Asmeniniai asistentai yra panašūs į vadovų padėjėjai arba biuro padėjėjai, nes visi atlieka įprastas administracinio pobūdžio užduotis, kad kam nors kitam to nereikėtų. Tikėtina, kad pareigos apims tikrinimą arba atsakymą į telefono skambučius, laiškus ir el. laiškus, tvarkaraščių tvarkymą ir pastabų rašymą susitikimuose.
Skirtumas nuo asmeninių asistentų yra tas, kad jie padeda tik vienam asmeniui, taip pat gali padėti atlikti asmenines užduotis, pvz., apsipirkti ar planuoti socialinius užsiėmimus.
Kai kurie žmonės paveda projektinius darbus savo asistentams arba jiems nesant, jų asistentai juos pavaduoja.
Asmeninių asistentų darbo reikalavimai
Nors asmeniniams asistentams nėra nustatytas minimalus išsilavinimas, verslo ar administracinio darbo patirtis padeda. Kai kuriais atvejais gali būti svarbi ir antroji ar trečioji kalba. Apskritai jūsų įgūdžiai yra svarbesni už jūsų išsilavinimą. Kai kurių iš šių būtinų įgūdžių aptarimas gali padėti nuspręsti, ar tokio tipo darbas jums tinka.
Čia pateikiamas asmeninio asistento įgūdžių, skirtų gyvenimo aprašymams, motyvaciniams laiškams, darbo paraiškoms ir pokalbiams, sąrašas. Reikalingi įgūdžiai skirsis priklausomai nuo darbo, į kurį pretenduojate, todėl taip pat peržiūrėkite mūsų sąrašą įgūdžių, išvardytų pagal darbą ir pagal įgūdžių tipą. Peržiūrėkite šiuos sąrašus ir sužinokite, ar naudojote šiuos įgūdžius ankstesnėse darbovietėse, ar įgijote juos mokydamiesi.
Užsirašykite, kada ir kaip naudojote ar lavinote šiuos įgūdžius. Tada pridėkite juos prie savo gyvenimo aprašymo ir motyvacinio laiško arba laikykite po ranka pildydami darbo prašymus. Žmonės, kurie tikrina programas, dažnai ieško pagrindinių įgūdžių. Suderinkite savo įgūdžius su komandiruotais, kaip reikalaujama darbui. Tada įsitikinkite, kad jie paminėti jūsų motyvaciniame laiške ir nurodyti jūsų gyvenimo aprašyme.
Taip pat turėtumėte parengti interviu atsakymus apie tai, kaip naudojote savo įgūdžius eidamas ankstesnes pareigas. Turėkite pavyzdį, kaip išsprendėte problemą darbo vietoje naudodami vieną ar kelis iš šių įgūdžių. Parodykite, kaip savo įgūdžių panaudojimas prisidėjo prie projekto sėkmės.
Būtinų įgūdžių pavyzdžiai
Šis sąrašas nėra baigtinis, tačiau jame yra keletas svarbiausių, geidžiamiausių asmeninių asistentų įgūdžių.
Organizavimas ir laiko valdymas
Kaip asmeniniam asistentui, didžioji jūsų darbo dalis bus organizuoti ir laikytis grafiko. Todėl jūs pats turite būti gerai organizuotas. Laimei, organizacinių įgūdžių galima išmokti. Yra specialių metodų, kuriuos galite pritaikyti, kad jūsų laikas būtų efektyvesnis ir kitaip jūsų bei vadovo gyvenimas būtų tvarkingas.
Rašytinė ir žodinė komunikacija
Turėsite suprasti ir vykdyti instrukcijas, o informaciją perduoti aiškiai ir sąžiningai. Priklausomai nuo jūsų pareigų detalių, jums taip pat gali tekti priimti klientus, atsakyti į korespondenciją arba kurti ataskaitas ir pristatymus. Visos šios užduotys reikalauja aukščiausio lygio bendravimo įgūdžių, įskaitant kalbėjimą ir rašymą, klausymą ir skaitymą.
