効果的かつ効率的にメールを書く方法

まず、メッセージと受信者を考慮します

メールはキーボードを指で叩くのではなく、頭の中で書き始める必要があります。 メールを効果的に書くためには、まず次のことを考慮してください。 なぜ 書いていますか。 どのような対応を希望しますか? どのようなメッセージを伝えたいですか? 情報を要求したり、仕事に応募したり、求人情報を問い合わせたりする場合は、受信者によるアクションの要求が明確であることを確認してください。

次に、受け取る側の視点を考えてみましょう。 彼らが行動を起こしたり、あなたのメッセージを理解したりするには、どのような情報が必要ですか? 必要な（ただし過度ではない）背景情報を提供します。 また、この特定の受信者に対する適切なエチケットも念頭に置いてください。 OMG や LOL などの絵文字や略語は、求人応募やほとんどのビジネスメールには適切ではありません。

説明的なメールの件名を書く

メールを書くときは、件名に「こんにちは」や「在宅勤務の仕事」などのあいまいなことを書いたり、空白のままにしたりしないでください。 この種の件名を持つ電子メールは、受信者のスパム ボックスに入れられるか、単に無視される可能性が高くなります。 求人に応募する場合は、件名に役職名を入力してください。 同僚宛ての電子メールの場合は、件名をメッセージの目的を要約した短いフレーズにします。

わかりやすい件名を書くことのもう 1 つの利点は、後で検索する必要がある場合に受信トレイで見つけやすくなることです。 ただし、「質問」のようなメール行があるものは役に立ちません。

相手にきちんと挨拶する

受信者の名前は知っていても、個人的には知らない場合は、 挨拶 タイトルを使用するなど。 親愛なるブルネリさん。 (「Mrs.」または「Miss」のどちらが適切かわからない場合は、女性には「Ms.」を使用してください。) 性別が不明な場合は、単純に姓名を使用してください (例: Dear Chris Smith)。 相手の名前がわからない場合は、挨拶なしでメールを始めるか、簡単な挨拶を使用します。 こんにちは、こんにちは、親愛なるマネージャーなど。

メールの宛先が同僚や知人である場合は、直接または電話で使用する名前を使用してください。

正しい文法と句読点を使用する

電子メールでは正しい文法を使用することが非常に重要です。 意識的または無意識的に、読者は送信者の文法上の誤りを罰します。

• ランオンセンテンス - メールを書くときは、ピリオドを省略しないでください。 この小さな間が、読者に言葉の意味を理解する時間を与えます。 短い文では、このような小さな休止をより多く行うことができます。 技術的には連続した文ではない場合でも、長い文を分割します。
• カンマ - カンマが少なすぎたり多すぎたりすると、混乱を招く可能性があります。 カンマの正しい使い方を学びましょう。
• 主語と動詞の一致 - この種の間違いを含む文章は、優れたコミュニケーションスキルを持つ候補者を求める雇用主にとって危険信号です。 主語と動詞の一致に関するルールを確認します。

スペルと大文字の使用をチェックする

スペルチェッカーを使用しますが、それに依存しないでください。 スペル チェッカーは、「the」の代わりに「they」を、または「their」の代わりに「there」を検出しません。この種のエラーは不注意を示しています。 「あなた」を表す「u」や「しかし」を表す「tho」などのテキスト メッセージの略語は使用しないでください。

正しい大文字を使用してください。 ほとんどの人は文頭や固有名詞を大文字にすることを知っていますが、電子メールでは大文字にすることができません。 Shift キーを押すのに、ほんの少しの余分な時間を費やすことを気にしないことを示してください。 一方で、大文字が多すぎると、読者の注意をそらす可能性があります。 すべて大文字でフレーズを書くこと（多くの人はこれを対面で叫ぶのと同じだと解釈します）を避けてください。 強調のためだけに、文の先頭にない単語の最初の文字を大文字にすること、または適切ではない単語の最初の文字を大文字にすること 名詞。

電子メールで単純な書式設定を使用する

電子メール プログラムはすべて表示が異なることに注意してください。 あなたの画面では完璧に揃って見えるものが、他の人の画面では一緒に動作する可能性があります。 このため、履歴書やカバーレターなど、高度にフォーマットされたワープロ文書を電子メールに貼り付けることは避けてください。 プレーンテキスト形式で書かれた文書を使用してください。

段落は短くしましょう。 ピリオドと同様、段落の区切りは読者の目を休ませます。 携帯電話で電子メールを読んでいる人には、短い段落が役立ちます。 ただし、段落に関する基本的なルールには必ず従うようにしてください。

簡潔にする

要点を覆い隠すような蛇行したメールは保留され、最終的には忘れ去られます。 さらに悪いことに、誤解される可能性もあります。 目的を明確にして、 簡潔な言葉を使う.

• 冗長さを排除する - 能動態動詞を使って書きます。 「ジャックがフォームを送ってくれました」は能動詞を使用しています。 「フォームはジャックから私に送られました」は受動的です。 受動態では使用する単語が少し増えるだけですが、単語が増えます。 それ以上に、読者は頭の中でアイデアを再構成する必要があります。
• 要点に固執する - 無関係な情報やアイデアを追加したいという誘惑に抵抗してください。 これらを別のメール用に保存します。
• 箇条書きを使用する - これらにより、読者は視覚的な手がかりを使用して重要なことを理解できるようになります。 ただし、箇条書きがどのように表示されるかわからない場合は、アスタリスクまたはハイフンを使用して箇条書きを作成してください。

電子メールに適切に署名する

電子メールのデフォルトが 標準署名、送信する特定の電子メールに適切であることを確認してください。 政治的声明や子供の名前と年齢を含む署名は個人的な電子メールには問題ありませんが、仕事の場合はあまり個人的な署名を使用しません。 あなたの仕事や雇用主によっては、メールの署名を引用符でカスタマイズすることもできます。 議論の余地のないものを選択してください。 仕事について問い合わせる場合は、引用符や余計な個人化をせずに、署名を使用して適切な連絡先情報を提供してください。

送信ボタンを押す前に再読/再考してください

送信ボタンを押す前に、スペルと句読点の誤りがないか確認してください。 求人応募用のメールでエラーを見つけた場合は、修正して、送信を押す前にもう一度読み直してください。 ただし、内容については再読してください。 メールが長い場合は、より簡潔にする方法を考えてください。 また、あなたのメールが物議を醸している場合、または怒りを込めて書かれた場合は、送信せずに保存をクリックしてください。 数時間または 1 日後にもう一度アクセスして、まだ送信するかどうかを確認してください。

メールを送信する前にやるべきことがたくさんあるように聞こえるかもしれませんが、効果的なメールを送信し、より効率的にメールを整理していれば、実際には時間が減るのではなく、より多くの時間が使えることに気づくでしょう。