中小企業のための優れたオフィス管理

無秩序や混乱はイライラするものですが、それ以上にビジネスに悪影響を及ぼします。 次のように考えてください。混乱が増大すると、利益は減少します。 答え？ 事務所運営が上手い。 優れたオフィス管理の 7 つの原則を適用し始めると、優れたオフィス管理が生み出す違いと、どれだけ多くのビジネスができるかに驚かれるでしょう。

1. ルーチンの確立

ルーチンタスクにはルーチン手順が必要です。 整理整頓を保つ そして物事をスムーズに進めてください。 事務処理や事務システムを処理するためのルーチンを設定します。

オフィス システム (デスクトップ、ラップトップ、ファイル サーバーなど) 複合機、およびモバイル デバイスには、管理手順と緊急手順の両方が必要です。 システムがクラッシュしたとき、または コンピューター関連の機器が故障した, 優れたオフィス管理では、オフィスの全員が誰に電話をかけるべきか、何をすべきか、何をしてはいけないのかを知っている必要があります。

2. 責任の定義

優れたオフィス管理は、誰が何の責任を負うのかを従業員が理解しているかどうかにかかっています。 責任感のある人は、物事をやり遂げることが多いです。

たとえば、次の場合はどうなるでしょうか。 購入 あなたの中小企業はいつでも誰によって行われたのですか？ 必要なときにプリンター用紙を見つけることができますか? 一人の担当者がすべての機器と消耗品の注文を担当することで問題が解決され、物事がスムーズに進みます。 持っている 従業員 指定された人に物品のリクエストを電子メールで送信するか、手書きのリストを目立つ場所に掲示し、人々が必要なものを追加できるようにします。

コンピュータシステム管理も同様です。 コンピュータ システムのセキュリティと、アカウント、パスワード、ソフトウェアなどの管理を担当する担当者を 1 人置く必要があります。 使用する クラウドベースのシステム オフィス アプリケーション、会計ソフトウェア、データ ストレージ向けのソリューションは中小企業にとって理想的なソリューションですが、それでも ユーザーの追加/削除、権限の割り当てなどの管理タスクを実行するには、信頼できる人を割り当てる必要があります。 等 オフィスをスムーズに運営するために。

3. 記録の維持

記録の保管 これらの記録をアクセス可能かつ最新の状態に保つ必要性を考慮しない限り、優れたオフィス管理の最も簡単な部分のように思えます。 それをオフィスのルーチンにしましょう。 を取得すると、 新しい顧客 たとえば、クライアントを連絡先データベースに入力するのにかかる時間はわずかです。 電話で彼と話した後、記録を更新するのにほんの少し時間がかかります。

4. スペースの活用

オフィス内を散歩してみましょう。 それはスペース管理の一例でしょうか、それともスペース管理の誤りでしょうか? 障害物を迂回したり、何かにつまずく危険を冒さなければなりませんか? 机に座ったとき、実際にそこで快適に仕事ができるでしょうか？ 最も必要なものが最も手近にあるように、物事は論理的に配置されていますか?

オフィスにはプリンタースタンドに至るまで、たくさんのものが詰め込まれています ファイルキャビネットに. オフィスを適切に管理するには、オフィス内のすべてのものを最大限の効率と最大限の安全性を確保できるように配置する必要があります。 オフィス設計の基本に従って、オフィス空間の電力、照明、換気のニーズを満たし、より安全で働きやすい空間にしましょう。

5. 退屈な作業のスケジュールを立てる

やりたくないことを後回しにするのは簡単すぎますし、ほとんどのビジネスマンは次のようなタスクを楽しみません。 ファイリング、発送と受け取り、または簿記。 残念ながら、オフィスはキッチンと同様、雑用がなければうまく機能しません。

午前か午後をとって、営業電話をかけたり、優先度の低い電子メールでの問い合わせに返信したり、ソーシャルメディアに投稿したり、会計の状況を把握したり、記録を更新したりすることに時間を費やしてください。 これを何週間も続けて行えば、オフィス管理の良い習慣になるでしょう。

6. 委任とアウトソーシング

完璧な世界では、誰もが自分にできる時間があることだけを行うでしょう。 世界は完璧ではないので、多くの人が時間や才能がないことをうまくやっています。

委任とアウトソーシングにより、中小企業のオフィス管理が改善され、自由に自分の才能に集中できるようになり、収益が向上します。 パートタイムまたは仮想アシスタントは、オフィスや管理タスクの多くを処理できる場合があります。

7. 計画の優先順位付け

多くの中小企業経営者は、行動と反応に日々を費やし、なぜ空回りしているように見えるのか疑問に思っています。 事業計画は良好なオフィス管理の重要な要素であり、通常のオフィス管理ルーチンの一部である必要があります。

成功している中小企業の経営者は毎週事業計画に時間を費やしており、多くは目標設定と成長のためのツールとして毎日の事業計画セッションを使用しています。 スタッフがいる場合は、公式または非公式に関わらず、そのスタッフを事業計画に参加させてください。