Tikslumas ir dėmesys detalėms
Dėmesys detalėms yra esminis dalykas norint išlaikyti tvarką ir gerai bendrauti.
Neaiškumas ar netikslumas geriausiu atveju sukuria neefektyvumą, taip pat gali sukelti rimtų klaidų arba atstumti jūsų vadovo kolegas.
Atitinkamos programinės įrangos išmanymas
Programinė įranga, kurią turėsite tvarkyti, gali skirtis, bet greičiausiai bus teksto apdorojimas, skaičiuoklės, duomenų bazės, kalendoriai, leidyba staliniams kompiuteriams ir „PowerPoint“ ar kažkas panašaus. Galimybė teikti bent minimalią techninę pagalbą yra privalumas. Jums gali tekti įvertinti kelias skirtingas programas ir programas, kad pasirinktumėte, kurios yra geriausios priemonės jūsų vadovo tikslams pasiekti. Visada jūsų darbas yra palengvinti ir supaprastinti vadovo darbą, o tam gali prireikti daugybės problemų sprendimo užkulisiuose.
Taktiškumas ir diskrecija
Kaip asmeninis asistentas dažnai susidursite su neskelbtina medžiaga, nuo komercinių paslapčių iki labai asmeniškos informacijos, kurią turėsite laikyti konfidencialia.
Susijęs įgūdis yra taktiškumas, gebėjimas švelniai arba visai nereaguoti į informaciją, kuri kitiems žmonėms gali būti sudėtinga ar gėdinga. Kitaip tariant, jūs turite būti saugus asmuo, kad jūsų vadovas būtų pažeidžiamas. Juk tik jūs žinosite, kiek pagalbos jiems reikia.
Susijęs: Geriausios CV rašymo paslaugos.
Įgūdžių sąrašas
Administraciniai įgūdžiai
Šie įgūdžiai dažnai yra asmeninio asistento pareigybės aprašymo dalis arba yra pridėtinės vertės įgūdžiai. Jūsų darbdaviui gali prireikti žmogaus, kuris už ją galėtų atlikti šias užduotis.
- Administracinis
- Paskyrimai
- Susirašinėjimas
- Pavedimai
- Renginiai
- Renginio planavimas
- Padavimas
- Įgyvendinimo procedūros
- Tvarkaraščių laikymasis
- Susitikimai
- Biuro valdymas
- Projektų valdymas
- Tyrimas
- Planavimas
- Diktanto priėmimas
- Žinučių priėmimas
- Užsirašinėti
- Kelionės organizavimo detalės
- Kelionių planavimas
Bendravimo įgūdžiai
Kaip asmeninis asistentas, visi komunikacijos aspektai yra svarbūs darbui. Būkite pasirengę parodyti savo patirtį ar mokymus.
- Atsiliepti telefonu
- Bendravimas
- El. paštas
- Sveikiname lankytojus
- Užklausų tvarkymas
- Tinklo kūrimas
- Neverbalinė komunikacija
- Atrankos skambučiai
- Žodinis bendravimas
- Rašytiniai pranešimai
Finansiniai įgūdžiai
Ar turite patirties ar išsilavinimo šioms užduotims atlikti?
- Apskaita
- Biudžeto sudarymas
- Pirkimas
- Tiekimas
- Apsipirkimas
Technologiniai įgūdžiai
Ar galite naudoti įvairias platformas ir įrenginius bei atlikti pagrindinius trikčių šalinimo veiksmus?
- Kompiuteris (PC, Mac, planšetinis kompiuteris)
- Duomenų bazių valdymas
- Microsoft Office
- Pristatymo paruošimas
- Ataskaitos
- Tekstų apdorojimas
Asmeniniai meistriškumo įgūdžiai
Šie įgūdžiai dažnai yra jūsų asmenybės dalis. Parodykite, kaip juos panaudojote ir kūrėte.
