Kaimynystės organizacijos miestuose visoje šalyje rengia specialius viešuosius ir bendruomenės renginius, tokius kaip lauko festivaliai, gatvės mugės ir karnavalai. Daugelis šių viešų renginių – ypač sėkmingi – tampa laukiamomis šventėmis ir kartais priimančiosios bendruomenės pasididžiavimo tašku. Nors yra renginių planavimo ir vykdymo aspektų, kurie yra bendri visų tipų renginiuose nuo vestuvių iki įmonių konferencijų, vieši renginiai paprastai turi savo poreikius ir iššūkius. Vienas iš šių unikalių viešų renginių planavimo veiksnių yra darbas su vyriausybinėmis agentūromis ir leidimo iš jų gavimas.
Kartais geriausias būdas mokytis yra tiesiog įšokti. Kitais atvejais verta pasimokyti iš kitų pamokų ir patirties. Šiuo atveju mes pasimokysime iš Čikagos miesto. Specialiųjų įvykių mero biuras, turintis patirties organizuojant apie 350 specialių renginių visoje Čikagoje, sukūrė specialių įvykių šaltinį. Vadovas ir specialių renginių leidimų paketas, kuriame yra praktinių idėjų, kurias kiti miestai gali norėti įtraukti į savo bendruomenę įvykius. Pateikiame svarbiausius pačių meistrų patarimus, kaip planuoti sėkmingus bendruomenės renginius.
Turėkite oficialų paraiškos pateikimo procesą
Čikagoje, savivaldybės kodas reikalauja, kad organizacijos, norinčios surengti bendruomenės renginį, pateiktų oficialią paraišką, atitinkančią tam tikras renginio gaires, pavyzdžiui:
- Mokestis už įėjimą negali būti imamas (nustatykite aukos sumą).
- Maisto pardavėjai turi turėti licenciją ir sertifikatus.
- Alkoholinių gėrimų pardavėjai turi turėti licenciją (tik alaus ir vyno).
- Prekių pardavėjai turi turėti licenciją.
- Turi būti pranešta Čikagos tranzito tarnybai.
Oficialus paraiškų pateikimas viešiesiems ir bendruomenės ypatingiems renginiams gali sumažinti darbo krūvį ir supaprastinti patvirtinimus, o tai naudinga visiems.
Reikalauti specialaus renginio leidimo
Be renginio paraiškų teikimo proceso, Čikagos miestas taip pat reikalauja, kad organizatoriai pateiktų specialų renginio leidimo paraišką, kuriai keliami tam tikri reikalavimai, pavyzdžiui:
- Paraiška turi būti pateikta ne vėliau kaip likus 45 dienoms iki renginio.
- Prašymai turi būti patvirtinti notaro.
- Organizatoriai turi pateikti 1 milijono JAV dolerių komercinės bendrosios atsakomybės draudimo liudijimą, kuriame Čikagos miestas nurodomas kaip papildomas apdraustasis.
Nors iš pradžių gali atrodyti, kad Čikaga tiesiog sukuria nemažai biurokratinių lankų, per kuriuos reikia pereiti, kai kalbama apie bendruomenės renginius, be Per daug apsunkindamas paraiškas, miestas užtikrino, kad visi viešieji renginiai atitiks jiems keliamus reikalavimus – daugelis iš jų yra susiję su saugumo.
Reikalauti renginio žemėlapio su leidimo paraiška
Organizatoriai, teikdami paraišką dėl leidimo, turėtų pateikti renginio žemėlapį, kuriame būtų nurodytos siūlomos gatvių uždarymo zonos ir maršruto keitimo planas. Žemėlapyje taip pat turėtų būti atsižvelgta į viešąsias garažų vietas, privažiavimą prie važiuojamosios dalies ir gaisrinės juostos erdvę. Apvažiavimo ženklai ir užtvaros turi atitikti miesto reikalavimus, o organizatoriai privalo šias prekes gauti tiesiogiai. Išduodant leidimą atsižvelgiama į šiuos dalykus:
- Viešas saugumas.
- Kito įvykio artumas rajone tuo pačiu metu.
- Ankstesnis leidimo kitam renginiui išdavimas toje pačioje vietos žemėlapyje.
Reikalauti palapinės ir baldakimo leidimų
Čikagoje viešuose renginiuose palapinėms ar stoginėms, kurių plotas didesnis nei 240 kvadratinių pėdų, reikia miesto leidimų. Jei plotas didesnis nei 600 kvadratinių pėdų, brėžinius turi antspauduoti licencijuotas architektas arba statybos inžinierius, taip pat turi būti pateikti išėjimo ir avariniai planai, įskaitant ženklus ir apšvietimą. Jei plotas viršija 4000 kvadratinių pėdų, prašymą išduoti leidimą turi pateikti įmonė, atsakinga už statinio pastatymą. Šis procesas užtikrina, kad į saugos priemones būtų imamasi rimtai.
