セミナーやビジネスイベントへの参加者数を増やす

強力なアジェンダを作成する

の 議題 参加者が参加するかどうかを決めるときに最初に注目するのは、イベントの内容です。 イベントの中心となる強力な中心テーマを選択し、ワークショップ、パネル、基調講演、その他の議題を構成して、そのテーマ内で価値のある多様なコンテンツを提供します。

議題を設定するときは、出席者と発表者の両方のニーズを考慮してください。 休憩と食事のために十分な時間を確保し、全員に参加してもらいたい大きなイベントを中心に 1 日を計画しましょう。

一度に複数のワークショップやパネルディスカッションを開催する場合は、メインスピーカーが司会を務めるイベントの間隔をあけて、全員が話を聞く機会を確保します。

物流を考慮する

たとえ最高の議題と最も興味深い基調講演者がいたとしても、準備は出席に影響を与えます。 イベントの日付、時間、場所を計画するときは、出席者と業界の両方のニーズを念頭に置いてください。

• イベントの長さはどれくらいですか? 参加者の地元はどれくらいですか? 短いイベントは、勤務日中または勤務直後に発生する可能性があります。 複数日にわたるイベントは、週末に計画する必要がある場合があります。
• あなたの業界には繁忙期やすでに確立されている人気のイベントはありますか? 参加者獲得の競争が少ない時間帯にイベントを計画しましょう。
• 出席者は旅行や宿泊が必要ですか? 宿泊施設、空港、その他の移動手段に便利な場所を選択してください。 イベントが開催される場所またはその近くで、参加者のホテル料金を割引く交渉を検討してください。
• どこでイベントを主催していますか？ ビジネスの場合は、座席、食事、駐車場について計画する必要があります。 ホテルまたはコンベンションセンターの場合は、 位置 同様のイベントを企画した経験のある方。

年次イベントまたは繰り返しのイベントを確立したい場合は、計画を立てるときに出席者のニーズに敏感に注意してください。 イベントに参加しやすくし、時間通りに開始および終了するという評判を確立します。

マーケティング手法を使用する

イベントをビジネスの他の部分と同様に扱い、 マーケティングミックス 宣伝やプロモーションに使用するため。

1. 対象ユーザーを特定します。 あなたのイベントに理想的な参加者は誰ですか? 彼らは何を気にしているのでしょうか？ 業界関係者であれば誰でも参加できますか? それとも個人的に招待した人のみが参加できますか? 同じような地位や経験を持つ個人を結び付けようとしていますか、それともキャリアのさまざまな時点での参加者を集めようとしていますか?
2. 具体的なベンチマークを確立します。 イベントはどれくらいの規模になりますか? 何人の参加者が欲しいですか？ どのような目標を達成しようとしていますか?
3. マーケティング ミックスを開発します。 対象ユーザーとイベントの目標に基づいてイベントを宣伝する計画を作成します。 オンラインまたは業界誌で公然と宣伝しますか? 検索エンジン最適化を使用して人々をイベント Web サイトに誘導しますか? 選択したゲストのリストに個人的な招待状のみを送信しますか?

関心を集める方法は、イベントの規模と範囲によって異なります。 しかし、それがどれほど規模が大きくても、ターゲットとするユーザーが誰であっても、従来のマーケティングと 営業テクニック 出席率を高めるのに役立ちます。

早めに招待する

イベントへの多くの参加者を達成するための鍵の 1 つは、早めに人々を招待し、フォローアップすることです。 招待スケジュールには次のものが含まれます。

1. 計画プロセスのできるだけ早い段階で、基調講演者またはパネル講演者を招待し、確認します。
2. 招待状を送信する前に、あなた (またはあなたのチーム) が個人的に知っているゲストにイベントについて言及してください。
3. 出席を希望する個人または組織に、紙または電子的な日付を保存したものを送信します。
4. 議題のハイライトや特別ゲストを含む紙または電子の招待状を RSVP リクエストとともに送信します。
5. 詳細な招待状を個人的なメモとともに同僚や知り合いに再度転送します。
6. イベントの 1 か月前にまだ出欠確認を送信していない招待者をフォローアップします。
7. 予定されているイベントの 1 週間前に出席者にイベント確認を送信します (出席者の数に応じて電子または電話で)。
8. イベント後は電子メールでフォローアップして、フィードバックを募ったり、参加者が興味を持ちそうな今後のイベントを発表したりします。

個人的な招待状を送信する

対象となる視聴者が誰であっても、個人的な招待状を送付することは、参加者を確保し、イベントの興奮を生み出すための貴重な方法となります。 個人的な招待状を受け取ったゲストは、たとえあなたやあなたの組織のことをまだ知らなかったとしても、「はい」と返事をする可能性が高くなります。

送る 物理的な招待状 友人、同僚、知人だけでなく、名前は分からないが出席することを期待している著名なゲストへの個人的なメモや電話も添えられます。

イベントによっては、この責任を共有することが役立つ場合があります。 イベントのゲスト リストは、多くの場合、さまざまな個人によって管理されている連絡先リストから編集されます。 招待者と最も近い関係にある個人は、自分の招待者に直接招待する必要があります。 ゲスト。

何百人もの参加者が集まる大規模なシンポジウムやコンベンションを計画している場合、全員を個人的に招待するのは現実的ではありません。 しかし、大規模なイベントを計画する場合は、個人的な招待状が数枚でも大きな効果を発揮します。 ネットワークを構築したい業界の主要企業、またはイベントの知名度を高める可能性のある業界の主要企業を特定し、電話または電子メールで連絡を取ります。

参加者をフォローアップして感謝する

多くの出席者は、追加の配布資料、プレゼンテーション スライド、推奨書籍、または発表者が参照した可能性のあるその他の資料を受け取ることに感謝しています。 フォローアップは、その情報を共有し、参加者に感謝のメッセージを送り、将来計画している追加イベントの宣伝を開始する絶好の機会です。

フォローアップの電子メールや郵送は、オンライン アンケート、郵送フォーム、または電子メールのコメントを通じてイベントに関するフィードバックを求めるのに最適な機会でもあります。 例えば：

• 出席者は、プレゼンテーションや基調講演で取り上げられた内容が期待と一致していると感じましたか?
• このイベントはネットワーキングや学習のための貴重な機会を提供しましたか?
• イベントはゲストの期待に応えられましたか?
• どこに改善の余地がありましたか?
• 参加者は、このイベントから得られた最も重要な点は何だと思いましたか?
• 彼らは将来同様のイベントに参加するでしょうか？

この種のフィードバックは、イベントのどこが成功し、どこが失敗したかを理解するのに役立ち、将来の会議やカンファレンスの計画プロセスを改善することができます。