Projektų valdymo sritis, kaip ir bet kuri kita kompetencijos sritis, turi unikalų žodyną, užpildytą akronimais ir specializuotais terminais. Turite įtraukti tris pagrindinius terminus ir sąvokas:
- Taikymo sritis
- Rizika
- Prielaidos
Tai yra šių trijų esminių projektų valdymo terminų metmenys ir pateikiamos nuorodos bei pasiūlymai papildomam skaitymui.
Taikymo sritis
Projektų valdyme, apimtis yra ribų, apibrėžiančių projekto mastą, rinkinys. Apimtis apibūdina tai, kas turi būti pristatyta klientui dėl projekto iniciatyvos.
Apimties supratimas leidžia projekto vadovui ir projekto komandai suprasti, kas patenka į projekto ribas ar už jos ribų. Jei kas nors „nepriklauso“, tai neįtraukiama projekto planavimo darbai. Veikla, kuri patenka į taikymo srities pareiškimo ribas, yra laikoma „apimtyje“ ir yra įtraukta į tvarkaraštį bei biudžetą. Jei veikla nepatenka į ribas, ji laikoma „ne apimtimi“ ir neplanuojama.
Nesvarbu, ar esate projekto vadovas, ar dalis projekto komanda, judėdami į priekį norėsite apsvarstyti, ar kažkas netinka, ar ne. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad klientas paprašė jūsų sukurti svetainę. Apibrėždami projekto apimtį (arba nustatydami ribas), kaip taikymo sritį nurodote šiuos elementus:
- Svetainės dizainas ir rėmo schemos
- Bandymų lovos įrengimas
- Kodavimas pagal patvirtintą vielinį rėmą
- Grafikos kūrimas svetainės temai
- Bandymas ir derinimas prieš paskelbiant svetainę viešai
Projekto metu klientas prašo įtraukti įmonės vaizdo įrašą. Vaizdo įrašas nenurodytas projekto apimtyje, todėl jam nepatenka. Nors galbūt mielai atliksite vaizdo įrašo darbą už papildomą mokestį, reikės peržiūrėti projekto apimtį ir išlaidų bei laiko sąmatą.
Jei nėra aiškaus ir sutartos apimties dokumento, vaizdo įrašo problema galėjo kilti ginčų tarp jūsų komandos ir kliento atstovų. Aiškus teiginys leido jums sušvelninti situaciją ir tvarkingai reaguoti į pokyčius.
Taigi, kaip nustatyti, kas yra ar nepatenka? Pirmiausia norėsite apibūdinti visą projekto informaciją, kurią šiuo metu žinote, remdamiesi diskusijomis su klientu arba projekto savininku. Tada norėsite padaryti pagrindines prielaidas, kurios lems tai, kas laikoma nepatenkama arba nepatenkama.
Prielaidos
Kažkuriuo gyvenimo momentu jums tikriausiai buvo pasakyta: „Niekada nedarykite prielaidų“. Tačiau projektų valdymo prielaidų darymas yra kasdienė veikla. Prielaidos padeda apibrėžti apimtį ir riziką bei patikslinti laiko ir sąnaudų įvertinimus. Žinoma, būtina dokumentuoti ir patvirtinti savo prielaidas.
Apsvarstykite ką nors paprasto, pavyzdžiui, sukurkite knygą. Tarkime, kad jūsų draugas turi kavos stalo knygos idėją ir paprašė jūsų vadovauti projektui. Pirmasis jo prašymas yra dėl biudžeto, kad jis galėtų užsitikrinti finansavimą. Kai apibrėžiate apimtį, aišku, kad jūsų draugas nėra tikras dėl daugelio detalių, įskaitant puslapių skaičių, vaizdų įtraukimą, viršelio stilių ir puslapiams naudojamo popieriaus svorį.
Kadangi visi šie veiksniai turės įtakos sąnaudoms ir gamybos sudėtingumui, turėsite tai padaryti prielaidas apie specifikacijas ir patvirtina šias prielaidas kaip priimtinas arba nepriimtinas tavo draugas. Po tolesnių diskusijų jūsų draugas pasako, kad į knygą ketina įtraukti 50 nuotraukų. Savo prielaidą galite pagrįsti 50 vaizdų arba, numatydami, kad laikui bėgant šis skaičius didės, galite daryti prielaidą, kad bus 75–90 puslapių su vaizdais.
