一般的なボイスメール応答は、仕事中に電話に出られない場合に発信者に応答するものです。 これは毎日の挨拶であり、休暇中の不在メッセージや休暇中の特別なメッセージなどの一時的な挨拶を設定していない限り、デフォルトとして使用されます。 この一般的なボイスメール応答メッセージは、社外から発信される外部通話と、社内の別の内線番号から発信される内部通話の両方に対して再生されます。
発信者がこのメッセージをいつ聞くかわからないため、この挨拶は短く、専門的かつ一般的なものにするのが最善です。 ここでは、適切なボイスメールの挨拶を録音するために使用できるヒントとアイデアをいくつか紹介します。
ボイスメールの応答メッセージを録音するためのヒント
このメッセージを録音するときは、はっきりと話し、メッセージを簡潔にする必要があります。 必ず正確に記入してください 名前またはメールアドレス 発信者に書面によるフォローアップを依頼する場合。
また、周囲の騒音が最小限に抑えられる時間と場所で挨拶を録音することも必要です。 そうすれば、屋外のゴミ収集車や隣での騒々しい会議など、自分の声がかき消されたり、発信者の気を散らしたりすることなく、あなたの声はクリアになり、メッセージは理解しやすくなります。
最も重要なことは、録音を何度も練習し、洗練されていてプロフェッショナルであると満足するまで各試行を聞くことです。
折り返し電話をかける日付や時間帯は避けてください。結局のところ、発信者にいつメッセージが聞こえるかを知る方法がありません。
一般的なボイスメール グリーティングの例
ここでは、次のような挨拶のアイデアをいくつか紹介します。 厳密に事務的な あまり堅苦しくない挨拶に。
- こんにちは、ジム・スミスに到着しました。 残念ながら、現在お電話に出ることができませんが、できるだけ早く折り返したいと思います。 ビープ音が鳴った後、メッセージを残してください。
- こんにちは、ジム・スミスです。 ただいま電話に出ることができませんが、お名前と電話番号をメッセージに残していただければ、できるだけ早く折り返しお電話させていただきます。
- ジム・スミスに到達しました。 現在お電話に出ることはできませんが、発信音の後に遠慮なくメッセージを残してください。 できるだけ早く折り返しお電話させていただきます。 早急にサポートが必要な場合は、私のアシスタント、スーザン ジョーンズ（内線 6338）までお電話ください。 お電話頂きありがとうございます。 さようなら。
- 運用テクノロジーのジム・スミスに到達しました。 残念ながら、現在お電話に出ることができませんが、お名前と電話番号を添えてメッセージを残していただければ、できるだけ早く折り返しご連絡させていただきます。 [email protected] まで電子メールでご連絡いただくこともできます。 お電話頂きありがとうございます。
- こんにちは、ジム・スミスに到着しました。 現在電話に出ることができませんが、できるだけ早く折り返しお電話させていただきます。 最近のご注文に関する場合は、弊社までお電話ください。 顧客サービス 担当部署、1-800-555-1212。 月曜日から金曜日の午前 8 時から午後 5 時まで利用できます。 東部時間。 または、XYZ.com で当社の Web サイトにログインすることもできます。 それ以外の場合は、ビープ音の後にメッセージを残してください。
- お電話頂きありがとうございます。 ジム・スミスのオフィスに到着しました。 私は現在別のクライアントと話しているか、席を離れています。 緊急の場合は、年中無休 24 時間対応の留守番サービス 1-800-555-1212 までお電話ください。 それ以外の場合は、トーンの後に詳細なメッセージを残してください。対応可能なときに折り返しお電話いたします。 ありがとう。
- こんにちは、XYZ 部門の Jim Smith に連絡しました。 現在不在ですが、ご連絡先をメッセージに残していただければ、営業日の終わりまでに必ずご連絡させていただきます。 営業時間外や週末に連絡があり、すぐにサポートが必要な場合は、コールセンター (1-800-555-1212) までご連絡ください。 すてきな一日を。
企業文化や個人の性格に合わせてこれらのオプションを微調整してカスタマイズしますが、これらの基本から大きく逸脱しないように注意してください。
聞き手の注意を引く
線の外側に色を塗ることは、特にフォーマルな企業環境で働いている場合には、誰にでも適しているわけではありません。 しかし、営業のような明るい職業に就いている場合や、科学財団のような控えめな立場にある場合でも、創造性を発揮することを恐れないでください。 誰かの注意を引くために. たとえば、「地球に上から下まで穴を開けてジャンプしたら、 「一番下に到達するまでにどのくらい時間がかかりますか?」 発信者に、正しく応答すれば (42 分) コールバックの一番上に到達することを伝えます。 リスト。
モチベーションを高めるスピーカーとして生計を立てている場合は、モチベーションを高める引用でメッセージを終えることができます。 どちらの場合も、締めくくりの挨拶は簡潔かつプロフェッショナルなものにしてください。
