS) は、データ入力、データ追跡、 社内の人事、給与、管理、会計機能のデータ情報のニーズに対応します。 仕事。 これは、追跡したいすべてのプロセスや、有益で目的のあるデータを収集したいすべてのプロセスに役立ちます。

通常、データベースとしてパッケージ化され、何百もの企業が何らかの形式の HRIS を販売しており、各 HRIS には異なる機能があります。 社内で必要な機能に基づいて HRIS を慎重に選択してください。 HRIS がますます洗練されるにつれ、さまざまなシステムからの選択が人事部門を事実上麻痺させるほどになりました。

HRIS オプションを検討する際の重要な考慮事項

選択肢が非常に多いため、HRIS の選択はストレスの多い状況です。 会社のニーズに最適なオプションを選択するのは困難です。 各システムから提供される情報を調べていくのも困難です。

営業担当者は委託販売員であることが多く、このシステムがお客様のニーズを満たしますと口頭で説明する場合があります。 現在の顧客、オンライン ディスカッション グループ、LinkedIn、他の SHRM メンバー、Google のレビューなど、複数の情報源を使ってこの点を必ず確認してください。

これらは、HRIS を選択する際に考慮すべきその他の要素です。

就業者数

現在、会社の従業員数が数名であっても、将来的には従業員数が 2 倍、さらには 10 倍になる可能性があるため、ビジネスの成長に合わせて成長できるシステムを選択してください。

システム機能

考慮する必要があるもう 1 つの重要な要素は、多くの HRIS は自動化が必要なことの一部しか実現できないことです。 このような場合、アドオンや追加システムのコンポーネントが問題なく連携して動作することを確認する必要があります。 繰り返しますが、システムが連携して動作するという営業担当者の言葉を鵜呑みにしないでください。 調査を行って、それらが存在することを確認してください。

トレーニングとサポート

また、スタッフに対してどのような種類のトレーニングや継続的なサポートが提供されているかも確認してください。 また、購入後のトレーニングとフォローアップに関する販売コンサルタントの約束が、HRIS 購入契約に正しく記載されていることを確認する必要があります。 また、他の組織に問い合わせて、選択した会社に継続的で有益なサポートの実績があるかどうかを確認してください。 多くの人はそうではありません。

より良い HRIS の選択肢に期待される機能

通常、より優れた人事情報システム (HRIS) は、全体的に以下の機能を提供します。

全社員情報の管理：

名前、役職、住所、給与などのデータが基本的なスタートとなります。 給与および役職履歴、レポート構造、業績評価履歴、およびその他の重要な従業員情報。

会社関連の書類:

これには、次のような項目が含まれます 従業員ハンドブック、緊急避難手順、および安全ガイドライン。

福利厚生の管理:

次のような福利厚生管理が必要になります。 登録、ステータスの変更、個人情報の更新。 理想的なシステムでは、従業員が休暇追跡などの自分の情報を検索して確認できるようにすることができます。

給与計算との完全な統合:

この統合には他のものも含まれます 企業の財務ソフトウェアおよび会計システム. これらが接続されると、給与が正しいことを確認できます。 公式の給与レートと給与計算書に記載されている情報の間に断絶はありません。 システムが統合されていない場合、一方のシステムでは給与が更新され、もう一方のシステムでは給与が更新されないことが簡単に起こります。

応募者の追跡と履歴書の管理:

システムがシームレスであれば、採用担当者は採用ボタンをクリックして、そこからすべての情報を取得できます。 申請者は従業員に転送されます 物事の側面。 データ入力や事務手続きが実質的に不要になるため、時間を大幅に節約できます。

パフォーマンス開発計画:

計画を立てるだけでは十分ではなく、計画が中央システムに記録されていれば、従業員の職位を簡単に追跡することができます。 上級リーダーはレポートを実行して、従業員がどこにいるのか、個々のマネージャーが何を計画しているのかを確認できます。 将来に向けた後継者計画.

懲戒処分:

従業員が組織を去った後でも、誰が停職、降格、またはその他の否定的な措置を受けたのかを追跡することが重要です。 会社から電話がかかってきたら、 元従業員の紹介を求めます、人事部門の管理者がその人が再雇用の資格があるかどうかを調べて報告するのは簡単です。

トレーニング記録:

これは、認定やライセンスが必要な企業では特に重要です。 他の企業では、研修記録はそこまで重要ではないかもしれませんが、それでも 情報を持っていることは従業員を育成する際に役立ち、従業員が求める重要な要素であること 仕事。

要約すると、企業に最も効果的にサービスを提供する HRIS は、次の情報を追跡します。

• 出席 PTOの使用、
• 昇給や経歴など、
• 等級と保持されている役職を支払う、
• パフォーマンス開発計画,
• 受けた研修、
• 懲戒処分 受け取った、
• 従業員の個人情報、および場合によっては、
• 経営陣と主要な従業員 後継者計画,
• 将来性の高い従業員の識別、および
• 応募者の追跡、面接、選考。

適切な HRIS の利点

効果的な HRIS は、企業が従業員、元従業員、応募者に関して追跡および分析する必要があるほぼすべての情報を提供します。 会社は人事情報システムを選択し、ニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。 会社が成長軌道に乗っている場合は、会社とともに成長できるシステムを選択してください。

適切な HRIS を使用すると、人事スタッフは従業員が独自の福利厚生を更新し、変更に対応できるようになります。 人事スタッフをより戦略的な職務に解放する. さらに、従業員の管理、知識開発、キャリアの成長と開発、および平等な待遇に必要なデータの取得が促進されます。

ついに、 マネージャー 報告従業員の成功を法的、倫理的、効果的にサポートするために必要な情報にアクセスできます。 彼らは独自のレポートを作成し、継承を支援するための計画をシステムに入力できます。

人事情報システム (HRIS) は、データ入力、データ追跡、 社内の人事、給与、管理、会計機能のデータ情報のニーズに対応します。 仕事。