小規模イベントでは、会場、アクティビティ、交流の機会に関して、より柔軟な対応が可能です。 結局のところ、より小規模なグループのニーズに対応する方が簡単です。 もちろん、一日をうまく進めたいなら、プランナーは創造性を発揮する必要があります。 重要な詳細のチェックリストは、イベントの流れを助け、次回より効果的に機能するものについての貴重な洞察を与えます。
基本から始める
最良のアイデアはしっかりした基盤から始まるため、先のことを考えすぎる前にイベントの枠組みを設定することが重要です。 日付、時間、旅程などは、複雑な詳細に進む前に完了する必要があります。 日付や必要な通話を追跡するために使用される多くの無料アプリやプログラムを必ず活用してください。
適切な会場を選択してください
少人数のグループ向けの部屋を見つけるのは簡単になりますが、収容人数の基準は厳しくなります。 イベントの参加者が 50 人から 100 人に拡大した場合、会場の収容人数によっては、より大きな部屋に移動しなければならない場合があります。 一般的に、いざというときは規模を小さくするほうが簡単なので、最大の出席者数の予測に対応できる部屋を購入し、予算に影響を与えない限り必要に応じて規模を縮小しましょう。
マーケティング戦略を計画する
「無料イベント」を主催する場合でも、それを次のような方法で提示する必要があります。 登録を誘う. 人々は、その行事に出席することでどのようなメリットがあるのか、また、招待状や招待状の言葉遣いについて知りたがっています。 マーケティング資料 彼らが現れるかどうかに大きな影響を与える可能性があります。 あなたのイベントはあなたにとって刺激的に聞こえるかもしれませんが、本当の課題は他の人も同様に興奮させることです。
1人あたりの予算
小規模なイベントの欠点の 1 つは、ホテルや宿泊施設の費用がかかるため、通常、1 人あたりの費用が高くなるということです。 ケータリング 数量が増えると価格が下がります。 問題をさらに複雑にしているのは、小規模なイベントの参加者数が 20% 減少すると、グループの料金設定ステータスに影響を与える可能性があることです。 それを念頭に置いて、あなたがしたいのは、 予算コスト 予想出席者数の最低値を下回る一人あたり。 これを正確に実行すると、予想を超えて追加する人ごとに利益率が実際に増加します。
自分の強みを活かす
少人数のグループでは、組織的なディスカッションを行う機会が増えるため、旅程を計画する際にこれを活用してください。 一日中「話しかけられる」のはあまり楽しいことではありません。そのため、多くの小規模イベントではグループ セッションや分科会のオプションが提供されています。 グループプロジェクトであっても、適切な状況下では統合することができます。 出席者を対話に参加させる方法を考えてください。これにより、各プレゼンテーションの定着率が向上します。
Q&Aセッションとフィードバックフォームを含める
次のイベントの計画を立てる最善の方法は、現在のイベントからのフィードバックに耳を傾けることです。 各セグメントの最後には、質問のための時間を十分に残してください。 会話を始めるために、スタッフからの質問を演出することもできます。 フィードバック フォームは情報パケットに含めるのが簡単ですが、提出方法を必ず出席者に指示してください。
イベント後のネットワーキングの機会を追加する
優れたネットワーキング機能は、参加者全員に多大な価値をもたらします。 参加者間の対話を効果的に促進できれば、その日が終わるまでに全員がお互いについて少しは知っているはずです。 このような行事では食べ物を用意しておくと常に役に立ちます。また、イベント当日の前に参加者を募集することもできます。 よく言われるように、群衆ほど人が集まるものはないので、イベント後のすべての行事を積極的に宣伝しましょう。
小規模なイベントは誰にとっても豊かで価値のある経験になる可能性がありますが、聴衆を念頭に置いて毎分計画を立てる必要があります。 嬉しいことに、ゲストが何を望んでいるのかを正確に理解できるようになるため、毎回作業が楽になります。
