イベントの予算のバランスをとることは、プランナーが直面する大きな課題の 1 つであり、ほとんどのお金の問題の根源は、最初の話し合いの段階にまで遡ることができます。 利用可能な財源の量に基づいてイベントの設計を始めることが常に最善であり、その逆は当てはまりません。 予算を検討するのにほんの数分を費やすだけで、お金を節約したり予算を適切に割り当てたりできるだけでなく、高価な変数を排除することで時間を大幅に節約できます。
イベント企画費概要
関数のステージングに関係するすべてのコンポーネントについて考えると、経費はさまざまなソースから発生する可能性があります。 最も明白なものはケータリングと会場のレンタル費用ですが、リストはそこからさらに増えます。 重要なのは、1 つの支出カテゴリでも見落とすと、1 人あたりの支出に悲惨な影響を与える可能性があるということです。
クライアントに質問する
として イベントプランナー, あなたの役割は、イベントの調整と財務管理の両方について専門家による支援を提供することです。 クライアントは完璧を夢見ており、それが財政的に何が可能なのかについての判断を曇らせてしまう可能性があることに留意してください。 予算と期待の間のギャップを埋める時期は、最初から来ています。 多くの場合、それは正しいことを尋ねるのと同じくらい簡単です 質問 最初の打ち合わせで予算案を作成します。
基本的なイベント予算を立てる
イベントのビジョンと必要な資金の見積もりができたら、いよいよ予算を立てます。 ここで重要なステップは、イベントの予算は「検討中の草案」であり、詳細が明らかになると変更される可能性があることをクライアントに伝えることです。 出席者の変動に伴うコストや手数料を経験しているクライアントはほとんどいないため、資金不足を避けるために 10% の緩衝ゾーンを構築することが最善であることを覚えておいてください。
イベントプランナーの料金を計算する
もちろん、あなたのものを組み込む必要があります 企画料 これは一部の人にとってはデリケートな問題になる可能性があります。 イベント プランナーは、定額料金からパーセント手数料まで、サービスの料金を請求する方法がいくつかあります。 最終的には、双方が同意できる媒体を見つけることがすべてです。 料金体系が契約書に文書化されていることを確認し、予算のすべての草案に経費として含めてください。
イベントコストの削減
予算が無制限のイベントに取り組むことはほとんどありません。 おそらく、計画プロセスの中で、コスト削減に関する決定を下す必要がある時点に到達するでしょう。 経験豊富なイベント プランナーがクライアントをサポートする上で真価を発揮できるのはここです。 目標は、どのオプションがゲストに最も大きな印象を与えるかを特定することです。 たとえば、グルメなデザートを維持するには目玉商品への支出を減らすべきでしょうか? 場合によっては、プランナーが費用を精査し、ゲストが決して気づかない部分の再交渉や削減を行うこともあります。
音響と映像の支出をコントロールする
照明と音響設備はイベントの演出に大きな影響を与えますが、予算にも大きな影響を与える傾向があります。 プロジェクター、インターネット アクセス、ビデオ サービスなどの他の AV 費用を考慮に入れると、このカテゴリが予算内で最大の金額の 1 つになるまでに時間はかかりません。
オンラインで低コストのマーケティング オプションを見つける
マーケティング費用も、すぐに結果が出ないと急激に増加する可能性があります。 もちろん、問題は、効果的にマーケティングを行わないと、イベントの費用を賄うのに十分な参加者が得られないということです。 このため、今後のイベントに関する最初の情報を広めるために、できるだけ多くの無料または低コストのオプションを利用することが合理的です。
