Jūs ką tik buvote paskirti atsakingam už naują svarbų projektą. Akivaizdu, kad jūsų viršininkas siūlo šią galimybę kaip pasitikėjimą jūsų įgūdžiais. Ir nors esate susijaudinęs, tai pirmas kartas, kai esate atsakingas už visą projektą.
Pradėti pirmą kartą yra sudėtinga. Tačiau yra būdų, kurie padės sušlapti kojas. Projektų valdymas peraugo į procesą su apibrėžtais etapais ir žingsniais, siekiant nukreipti naujus projekto valdymo specialistus sėkmingo projekto link.
5 projekto proceso etapai:
- Iniciavimas: projektas inicijuojamas, kai nustatomas poreikis keisti
- Planavimas: projekto darbų planavimas
- Vykdymas: darbų atlikimas
- Valdymas ir kontrolė: visas darbas, kurį atliekate projekto metu, kad galėtumėte stebėti pažangą
- Uždarymas: projekto užbaigimas ir pristatymas bei komandos atidėjimas
Šie žingsniai yra vienodi kiekvienam projektui. Ir atminkite, kad esate projekto vadovas, o ne priekinės linijos vadovas. Jūsų darbas yra valdyti projektą, o ne žmones.
Pagrindiniai žingsniai projekto naujokui:
Iniciacijos etape sukuriamas projektas ir sudaroma chartija, įgaliojanti būti programos vadovu bei sukuriama ataskaitų teikimo grandinė. Planavimo etape jūs:
Apibrėžkite taikymo sritį
Pirmas ir svarbiausias bet kurio projekto žingsnis yra projekto apimties apibrėžimas. Ką tu turėtum nuveikti ar sukurti? Koks projekto tikslas? Taip pat svarbu apibrėžti, kas neįtraukta į jūsų projekto apimtį. Jei iš savo viršininko negaunate pakankamai apibrėžimų, patys išsiaiškinkite taikymo sritį ir nusiųskite atgal į viršų patvirtinti.
Nors šis pavyzdys šiek tiek neatitinka verslo temos, mes visi galime būti susiję su vestuvių priėmimu. Planuodami vestuvių pokylį, galite turėti savo tikslą: paruošti vestuvių priėmimą 100 svečių su vakariene, atviru baru, vestuviniu tortu ir gyvo garso grupe šokiams iki tam tikros datos, kaina ne didesnė $20,000.
Nustatykite turimus išteklius
Kokių žmonių, įrangos ir pinigų turėsite projekto tikslams pasiekti? Kaip projekto vadovas, jūs paprastai neturėsite tiesioginės šių išteklių kontrolės, bet turėsite juos valdyti naudodami matricos valdymą.
Matricos valdymas reiškia nustatytos hierarchijos naudojimą įmonėje norint atlikti tai, ko jums reikia. Jei Joe dirba jūsų projekte ir savo skyriuje, jis turi klausytis dviejų viršininkų. Būdami projekto vadovu, stenkitės palaikyti ryšį su žmonių ar pasiskolintos įrangos savininkais, kad galėtumėte išspręsti konfliktus.
Supraskite laiko juostą
Kada projektas turi būti baigtas? Kurdami projekto planą galite lanksčiai panaudoti laiką projekto metu, tačiau terminai paprastai būna fiksuoti, kaip ir vestuvių priėmimo atveju. Jei nuspręsite naudoti viršvalandžius, kad atitiktumėte tvarkaraštį, turite tai įvertinti su savo biudžeto apribojimais.
Detalizuokite darbą
Kokie pagrindiniai elementai ar komponentai turi būti sukurti norint užbaigti projektą? Pavyzdžiui, vestuvių priėmimui reikia aukšto lygio: priėmimo salės, maisto, gėrimų, torto, svečių ir pramogų. Žinoma, kiekvieną iš tų didesnių elementų galima suskirstyti į daugybę papildomų elementų. Tai yra kitas žingsnis.
Aukščiau pateiktame vestuvių priėmimo pavyzdyje tikriausiai turite komandą arba asmenį, atsakingą už skirtingus komponentus. Dirbkite su savo komandos nariais, kad paaiškintumėte detales, reikalingas kiekvienam svarbiam dalykui pasiekti.
Asmuo, atsakingas už maistą, turi suprasti galimybes, išlaidų apribojimus ir pasirinkti, kas padėtų pasiekti apimtį. Išvardykite mažesnius žingsnius kiekviename didesniame žingsnyje. Kiek lygių gilinsitės į detalizavimo veiksmus, priklausys nuo jūsų projekto dydžio ir sudėtingumo.
