Daugeliui organizacijų – vienintelė svarbiausia dalis Biuro įranga yra telefonas. Verslo klasės telefonų sistemos paprastai prasideda nuo kelių tūkstančių dolerių, o kaina didėja proporcingai didėjant sistemos dydžiui ir norimų funkcijų skaičiui.
Čia aptariamos verslo klasės telefonų sistemos yra skirtos biurai su dešimčia ar daugiau žmonių.
Kokių funkcijų jums prireiks
Funkcijos, kurios suteikia jūsų verslui vertę ir sujungia jūsų verslą su pasauliu, padidins bendrą telefono sistemos kainą. Telefono sistemos pardavėjas bandys jums parduoti visus varpelius ir švilpukus (tai yra jų darbas), bet jūs turite peržiūrėti kiekvieną funkciją ir nuspręsti, ar tai suteiks jūsų verslui vertės, ar jus sutaupys pinigų.
Pagrindinės savybės
Štai keletas įprastų verslo telefono sistemos funkcijų. Kiekvienas prekės ženklas yra skirtingas, todėl viso parinkčių sąrašo paprašykite pardavėjo.
The auto palydovė dažniausiai užima registratūros darbuotojo vietą, pateikdamas skambinantiems parinkčių sąrašą
- Konferencijų funkcijos leisti dviem ar daugiau plėtinių prisijungti ir bendrinti pokalbyje. Paprastai numatytoji vertė yra du. Jei reikia daugiau nei dviejų, paklauskite, koks yra didžiausias dalyvių skaičius. Kai kurios sistemos leidžia rengti tik vidinius plėtinius. Jei jums reikia išorinių konferencinių skambučių, paklauskite ir apie tai.
- Automatizuotas katalogas leidžia skambintojams surasti darbuotojo plėtinį įvesdami kelias pirmąsias vardo raides.
- Balso paštas leidžia palikti pranešimus darbuotojams, kurie yra nepasiekiami arba telefonu. Kai kurios sistemos gali persiųsti balso pašto pranešimus darbuotojo el. paštu ir leisti atskirai trečiosios šalies balso pašto įrangai susieti su jų įranga. Priklausomai nuo kainos, tai gali sutaupyti pinigų.
- Sulaikyti skambutį yra galimybė sulaikyti skambutį, kol vartotojas sprendžia kitus reikalus. Paprastai įtraukiamas į sistemą.
- Skambučių peradresavimas suteikia vartotojui galimybę laikinai peradresuoti visus skambučius į kitą plėtinį arba į balso paštą.
- Greitasis rinkimas išsaugo dažnai naudojamus telefono numerius ir leidžia vartotojui juos surinkti vienu ar dviem mygtukais. Tai naudinga laiko taupymo priemonė dažnai skambinantiems numeriams.
- Perskambinti leidžia vienu mygtuko paspaudimu perrinkti paskutinį skambintą numerį.
- Puslapis leidžia vartotojui kalbėti per viešojo informavimo sistemą ir paskambinti darbuotojui arba paskelbti pranešimus.
- Muzika sulaikyta suteikia skambintojams ko klausytis, kol jie yra sulaikyti. Tai gali būti muzika arba iš anksto įrašyti pranešimai, reklamuojantys jūsų įmonę.
- Atsarginė galia 10–60 minučių suteiks alternatyvų elektros energijos šaltinį, jei nutrūktų elektra.
Pažangios funkcijos
Išplėstinės funkcijos padidins didelę visos sistemos kainą ir padidins nuolatines išlaidas per visą sistemos eksploatavimo laiką. Tačiau tai būtų galima kompensuoti sumažinus klientų aptarnavimas ir laiko taupymo pranašumai.
- Nuotolinė pozicija funkcija leidžia paprastai susisiekti su ne įmonės darbuotojais ar mažais nuotoliniais biurais tiesiog surinkus vidinį plėtinį.
- Surask mane / Sekite mane leidžia vartotojams pagal poreikį persiųsti savo telefoną į kitą telefoną, mobilųjį telefoną, namų telefoną, sekretorę ir pan.
- Kompiuterių telefono integracija (CTI) leidžia telefono sistemai sąveikauti su kompiuterine sistema. Pavyzdžiai: galimybė vartotojui spustelėti telefono numerį ekrane ir telefono sistema automatiškai surinkti numerį (sumažina klaidingų numerių skaičių ir taupo laiką); arba kliento telefono numerio perdavimas kompiuteriui, kai jis skambina, siekiant atidaryti kliento paskyrą ir parodyti jį ekrane darbuotojui prieš atsiliepiant telefonu. Ši parinktis yra labai brangi.
