あなたが私が知っているほとんどの人たちと同じなら、立て続けの会議で 1 日を費やすことを考えると恐ろしい気分になるかもしれません。 会議は退屈な場合があり、多くの場合不必要であり、間違いなく他の（より重要な）仕事に時間がかかります。 しかし、会議は正しく計画されていれば、非常に効率的で生産的なものになります。 ここでは、効果的な会議を計画するための簡単な手順をいくつか紹介します。
本当に会議が必要かどうかを判断する
まず、会議を計画することが本当に必要かどうかを判断します。 私たちは、情報を共有したり議論したりするには、正式な会議が最良の方法であると考えることがよくあります。 しかし、ニュースを電子メールや電話会議、あるいは数人をオフィスに集めて 15 分間会議するだけで伝えられるのであれば、おそらく正式な会議を完全にスキップするのが得策でしょう。
本当にそこにいる必要がある人だけを招待する
会議に招待されて、途中でなぜそこにいるのかと疑問に思ったことはありませんか? 出席する必要のない会議に招待して時間を無駄にしないでください。 それでは効果的な会議にはなりません。 予算に関する質問に答えるために、会計担当者が会議に出席する必要がありますか? 次に、そのタスクに適した経理担当者を 1 人招待します。
同僚や上司に会議で話し合われた内容を知らせる必要がある場合、実際の会議に招待する必要はありません。 会議の概要を作成し、後で送信するだけです。 彼らは時間の節約に感謝するでしょうし、あなたは情報を書面に残しておくので、彼らは議論について十分に知らされているという確信を得ることができます。
会議リマインダーを送信する
日常生活は忙しく、予定されたアクティビティですぐにカレンダーが埋まってしまいます。 会議の 2 日前にフォローアップ会議のリマインダーを送信します。 参加すると答えた人は、まだ参加できるかどうか、または予定が変更されてスケジュールを変更する必要があるかどうかを確認できます。
議題を用意する
効果的な会議を計画するには、まず何を議論するかを決める必要があります。 会議の目的は何ですか? 何を達成しようとしていますか? 事前に会議の議題を作成し、出席者に配布します。 開始時間を指定し、取り上げるトピックの短いリストを含めます。 長くて詳細すぎる議題で自分の会議を泥沼化させないでください。 特定の分野についての報告を担当する個人を名前で示します。
これは参加者にとって重要であるだけでなく、あなたにとっても重要であることを忘れないでください。 議題を設定すると、話題から逸れにくくなります。
期待について明確にする
初めて会議の通知を送信するときは、その目的と期待について明確にしてください。 会議はプレゼンテーションを中心に展開しますか? 出席者はメモを取る必要がありますか? それとも、これは全員がアイデアや提案を提出することが期待されるブレーンストーミング セッションですか?
一部の企業文化では、従業員は参加する必要がなく、話を聞いて自分のワークスペースに戻るだけです。 他の企業では社員が自由に参加しています。 今日の共同作業の職場では、意見を交換したりアイデアを共有したりすることが歓迎されるだけでなく、それが会議全体の目的となることもよくあります。
自分の期待を設定するときは、出席者に目を通してもらいたい必要な読み物や資料を送信する良い機会でもあります。 そうすれば、会議に臨むときに準備が整い、驚くことがなくなります。
時間どおりに開始
時間どおりに開始することは、ロジスティクスと生産性の両方の観点から非常に重要です。 あなたが通常、時間通りに会議に出席する人なら、人がぞろぞろと部屋に入ってくる中で物事が進まないときにどれだけイライラするか理解できるでしょう。 必然的に起こることは、今後、これらの会議が時間どおりに開始されないことを誰もが知っているため、 みんな 遅れて現れ始めます。 会議を担当してください。 指定された開始時間に速やかに開始します。 ドアを閉めて始めましょう。 遅れをとった人は、到着が遅れていることをすぐに理解し、その間違いは 1 回だけにしてください。 さらに、全員が仕事に戻らなければならないため、勤務日全体を中断することは望ましくありません。
短くシンプルにしてください
ほとんどの会議は 1 時間予定されていますが、多くの場合、それより短い時間で十分です。 割り当てられる時間が多すぎると、時間が無駄になります。 人々は会議が終わった後も長居したり、特定の議題項目に長時間を費やしすぎたりします。 会議は短く要点を絞ったものにしましょう。
話題から離れない
議題だけでは会議を効率的に進めることはできません。 議題を守り、議論が脱線しないようにしましょう。 本題から外れた質問には、別の会議の議題であるか、非公開で扱うことを伝えてください。 目的全体が他の会話よりも後回しになった、暴走した会議を好む人はいません。
小規模な会議を会議室の外で開催する
同じ馴染みの会議室に同じテーブルを囲んで座っているということは、ただそれだけのことであり、あまりにも馴染みすぎているのです。 従業員が交流し、創造的に考え、活発に議論できるようにするには、標準的な会議室の外で会議を行うことを検討してください。
会場と天候が許せば、屋外のテーブルで会うことを検討してください。 大きな会議テーブルと回転椅子の代わりに、ソファと小さなテーブルのある共有エリアに集まるようにしてください。
別のアプローチをとることを恐れないでください
会議へのアプローチがうまくいかない場合は、コースを変えることを恐れないでください。 たとえば、ブレインストーミング セッションの結果、会話がほとんどなく静かな部屋になった場合は、方向を変えてください。 柔軟に対応し、会議全体の進行状況に注意を払いましょう。
テクノロジーを使用する
テクノロジーを活用して参加者の関心を維持する計画を立てます。 今日のデジタル世界では、ほとんどの人が、聞いた言葉を裏付けるためにグラフィックやビデオを見ることに慣れています。 会議を計画する際には、その考え方に訴え、視聴覚映像を取り入れてください。
大画面に投影されたコンピュータと対話を促進する Smart Board プレゼンテーションは、標準的な長い PowerPoint プレゼンテーションからの歓迎すべき変化です。
テクノロジーに関する 1 つのポイント — 最初に必ずテストしてください。 ラップトップが動作しない、または必要なときに視覚補助を実行できないために慌てることは最も避けてください。 テクノロジーが得意ではない場合は、会議の前に他の人に予習をしてもらいます。 事前に少し準備作業をしておけば、確実に時間を節約し、予定通りに進めることができます。
会議の概要を送信する
会議後 1 日以内に、議論された内容の簡単な要約を送信します。 出席者全員、会議に参加できなかった人、その他連絡が必要な人全員に電子メールでフォローアップすることをお勧めします。 また、アクション項目も含めて、各項目の責任者と期限を指定します。
