ホテル経営者が常に出会いや出会いを見つける方法を探していることは周知の事実です。 イベントプランナー 会議、インセンティブ旅行、カンファレンス、展示会のためのホテルやその他の会場を選択できる人。
多くのホテルは、次のようなオンラインのホテル RFP (提案依頼書) サイトに依存しています。 Conventionplanit.com そして セイバーホテルrfp.com 会議および会議サービスの機能を促進するため。 また、独自のオンライン RFP フォームも開発しました。
プランナーの多くは、ホテルの RFP をサードパーティの検索エンジン経由で送信することに消極的で、ホテルの入札リクエストをホテルやカンファレンス センターに直接送信することを好みます。
ホテルのRFPの情報
Convention Industry Council は、RFP の準備を支援する便利な Event Accepted Practices Exchange (APEX) ツールを作成しました。
ホテルの RFP の基本要素には次のものが含まれる必要があります。
- 依頼者の基本的な連絡先情報（名前、役職、組織、住所、電話番号、電子メールなど）
- イベントの日付 (少なくとも 2 つの異なるオプションを指定してください)
- 必要な部屋ブロック（日付と客室数）
- 会議室のリクエスト（日付、部屋のサイズ、数）
- 食べ物と飲み物の要件
- アクセシビリティ要件
- 発送と受け取りの要件
- その他の関連情報
RFPツールの活用
加えて グローバル ビジネス トラベル アソシエーション (GBTA) は、ホテルのイベント プランナーが検討できる広範な RFP ツールを会員に提供します。 GBTA ホテルの RFP には次の要素が含まれます。
- ホテル施設概要のご案内
- RFP リクエスタの概要情報
- 客室契約内容
- ホテルの会議スペースの合計のサイズ
- 会議室の総数
- ホテル最大のボールルームまたは会議室のサイズ
- 最大のボールルームまたは会議室の天井の高さ
- 常設の役員室の利用可能性
- 役員室の収容人数
- 専用展示スペースの有無
- 展示スペースの広さ
- エリアコンベンションセンターまでの距離
- コンベンションセンターの名前
- 飲食料品に対する税率
- 宴会サービス料の割合
- 宴会サービス料の税金について
- 社内のオーディオビジュアル (A/V) サービスの利用可能性
- 社内 A/V サービスの割引ポリシー
- 外部の A/V ベンダーを使用する機能
- 無線高速インターネットを備えた会議室の数
- ビデオ会議が可能な会議室の数
- 自社の A/V ベンダーの使用料
- 利用可能な支払い方法
- ミーティングパッケージ料金
さらに、ホテルの営業担当者とイベントの種類を共有すると、会議の目的を把握できるため役立ちます。
ホテルとの提携に関する良いニュースは、ほとんどのホテルが同様のイベントの開催に関してかなりの経験を積んでいるはずであるということです。 一緒に行動すれば、優秀な営業マネージャーやケータリングマネージャーが、課題を解決するための方法について詳細を共有できるようになります。 目標。