- Konfidencialumas
- Diplomatiškas
- Diskretiškumas
- Lankstumas
- Tarpasmeninis
- Daugiafunkcinis darbas
- Organizacija
- Teigiamas požiūris
- Problemų sprendimas
- Profesionalus elgesys
- Motyvuotas
- Komandos žaidėjas
- Laiko planavimas
- Dirbti Savarankiškai
Jei šių įgūdžių nenaudojote ankstesniame darbe, pažiūrėkite, kaip juos išsiugdėte dirbdami savanoriškus ar neapmokamus darbus arba naudokite juos asmeniniame gyvenime. Ar naudojate šiuos įgūdžius kaip tikėjimo bendruomenės dalį ar mokinių projekte mokykloje? Ar lavinote įgūdžius sportuodami komandoje ar individualiai? Ši patirtis taip pat gali būti vertinga ir padėti tapti geresniu kandidatu į šią poziciją.
Šiame pavyzdiniame gyvenimo aprašyme, skirtame asmeniniam asistentui, atkreipkite dėmesį į tai, kaip kai kurie iš aukščiau paminėtų įgūdžių yra įtraukti į tekstą, ypač „pagrindines kvalifikacijas“.
Asmeninio asistento gyvenimo aprašymo pavyzdys
Tai yra asmeninio asistento pareigų gyvenimo aprašymo pavyzdys. Atsisiųskite gyvenimo aprašymo šabloną (suderinamas su „Google“ dokumentais ir „Word Online“) arba daugiau pavyzdžių rasite toliau.
Asmeninio asistento gyvenimo aprašymo pavyzdys (tekstinė versija)
Carly pareiškėjas
999 Main Street
Niujorkas 10003
(123) 555-1234
[email protected]
KARJEROS TIKSLAS
Į detales orientuotas ir gerai organizuotas asmeninis asistentas, puikiai išmanantis teikti sklandžią pagalbą C lygio vadovams, taip pat dirbantis savarankiškai administravimo, susitikimų ir kelionių planavimo, apsipirkimo ir renginių planavimo pareigos be vargo ir efektyviai ieško asmeninio asistento pareigų su aukščiausia firma.
PAGRINDINĖS KVALIFIKACIJOS
- Sugeba apdoroti jautrius duomenis ir tvarkyti visą korespondenciją bei diktantą be kompromisų sąžiningai ir konfidencialiai.
- Galiu lengvai užmegzti ryšį su klientais, pardavėjais ir projekto suinteresuotosiomis šalimis tiek asmeniškai, tiek raštu.
- Geba panaudoti buhalterinį išsilavinimą, kad tiksliai subalansuotų buhalterijas ir atliktų biudžeto sudarymo bei pirkimo funkcijas.
- Visada išlaiko pozityvų ir visiškai profesionalų elgesį, geba įkvėpti kitų pasitikėjimą ir įsitraukimą.
PROFESINĖ PATIRTIS
GLENGARRY INCORPORATED, Kolumbija, MO
Asmeninis prezidento padėjėjas, 2016 m. rugsėjis – dabar
Teikti visapusišką administracinę ir asmeninę pagalbą boutique finansinių konsultacijų įmonės įkūrėjui, kurios atsakomybės sritis apima diktantą, susirašinėjimą, biuro valdymą, ryšius su pardavėjais, susitikimų planavimą, kelionių koordinavimą ir renginių planavimą funkcijas.
- Suplanuota visa informacija apie labai sėkmingus ryšių su klientais renginius, įskaitant golfo ir teniso kurortų savaitgalius, seminarus apie finansų planavimą ir banketus su akcininkais.
- Įsigyti ir užtikrinti ekonomiškai efektyvūs kelionių ir pramogų pardavėjai, kurie sumažina kelionių išlaidas 15%.
- Naudojo „Adobe Creative Suite“, kad sukurtų vizualiai patrauklias naujas rinkodaros brošiūras ir mėnesinį informacinį biuletenį.
IŠSILAVINIMAS
Verslo administravimo bakalauras (Nepilnametis: Buhalterinė apskaita) 2016 m.; GPA 3.9
Misūrio universitetas, Kolumbija, MO
Dekano sąrašas; Baigė Summa cum Laude
Techniniai įgūdžiai: „Microsoft Office Suite“, „QuickBooks“ ir „Adobe Creative Suite“. Laisvai kalba ispanu kalba.
