ビジネスを始めたばかりのときは、所得税などの事業経費を控除するために集めた領収書を保管しておくとよいでしょう。 帳簿付けをするときには、ビジネスの領収書をすべて机の引き出しに詰め込むのではなく、より優れたシステムが必要です。 もちろん、整理されていない大量のレシートを発見すると、大混乱が生じる可能性があります。
ビジネスの領収書を整理しておくことは、ビジネスオーナーが財務諸表の準備とともにビジネスの進捗状況を監視するのに役立ちます。 また、収入源の特定、支出の追跡、納税申告書の準備にも役立ちます。
より良いシステム
長年にわたり、優れたサービスを開発することが重要です ファイリングシステム 領収書用。 たとえば、これには次のようなファイリング システムが含まれる場合があります。 データ入力が簡単になります 日付またはカテゴリで特定のレシートを検索する必要がある場合は、特定のレシートを取得できます。
ビジネスの領収書を整理する一例として、「2017 年 11 月の領収書」のように、月と年ごとにラベルを付けた一連のファイル フォルダーを保管することが挙げられます。 最新の 2 つのファイル フォルダーを机の上に置くことができるため、さまざまなラウンドで領収書を集めるときに、それらを正しい月次フォルダーに簡単に入れることができます。
その後、月次データ入力を行うときに、適切な月次ファイル フォルダーを取得し、所得税分類に基づいてビジネスの領収書を山に分類できます。 たとえば、すべてのソフトウェアの領収書をまとめて、すべての食費と交際費の領収書をまとめて、すべての自動車関連経費の領収書をまとめてペーパークリップに留めることができます。 データの入力が完了したら、その月のレシート フォルダーをファイル キャビネットの引き出しの適切な場所に置きます。
あなたが経費の領収書をたくさん持っているビジネスパーソンであれば、上記で概説したのと同じシステムを簡単に変更して、より頻繁な入力を行うことができます。
コピーまたはデジタル画像を作成する
最近のほとんどの現代社会と同様に、「ペーパーレス オフィス」への移行を試みている場合は、経費領収書をスキャンし、他のデジタル会計情報とともに保存できます。 新しいクラウドベースの会計ソフトウェア アプリケーションの一部には、携帯電話で経費領収書のスナップを撮ってその場で記録できるモバイル アプリが備わっています。
カナダでビジネスを行う場合は、経費領収書の紙のコピーまたはデジタル画像が必要です。 一般的に 判読できる場合に限り、カナダ歳入庁 (CRA) に受け入れられます。 そうでない場合、CRA は監査または日常的な文書要求の際に、原本の紙文書の閲覧を要求する場合があります。 したがって、原本は常に所定の期間、平均して 6 年間保管する必要があります。
納税時の負担を軽減
経費の領収書を提出する前に時間をかけて整理したことの成果は、事業の所得税申告書を作成することで得られます。 まず、事業関連の所得税控除の証拠となるすべての領収書が手元にあることになります。 もう 1 つは、領収書を事業経費のカテゴリごとに分類済みであるということは、関連するすべての領収書を意味します。 各カテゴリーの領収書を合計する準備ができているので、所得税申告書の記入を迅速かつ簡単に行うことができます。 簡単。
注: カナダで個人事業主またはパートナーシップを経営している場合、事業経費は T1 個人所得税申告書の一部である T2125 フォームに入力されます。 カナダで法人として事業を運営している場合は、T2 法人税申告書で事業経費を請求します。
所得税が申告されるとき
現在、非常に多くの所得税申告書がオンラインで提出されるため、所得税を申告する際に経費の領収書を送付することは一般的ではなくなり、またその必要もなくなりました。 代わりに、その納税年度に関連するすべての領収書を、「2019 年納税領収書」など、年ごとにラベルが付けられた 1 つのフォルダーに入れ、そのフォルダーをデジタルまたは物理的にファイリング キャビネットに追加します。
カナダ歳入庁、IRS と紛争が生じた場合、または監査を受けた場合、領収書は重要な証拠となります。