Taip pat galite pamatyti, kaip prielaidos tiesiogiai veikia tvarkaraštį. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad vadovaujate projektui parke, kurio metu statote sūpynes. Rengiant projektą jums suteikiamas biudžetas ir paskirti komandos nariai, iš kurių vienas yra atsakingas už medžiagas. Kurdami tvarkaraštį klausiate už medžiagas atsakingo asmens, kada atvyks cementas. Šis asmuo atsako, kad nėra tikras, kada cementas atkeliaus, bet mano, kad tai bus nuo birželio 1 d. iki birželio 10 d. Kurdami apimtį ir tvarkaraštį darote prielaidą, kad cementas bus pristatytas ne vėliau kaip birželio 10 d. Šiame pavyzdyje pateikiami du prielaidų darymo pranašumai.
Pirmoji nauda yra ta, kad prielaida, kad cementas bus gautas ne vėliau kaip birželio 10 d., leidžia planuoti veiklą, kuri priklauso nuo cemento atvežimo. Antrasis privalumas yra tas, kad už medžiagas atsakingam asmeniui nustatomas cemento pristatymo terminas, kurį jis gali perduoti savo tiekėjui. Ji netyčia nustatė pagrindinį projekto įgyvendinimo terminą.
Darant prielaidas sukuriami gairės, kurios dažnai peržiūrimos projekto metu, siekiant padėti projekto komandai laikytis aprėpties, laiko ir biudžeto. Bet kas atsitinka, kai prielaidos yra klaidingos? Čia atsiranda rizika.
Rizika
Sukūrę apimtį ir nustatę prielaidas, kurios yra už apimties ir įvertinimų, norėsite pradėti vertinti rizikos sritis. Rizika projektų valdyme yra tokia pati, kaip ir realiame pasaulyje; tai pavojus arba galimybė, galinti padaryti žalos.
Visuose projektuose yra rizika, o jei esate projekto vadovas ar savininkas, tai ne tik jūsų pareiga numatyti riziką, bet taip pat jūsų darbas yra pranešti projekto komandai apie galimą tų rizikų poveikį ir pasiruošti ją sumažinti.
Rizika būna įvairaus laipsnio. Kartais rizika gali reikšti, kad projektas vyks šiek tiek kitaip arba pasisuks netikėtai. Tačiau kai kuriais atvejais rizika gali sukelti katastrofiškų rezultatų, kurie apverčia jūsų projektą.
Naudokime žaidimų aikštelės scenarijų iš aukščiau pateikto cemento pavyzdžio. Viena iš pavojų yra ta, kad cementas neatkeliaus iki numatytos birželio 10 d. Kokie galimi šios rizikos padariniai? Dėl šios problemos atidėtos visos tolesnės veiklos po cemento išpylimo.
Rizika taip pat gali būti teigiama. Apsvarstykite poveikį projektui, jei cementas pasirodys anksčiau nei tikėtasi. Nors tai atrodo teigiamas rezultatas, vis tiek kyla problemų dėl visų kitų projekto etapų laiko ir sekos.
Projektų vadovai dirba su savo projektų komandomis, siekdami išsiaiškinti ir nustatyti galimas rizikas. Jie žengia dar vieną žingsnį į procesą ir atsižvelgia į galimą rizikos laipsnį ir jos atsiradimo tikimybę. Be to, jie nustato tuos asmenis, kurie geriausiai tinka nustatyti, kada kyla rizika, ir parengia sutartus rizikos mažinimo planus.
Daugelis įmonių turi išsamius rizikos šablonus, kuriuos sukūrė laikui bėgant ir remdamosi kitų projektų patirtimi. Kai kurios pramonės šakos sudarė rizikos profilius, kurie naudojami kaip rizikos analizės atskaitos taškas. Daugelis pramonės šakų taiko labai išsamią statistinę rizikos planavimo analizę.