Reikalauti partnerystės su viešojo saugumo pareigūnais
Ypatinguose renginiuose Čikagoje turi dalyvauti ir policija, ir ugniagesiai. Norėdami išspręsti iškilusias problemas, organizatoriai turi susitikti su policijos vadu (ir (arba) jo atstovu). pvz., eismo juosta avarinėms transporto priemonėms, saugumo planai ir paskirtas komandų postas įvykis. Organizatoriai turėtų paskirti asmenį, kuris palaikys ryšį su policijos departamentu, gaisrine, gatvių ir sanitarijos skyriais, specialių renginių biuru ir kt. Tai padės jūsų komandoje turėti bent vieną išmanantį ir patyrusį žmogų, kuris bus visų šių viešųjų padalinių koordinavimo taškas.
Pateikite priešgaisrinės saugos kodo kontrolinį sąrašą
Festivalių ir lauko renginių organizatoriams Čikagoje pateikiamas kontrolinis sąrašas ir jie privalo atitikti tam tikrus priešgaisrinės saugos kodekso reikalavimus, įskaitant:
- Palapinės turi būti pagamintos iš ugniai atsparios medžiagos (reikalingas sertifikatas).
- Gesintuvai reikalingi kiekvienoje kabinoje.
- Laikinose sėdimų vietų eilėse telpa nuo 5 iki 14 žmonių (daugiausia).
- Laikini sėdėjimo takai turi būti ne mažesni kaip 36 coliai.
- Degiųjų skysčių negalima laikyti jokioje palapinėje, stogelyje ar kabinoje.
- Negalima leisti kauptis šiukšlėms.
- Elektros laidus reikia užklijuoti lipnia juosta ir rekomenduojama naudoti kelis lizdus.
- Avarinėms transporto priemonėms rekomenduojamos gaisrinės juostos (10 pėdų gaisro juosta).
- Pagrindinis C.P.R. o personalo nariams rekomenduojami pirmosios pagalbos kursai.
Patyrę ir nauji viešų renginių planuotojai vertina gerą kontrolinį sąrašą.
Užtikrinkite saugią maisto tvarkymo praktiką
Čikagos miestas reikalauja, kad pardavėjai prieš pateikdami paraiškas lankytų Sveikatos departamento pamokas. Be to, pardavėjai turi gauti vasaros festivalio sanitarijos mokymą ir sertifikatą (siūlo Ilinojaus restoranų asociacija). Sveikatos priežiūros pareigūnas, kuris nustato, ar pardavėjas gaus leidimą veikti, išlaiko teisę bet kuriuo metu sustabdyti bet kokį leidimą.
Mieste nustatytos išsamios maisto, taros, etikečių, maisto apsaugos, asmens higienos, maisto įrangos, atliekų, būdelių statybos ir toksinių medžiagų taisyklės. Taip pat reikalaujama, kad pardavėjai dalyvautų privalomame sanitarijos seminare.
Susijusioje pastaboje turi būti specialių įvykių alkoholinių gėrimų licencija (-os). gavo 20 dienų iki renginio.
Turėkite miesto paslaugų sutarties sudarymo planą
Viešieji arba privatūs rangovai turi būti samdomi įvairioms paslaugoms, įskaitant komandiravimą Statyti draudžiama ženklai, užtvarų, buksyravimo, šiukšlių būgnai, perdirbimo būgnai, įdėklai, šlavimas, šiukšlių surinkimas, elektros paslaugos ir (arba) garso aparatūra. Čikagoje Gatvės ir sanitarijos departamentas gali teikti tokias paslaugas pagal valandinį mokestį, pagrįstą patirtimi.
Be to, pagal specialaus renginio leidimo Čikagoje paketą reikalinga perdirbimo programa. Populiarėjant ekologiškiems renginiams, tai nėra bloga idėja!
Reikalauti gyvūnų leidimo
Jei renginyje kokiu nors būdu dalyvauja gyvūnai, Čikagos miestas reikalauja kartu su renginio paraiška pateikti vietinio veterinarijos gydytojo, kuris dalyvaus renginyje, vardą ir pavardę. Šis asmuo bus atsakingas už visų sergančių ar sužeistų gyvūnų aprūpinimą. Taip pat Gyvūnų globos ir kontrolės komisija gali tikrinti gyvūnus prieš juos panaudojant viešajai veiklai.
Tvarkykite renginių ženklus ir reklamą
Viešų renginių organizatoriai Čikagoje turi galimybę gauti papildomą renginio ekspoziciją su šviesos stulpais. Žinoma, miestas tvarko šias užklausas ir reikalauja, kad organizatoriai užpildytų reklamjuostės leidimo paraišką įskaitant siūlomos reklamjuostės grafikos kopiją, įvykio datą ir kitus svarbius aspektus prašymas. Gatvės ir sanitarijos skyrius tvarko tokio tipo užklausas.
