複雑なビジネス要件が定義されると、企業は要件を満たすベンダーを見つける準備が整います。 の最初のステップ ベンダーを見つける 提案依頼書（RFP）を作成して送信することです。 RFP 文書には、ビジネス要件のあらゆる側面と、企業が潜在的な企業に求めるものを詳細に含める必要があります。 ベンダー RFP で指定された要件を満たすため。 ベンダーは RFP で指定された要件の理解に基づいて入札を行い、競合入札は次のようになります。 を評価して、優勝ベンダーの選択、またはその後プレゼンテーションを行うベンダーの最終リストを作成します。 会社。
提案依頼書の定義
RFP 文書は、顧客のビジネス要件を満たすベンダーを獲得するために非常に重要です。 要件があいまい、要件が欠落している、または不合理であるなど、文書に欠陥がある場合 ベンダーの要件を満たさない場合、RFP プロセスにより入札が不完全になるか、場合によっては入札が行われないことになります。 全然。 ベンダーは、受け取ったすべての RFP に入札を提出する必要はありません。また、たとえ RFP 要件を満たすことができたとしても、要件をタイムリーに提供する能力がない可能性があります。 後者は、顧客が、その分野のリーダーではあるものの、顧客のニーズを満たす手段や能力を持たない小規模ベンダーに RFP を送信する場合によく見られます。
すべての RFP は、定義された要件と顧客の特定のニーズに基づいて異なります。 同じ企業内であっても、RFP 文書は主な要件に応じて焦点が異なる場合があります。 RFP によっては、価格に重点を置く場合もあれば、納期や必要な品目の品質要件に重点を置く場合もあります。
RFP 文書の具体的な特徴
RFP 文書には必須の機能がいくつかあります。 たとえば、各 RFP には、 お客様 すべての潜在的なサプライヤーが入札を提出することを要求します。 その日付以降に入札が提出された場合、その入札は破棄されます。 ベンダーが期限までに入札を提出できない場合、これは組織に問題があり、配送に問題がある可能性があることを示している可能性があります。
ただし、顧客はベンダーに入札を提出するのに十分な時間を与えなければなりません。 要件が特に複雑な場合、ベンダーは対応チームを編成して要件を理解できる領域に細分化し、入札を組み立てる必要がある場合があります。 RFP で定義されたタイムラインが短すぎる場合、応答が急がれ、ベンダーはプロジェクトの複雑さを完全に理解するのではなく、推測してしまう可能性があります。 これは、不正確な入札と無駄な RFP プロセスにつながります。
RFP 文書には、ベンダーが RFP で指定された要件に関して追加の質問がある場合のプロセスを示す必要があります。 ベンダーが顧客に電話をかけることは、あるベンダーに追加情報を与えられてしまう可能性があるため、許可されるべきではありません。 競争上の優位性. 各ベンダーの代表者がクライアントに向けての質問を聞いたりできるように、電話会議を手配するのが最善です。 これにより、入札プロセスの公平性が確保されます。
RFP 文書では、ベンダーの RFP 応答の形式も明確に指定する必要があります。 これが明確に定義されていない場合、異なる形式の応答が送信されるため、ベンダーの入札を比較することができなくなります。 応答形式では、参考資料、履歴書など、各セクションでベンダーに要求される内容を特定する必要があります。 潜在的なチームメンバーの数、ベンダーが要件を理解した文書、および 価格設定。 各ベンダーが正しい応答形式に従っている場合、入札の比較が容易になります。
