中小企業にとって、高性能の会計ソフトウェア プログラムを使用して取引を迅速に処理することは役立ちますが、間違いを修正するためにお金を払うことは避けたいものです。 よくある会計上の間違いの種類を理解することは、間違いを修正するためにお金を払う必要がある場合と、最初から正しく修正する場合に違いを生む可能性があります。 ビジネスオーナーが犯す 8 つの一般的な会計上の間違いと、それらを修正する方法についての提案を次に示します。
過去の期間の取引を誤って記録してしまう
会計年度の「帳簿を閉じた」後は、戻って会計年度を変更するべきではありません。 それでも、QuickBooks などの一部の会計アプリケーションでは、前期間の財務をロックできないため、注意しないと前期間に今年のエントリを転記できます。 他の会計ソフトウェア プログラムでは、前期の財務をロックするようにソフトウェアを設定していない場合、この間違いを犯す可能性があります。
前期間の貸借対照表に変更がないか確認する
過去の期間に取引を記録している場合は、貸借対照表が変更されます。 したがって、前期の貸借対照表をチェックして、最後に帳簿を締めてから貸借対照表が変更されていないことを確認できます。 変更されている場合は、調査する必要があります。
資産または負債の残高が正しくない
資産勘定には借方残高が必要ですが、負債勘定には貸方残高が必要です。 これらの貸借対照表勘定科目の残高が正しくない最も一般的な原因は、誤った勘定科目への入力の転記、勘定科目の誤分類、および調整入力の重複です。
貸借対照表に誤りがないか確認してください
貸借対照表をチェックして、資産と負債の残高が正しいことを確認してください。 残高が正しくないアカウントがある場合は、そのアカウントの詳細を表示して、エラーの原因となったエントリを見つけることができます。 このチェックは少なくとも毎月実行する必要があります。
収益または支出のバランスが正しくない
収益勘定には貸方残高が必要ですが、費用勘定には借方残高が必要です。 このエラーの原因には、間違ったアカウントにエントリを投稿したり、アカウントを誤って分類したりすることが考えられます。 調整項目の重複。貸借対照表の残高が不正確になるのと同じ理由です。 アカウント。
損益計算書に誤りがないか確認してください
損益計算書をチェックして、収益と支出の残高が正しいことを確認します。 残高が正しくないアカウントがある場合は、そのアカウントの詳細を表示して、エラーの原因となったエントリを見つけることができます。 このチェックは少なくとも毎月実行する必要があります。
経費の誤分類
小規模企業の会計システムでは、入力を迅速かつ簡単に転記できるため、時間を節約できます。 情報を入力するときに、間違った経費勘定科目や経費の説明を選択してしまう可能性があります。 経費の誤分類は、会計システムがビジネスで起こっていることを適切に反映していない可能性があることを意味するだけでなく、財務報告と税務報告が正確でない場合に大きな問題を引き起こす可能性があります。
経費明細書を定期的に確認する
データが妥当であることを確認するために、経費を定期的にスキャンする人を割り当てます。 たとえば、食費がリース費用勘定科目に記録されている場合、通常、仕訳の説明により目立つことになります。 支出が誤って分類される可能性があることを示すもう 1 つの兆候は、説明のつかない予算と実際の差異です。
必要なときに助けを求めない
数ドルを節約するために数時間を費やす人々を指す「ペニー・ワイズ・ドル・プア」という表現を聞いたことがあるでしょう。 自分の仕事はビジネスを運営することだと認識する必要があります。 請負業者が建築し、塗装業者が塗装し、不動産業者が販売します。 会計記録の詳細を調べたり、犯した間違いを修正する方法を調査したりするのに何時間も費やす価値がない場合があります。
会計の専門家に頼る
可能であれば、会計問題以外の問題に対処することで支出よりも多くの利益を得ることができる場合は、問題を専門の会計士または簿記担当者にアウトソーシングすることを検討する必要があります。
領収書を保存しない
あなたはすべての支出を会計記録に熱心に記録しました。 あなたの経費明細書は、誤りや脱落のない芸術作品です。 次に、IRS から尋ねられます。 領収書がなければ経費明細書は役に立ちません。
領収書を保管しておいてください
領収書を保存するか、すべての領収書をスキャンしたコピーを作成します。
バックアップのスケジュールに失敗する
多くの中小企業は会計作業をソフトウェアに依存していますが、システムのクラッシュやエラーは考慮されていません。 たった 1 つの問題でファイルが消去されてしまう可能性があります。
定期的なバックアップのスケジュールを設定する
クラウド ストレージまたはこのタスク用に確保された特定のサーバーを使用して、毎週の自動バックアップをスケジュールします。
スタッフのトレーニングを行っていない
ソフトウェアがどれほど強力であっても、効果を発揮するにはスタッフのトレーニングが必要です。 不適切なトレーニングを受けたスタッフが誤って記録を破壊し、経費と利益のシートをすべて破棄してしまう可能性があります。
定期的なトレーニングを実施する
オンボーディング プロセスでは、包括的なトレーニング セッションを開催し、四半期ごとに更新を行って、すべてのスタッフが情報を正確に入力して実行できるようにします。
