管理アシスタントの面接の質問と回答

何かの面接をしているとき、管理アシスタントの仕事, 面接官は、あなたの資格がそのポジションにどの程度関連しているのか、そしてあなたが会社や部門にどのように適合するのかを知りたがります。

この仕事には管理スキルと対人スキルの両方が必要となるため、採用担当者はよく次のことについて尋ねます。あなたがそのポジションに適任となる特定の属性と、定量化が難しい対人スキル。

面接の準備

準備方法の 1 つは、職務内容を分析して、そのポジションで重点を置いている特定のスキルセットがあるかどうかを把握することです。

たとえば、旅行の計画、プロジェクトの調整、日々の会議のスケジュール設定、個人的な支援などに重点を置いていますか?

職務特有の面接の質問に答えるときは、自分の最も関連性の高い経験を必ず強調してください。

求人情報に記載されているスキルのリストを作成し、他にも当てはまると思われるスキルを自由に追加してください。次に、自分自身の管理および事務スキルを検討し、自分の資格をその仕事に適合させてください。

これは、特定の立場に最も適切な方法で回答を調整するのに役立ちます。

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今すぐ視聴: 管理職に関する 4 つのよくある質問に答える方法

面接に対処するためのヒント

議論は、コミュニケーション能力、組織力、適時性など、対人関係のソフトスキルを超えたものになる可能性があることに注意することが重要です。難しいスキルについても話す準備ができている必要があります。

ソフトウェアプログラムについて話し合う準備をする

管理アシスタントのポジションの多くは特定のソフトウェアを頻繁に使用する必要があるため、場合によってはこれまでに取り組んできたさまざまなプログラム、これらのプログラムをどのように使用したか、および自分のレベルについて話し合う専門知識。

私はテクノロジーを使用することと、新しいプログラムについて学ぶことが大好きです。また、システムの使用にあまり詳しくない同僚に教えるのも得意です。 Kent Associates での最後の仕事では、私がサポートしていた専門家チームのプロジェクト管理システムをレビューするボランティアをしました。上司が私の推薦を承認し、プロジェクトを追跡し、ウェブプラットフォーム上で情報を共有するのに役立つウェブベースのシステム Asana を導入しました。

私はオフィスで PowerPoint スライドの頼りになる人物で、営業担当者がプレゼンテーションで顧客を驚かせるのを手伝うことを楽しんでいます。私は Excel の上級ユーザーでもあり、プロジェクト提案のための予算予測を準備するための複雑なマクロを作成しています。

管理ツールとプロセスの使いこなしを例証する具体的な逸話を提供すると、回答はより印象的になります。

管理プロセスについて話し合う準備を整える

以前の役職でのワークフローや管理プロセスについて話し合う準備をしておく必要があります。管理の専門家として、あなたが組織的で詳細志向であることに疑いの余地はありません。面接官は知りたいと思うでしょう どうやって これらの特質は、日常のワークフローで発揮されます。

組織力と細部への配慮は私の最も強みの一つです。私は、複雑なプロジェクトに秩序をもたらすことができる状況で成功してきました。たとえば、私は以前、クライアント向けのプロモーションイベントを企画する 8 人の専門家をサポートしました。各プロジェクトの目標と進捗状況を追跡するためのテンプレートを開発し、共有ドライブに設定しました関係するスタッフ全員がチームのプロジェクトに関する進捗状況を追跡できるようにするため、イベント。

アルフレッドグループで働いていたとき、私は処理に必要な手順を概説した手順書を作成しました。融資申請書をオンラインにアップロードして、すべての融資担当者が同じ手順を踏めるようにしました。手順。

常に前向きな対応をする

面接中は自分の態度に気をつけてください。笑顔で面接官とアイコンタクトを保ち、熱意を持って（それでも落ち着いて自信を持って）声色で話してください。

管理アシスタントは、担当する個人と非常に緊密に連携することが多いため、常に前向きで、プロフェッショナルで、礼儀正しくあることが不可欠です。

面接官に、あなたと一緒に仕事をするのは楽しい経験になるだろうということを疑いなく思ってもらいたいでしょう。

私は代理店のフロントデスクとして働いていましたが、現在のクライアントと将来のクライアントの両方にポジティブな第一印象を与えることが重要でした。私は生来「できる」人間であり、レビューでは私の顧客サービス志向を定期的に賞賛されています。

同社は顧客とのやり取り後にアンケートを行っており、親切で感じが良く、プロフェッショナルなスタッフとして私の名前が常に浮上しています。私の上司は、顧客がオフィスに電話してサポートを求めるとき、どれほど頻繁に私を求めてくるかについてコメントしました。