新しい取り組みを開始するとき、プロジェクト範囲の文書はチーム全体にとって重要な情報です。 これは、顧客に提供される最終製品、いつ、どのようなコストで提供されるかを定義します。
基本的に、この文書は作業の境界を定義し、各チーム メンバーと顧客全員がプロジェクトに伴う内容を理解できるようにします。 同様に重要なのは、彼らがそれが何をするのかを理解していることです ない 伴う。
メリット
プロジェクト スコープ ステートメントは、チームのすべてのメンバーおよびプロジェクトの顧客と共有されると、プロジェクト管理に不可欠な部分になります。 その利点としては次のようなものが挙げられます。
- プロジェクトに期待される機能、品質、タイミングについての関係者全員の共通理解
- プロジェクトの他の関係者とコミュニケーションをとり、サポートと参加を得る手段
- 顧客のニーズを満たすために必要な作業にチームの労力を集中させるためのツール
さらに、元の範囲の境界を超える変更が提案された場合、その記述が修正の見積りと提案の基礎となります。 変更がすべての利害関係者に受け入れられた場合は、範囲ステートメントを改訂できます。
はじめる
プロジェクト マネージャーは、プロジェクト イニシアチブから必要な成果物を理解し、説明するために、チーム メンバー、顧客、エグゼクティブ スポンサー、その他の主要な関係者からの意見を求める必要があります。 これはしばしば成果物と呼ばれます。
成果物の説明には、プロジェクトのコストまたは許容可能なコスト範囲を含める必要があります。 また、含まれる主要な機能と提供の期間も定義されます。
顧客、プロジェクト マネージャー、プロジェクト チーム、およびエグゼクティブ スポンサーが同意すると、 プロジェクトステートメントへの変更は、慎重に管理され文書化された変更を使用して行う必要があります プロセス。
連鎖的な影響
スコープステートメントまたは文書が合意されると、チームの各部門はそれを基礎として、関連する作業、タイミング、およびコストを独自に見積もります。 範囲の記述が正確で正確であればあるほど、作業チームが正確な見積もりとリソース要件を作成する可能性が高くなります。
除外は重要な場合があります
プロジェクト範囲ドキュメントに、成果物から除外される特定の項目がリストされることは珍しいことではありません。 たとえば、住宅を建設するための請負業者の範囲文書には、環境に配慮した以下の事項が規定されている場合があります。 許可は所有者が取得するものであり、建築請負業者の責任ではありません。 家。
何が間違っているのでしょうか?
明確さの欠如は、プロジェクトのストレスと失敗の一般的な原因です。 範囲が曖昧またはあいまいな文書では、多くの問題が議論の余地があり、情報に基づいた判断が下されないままになっています。 これらは、プロジェクトの機能、品質、タイミング、コストに影響を与える可能性があります。
避けるべきもう 1 つの落とし穴は、「スコープ クリープ」として知られています。 範囲の記述があいまいな場合、顧客は当初の計画の意図や境界を超えた要求をする誘惑にかられます。
スコープの調整
スコープを頻繁に変更するとプロジェクトの完了が遅れ、多額の費用が追加される可能性がありますが、場合によっては必要かつ合理的です。 プロジェクト マネージャーは、要求された変更を特定し、すべてを改訂する「変更管理」プロセスに依存しています。 対応する時間、コスト、作業負荷の見積もりを作成し、状況を考慮して新たなリスクがないかプロジェクトを再評価します。 変化。
プロジェクト マネージャーとエグゼクティブ スポンサーは通常、状況を完全に分析した場合にのみ、スコープの変更に関する最終決定を下します。 変更は意思決定ログに文書化され、より大規模なプロジェクト チームに伝達されます。
