ビジネス電話を転送する際の基本的なマナー

通話を転送する必要がある理由を説明する

人々は多くのことを許せますが、職場での無礼はその中にはありません。 通話を転送する必要がある理由を発信者に丁寧に説明します。 発信者が間違った部門に連絡したか、正しい部門の間違った内線番号に連絡した可能性があります。

電話を転送するもう 1 つの理由としては、質問に答えられるのが別の部門だけであるか、発信者が求めている決定を下すのに十分な権限がないことが考えられます。 いずれにせよ、発信者が単にお金を無駄にしていると思われないように、通話を転送する必要がある理由を正確に理解してください。

まず自分の情報を提供してください

通話が切れた場合に備えて、発信者には必ず名前と内線番号を伝えてください。 あなたが彼らの状況を個人的に懸念していることが彼らに伝わります。 また、発信者が電話を切られ、別の会社の担当者に状況を説明して最初からやり直す必要があるという事態も避けたいと考えています。

また、発信者に転送先の担当者名または部門名を伝え、その内線番号も伝える必要があります。 どのようなビジネスに携わっていても、誰もが優れた顧客サービスをビジネスにしています。

転送を開始する許可を求める

電話をかけてきた相手と信頼関係を築いたら、 発信者に許可を求める 転送を開始します。 このリクエストにより、発信者は他の質問をしたり、その他の懸念事項を表明したりする機会も与えられます。 また、発信者に「時間があれば折り返し電話する」と伝えることもできます。 時間.

発信者が転送を希望しない場合があります。 もしそうなら、その理由を調べてください。 次に、移管によりできるだけ早く支援が受けられることを説明します。 また、次の担当者にこれまでの通話に関するすべての情報を伝えること、また自分の状況を再度説明する必要がないことも説明します。

答えを待ちます

他の電話の呼び出し音が聞こえたらすぐに、やみくもに通話を転送しないでください。 相手が応答し、通話が転送される理由を説明するまで待ちます。 このステップにより、次の従業員に電話の準備をする機会が与えられ、電話をかけてきた人が自分の状況や問題を再度説明する必要がなくなります。

紹介をする

発信者に戻り、名前および/または転送先の部門をアナウンスします。 電話を切る前に、発信者の辛抱強さに感謝し、何か他にできることがないか尋ねてください。 発信者の転送先の名前または姓を使用していただけると助かります。 それはあなたが確立した個人的なつながりを強化し、さらに電話をかけてきた人がよく世話されているという感覚を生み出します。

転送を完了する

発信者を他の人または部門に接続して、転送を完了します。 電話を切るかヘッドセットを取り外して、必ず接続を終了してください。 電話システムは複雑になる可能性があるため、特に大企業では、通話から完全に切断されていることを確認する必要があります。 この仕事に慣れていない場合は、実際に通話を転送する前に、同僚と数回試してみる価値があります。

通話の終了方法

理由はいくつかありますが、 通話を終了する 発信者と会話ができたら。 ただし、理由が何であれ、どれほど正当であっても、専門的な方法で関与を解除する必要があります。 通話を切る最も一般的な理由は、長々と話してくる人、つまり時間を浪費しすぎて仕事の邪魔をする人に遭遇したことです。

あまり一般的ではないもう 1 つの理由は、発信者が暴言、脅迫、または下品な言葉を使用していることです。 残念ながら、アンガーマネジメントに問題がある人は、見知らぬ人、特にサービス業やサービス職に就いている人に対して敵意をぶつけられると感じています。 法的影響を回避するために、この種の状況に対処する方法については、会社のポリシーと手順を確認してください。 そして、後で後悔するかもしれないことを言うよりも、アドバイスを求めている間、発信者を保留にする方が常に良いことを覚えておいてください。