あなたが 企業イベントプランナー または管理者、 イベント企画の基本 強力な組織力、コミュニケーション力、文書化スキルが求められます。 経験のレベルに関係なく、ホスピタリティ愛好家であっても、少しの創造性と十分な組織力があれば、素晴らしいビジネス イベントを開催することができます。 しかし、イベントの計画に関しては、特に複数のイベントを抱えている多忙なイベント プランナーにとって、整理整頓はほとんどの人が思っている以上に大きな障害となることがあります。
イベントプランナーが組織を維持する方法
ほとんどのイベント プランナーにとって、組織化は成功への鍵の 1 つです。 組織スキルを習得するとストレスが軽減されるだけでなく、イベントとしての創造性も向上します。 プランナーを使用すると、全体像を把握し、固定観念にとらわれずに考えることができ、物事をしっかりと把握できるようになります。 詳細。 ここでは、成功しているイベント プランナーが計画を立て続ける方法をいくつか紹介します。
イベントバインダーの作成
イベントやイベント計画のバインダーを作成することは、おそらくセミナー、会議、社内トレーニングなどの計画を整理する最も効率的な方法です。 幹部会議、およびあらゆる種類のイベント。 多くのイベント プランナーがより電子的かつデジタル的な組織ツールに移行していますが、物理的なバインダーは最も重要なイベントやプログラムの詳細を記載する場所として機能します。 特定の文書、メモ、その他の詳細のハードコピーを保管しておくと、イベント期間中の救世主となる可能性があります。
理想的には、各イベントやプログラムには独自のバインダーがあるべきです。 イベントの複雑さに応じて、バインダーには次のようないくつかのセクションを含めることができます。
- 旅程/議題
- 主な連絡先
- 出席者
- コミュニケーション
- 契約
- 宴会イベントのご注文
- エンターテインメント
- 宿泊施設一覧
- 到着/出発
- 活動内容
- ギフト
- 予算
- その他
イベントを計画し、バインダーを定期的に更新すれば、準備にあまり時間が与えられない場合でも、社内の同僚やクライアントと簡単に情報を共有できます。
イベント計画ソフトウェアまたはオンライン文書ストレージを利用する
イベントバインダーには、各イベントの最も重要な詳細をすべてハードコピーで含める必要がありますが、 残りの参考メモ、アイデア、通信も整理して保管する必要があります。 一緒に。 現在、多くのイベント プランナーがイベント計画および管理ソフトウェアを使用していますが、さらに多くのイベント プランナーが、整理整頓のためにオンライン ファイル ストレージ オプションに注目しています。
Google ドライブや Dropbox などのオンライン ツールは、スプレッドシートから請求書まで、あらゆる種類の電子ドキュメントを整理した場所を提供します。 これらのツールを使用すると、ドキュメントをオンライン ファイルやフォルダにアップロード、保存、整理し、どこからでも簡単にアクセスできます。 ノートパソコン、スマートフォン、タブレットでドキュメントを開くことができます。 これらのファイルを電子メールに添付したり、ドキュメントを同僚、ベンダー、クライアントと簡単に共有したりすることもできます。 常に外出しているイベント プランナーにとって、完璧な整理ソリューションとなります。
組織の最終利益
結局のところ、書類、メモ、通信をどのように整理するかはあなた次第です。 各イベント プランナーは、自分とそのイベントに適した異なるシステムを持っています。 最も重要な要素は常に、情報へのアクセシビリティと準備である必要があります。 したがって、どのようなシステムを使用する場合でも、探している情報を迅速かつ簡単に見つけられるようにしてください。