Sukurkite preliminarų planą
Surinkite visus savo veiksmus į planą. Geras būdas tai padaryti yra naudoti pirmumo lentelę, nurodančią, kokie elementai turi būti prieš kitus elementus. Oficiali projektų valdymo praktika reikalauja sukurti tai, kas vadinama tinklo diagrama, ir nustatyti kritinį kelią. Nors tai gali viršyti jūsų poreikius ar žinių lygį, pagrindinė problema yra sutvarkyti veiklas tinkama tvarka ir paskirstyti išteklius veiklai.
Klausimai, kuriuos reikia užduoti: kas atsitiks pirmiausia? Koks yra kitas žingsnis? Kokie veiksmai gali būti atliekami tuo pačiu metu naudojant skirtingus išteklius? Kas atliks kiekvieną žingsnį? Kiek tai užtruks? Yra daug puikių programinės įrangos paketų, kurie gali automatizuoti daug šios detalės. Paklauskite kitų, užimančių panašias pareigas, ką jie naudoja.
Sukurkite savo pradinį planą
Gaukite atsiliepimų apie preliminarų planą iš savo komandos ir kitų suinteresuotųjų šalių. Koreguokite savo laiko juostas ir darbo grafikus, kad projektas atitiktų turimą laiką. Atlikite visus būtinus preliminaraus plano koregavimus, kad sukurtumėte pradinį planą.
Prašyti projekto koregavimo
Projektui beveik niekada nebūna pakankamai laiko, pinigų ar talento. Jūsų darbas yra išsiversti su ribotais ištekliais. Tačiau projektui dažnai nustatomos ribos, kurios yra tiesiog nerealios. Turite pareikšti savo ieškinį ir pateikti jį savo viršininkui ir paprašyti pakeisti šias nerealias ribas. Pakeitimų paprašykite projekto pradžioje. Nelaukite, kol kils problemų, prašydami atlikti reikiamus pakeitimus.
Kai pradedate įsigyti išteklių ir įsigyti reikalingų medžiagų, esate vykdymo etape. Šiame etape jūs taip pat esate:
Jūsų projekto komandos surinkimas
Suburkite savo komandos žmones ir pradėkite dialogą. Jie yra techniniai ekspertai. Štai kodėl jų funkcinis vadovas paskyrė juos projektui. Jūsų darbas yra valdyti komandą.
Atlikite savo planą
Planą sudaryti svarbu, bet planą galima keisti. Turite planą, kaip kiekvieną rytą važiuoti į darbą. Jei vieną sankryžą užblokuoja avarija, pakeičiate planą ir einate kitu keliu. Atlikite tą patį su savo projekto planais. Keiskite juos pagal poreikį, bet visada turėkite omenyje apimtį ir išteklius.
Kai jūsų planas vystosi ir darbas baigtas, pereinate į stebėjimo ir kontrolės etapą. Šiame etape stengiatės kontroliuoti išlaidas, išteklius ir kokybę, taip pat:
Stebėkite savo komandos pažangą
Projekto pradžioje padarysite nedidelę pažangą, bet tada pradėkite stebėti, ką visi daro. Taip bus lengviau pastebėti problemas, kol jos netaps problemomis.
Viską dokumentuoti
Saugoti įrašus. Kiekvieną kartą keisdami pradinį planą, užsirašykite, koks buvo pakeitimas ir kodėl to reikėjo. Kiekvieną kartą, kai prie projekto pridedamas naujas reikalavimas, užsirašykite, iš kur atsirado reikalavimas ir kaip dėl to buvo pakoreguotas terminas ar biudžetas. Negalite visko atsiminti, todėl užsirašykite juos ir galėsite juos peržiūrėti projekto pabaigoje bei pasimokyti iš jų.
Informuokite visus
Visą laiką informuokite visas projekto suinteresuotąsias šalis apie pažangą. Praneškite jiems apie savo sėkmę, kai baigsite kiekvieną etapą, bet taip pat informuokite apie problemas, kai tik jos iškyla.
Taip pat informuokite savo komandą. Jei svarstoma apie pakeitimus, pasakykite apie juos komandai kiek įmanoma anksčiau. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai žino, ką daro visi kiti.
Sekite žingsnius
Norėdami vadovauti projekto iniciatyvai, neprivalote būti oficialiu projekto vadovu. Tačiau turėtumėte pritaikyti projektų valdymo įrankius, logiką ir žingsnius, kad išsiaiškintumėte savo tikslus, išsamiai apibūdintumėte darbą ir suburtumėte komandą, kuri ją atliktų, kol visa tai valdysite.