Kokia turėtų būti sistema
Kitas klausimas, į kurį turite atsakyti, yra tai, kur norite telefonų. Toliau pateiktame sąraše nurodytos dažniausios vietos, kuriose norėsite rasti telefono plėtinį:
- Registratorė
- Kiekvienas biuras
- Fakso aparatas
- Kreditinių kortelių terminalai, duomenų prievadai
- Konferencijų salė
- Parduotuvės/sandėlio aukštas
- Viešosiose patalpose (laukamajame, koridoriuje, įėjime ir kt.)
Tada turėsite nustatyti, kiek telefono skambučių vienu metu bus įeina į biurą ir iš jo išeinama. Bendra įeinančių ir išeinančių skambučių suma bet kuriuo momentu yra jums reikalingas linijų (arba magistralinių) skaičius.
Įprastos konfigūracijos yra 3, 8, 12, 16, 24 arba 48 eilutės. Didesnėse sistemose yra išplėtimo lizdai, todėl vėliau galėsite pridėti daugiau eilučių. Nepamirškite atsižvelgti į būsimą augimą (25 % nėra neįprasta). Svarbu: jei to neįvertinsite, skambinantieji gaus užimtumo signalą, jei bus naudojamos visos linijos.
Telefonų sistemos pardavėjo paieška
Rasti pardavėją nėra sunku. Pirmiausia internete galite ieškoti „Telephone Equipment & Supplies“, kad rastumėte artimiausią pardavėją.
Verslo ir biuro technologijų parodos taip pat yra gera vieta pradėti. Galėsite ne tik susitikti su pardavėjais ir palaikymo žmonėmis, bet ir išbandyti sistemą.
Galiausiai, geriausias būdas yra pasiteirauti. Paklauskite pažįstamų žmonių, kurie turi verslą su biuru. Taip pat galite gauti jų įvertinimą apie suteiktos įrangos kokybę ir paslaugų lygį.
Bendrų išlaidų apskaičiavimas
Bendrą sistemos kainą sudarys šie komponentai:
- Pagrindinis blokas / sistema yra padalinys, valdantis visą telefono infrastruktūrą. Kaina priklauso nuo turimų funkcijų skaičiaus, telefonų, kuriuos jis gali apdoroti, skaičiaus ir telefono bendrovės linijų skaičiaus.
- Rageliai / Staliniai rinkiniai yra įrenginiai, kurie sėdi ant stalų arba yra pritvirtinti prie sienos. Jie būna kelių skirtingų stilių, galimybių ir kainų. Kainos gali svyruoti nuo 70 iki 1000 USD. Pavyzdžiai apima pagrindinius (pigiausius), vidutinio lygio, vadovų / aukščiausios klasės, registratūros komplektus (brangiausius) ir konferencijų stalus. Kitos galimybės apima laisvų rankų įrangą ir belaidį ryšį. Dauguma telefonų yra patentuoti ir veiks tik su to gamintojo bazine sistema. Jei keičiate esamą telefono sistemą, dėl visų naujų telefonų kainos (jei keičiate prekės ženklą) gali būti, kad atnaujinimas į kitą aukštesnį modelį yra vienintelis prieinamas sprendimas.
- Laidai yra organizacijos kraujagyslės ir neturi būti atstumtos. Jei statote biurą, įdiekite papildomus laidus ir lizdus bet kurioje vietoje, kuri, jūsų manymu, ateityje gali prireikti telefono. Kaina sudarys tik dalį išlaidų, jei vėliau turėsite grįžti ir išmušti skylutes lubose ir sienose. Jei montuojate jį pastate su esamais laidais, prieš pasirašydami sutartį paprašykite pardavėjo patikrinti laidų suderinamumą.
- Diegimas ir pradinė konfigūracija bus daugiausiai laiko reikalaujanti projekto dalis. Telefono sistemos neveikia iš karto ir greičiausiai jas turės įdiegti ir iš pradžių sukonfigūruoti apmokytas technikas. Kad kuo greičiau pradėtumėte veikti, įsitikinkite, kad tai įtraukta į sutartį. Kitos galimybės, dėl kurių galima derėtis, yra priežiūra, būsimi pakeitimai ir darbuotojų mokymas.
Galutinio sprendimo priėmimas
Galutinis sprendimas gula ant jūsų pečių. Telefoninių sistemų pardavėjai gali būti agresyvūs, tačiau atminkite, kad jūs esate „klientas“ ir esate atsakingas. Norėdami gauti geriausią kainą už norimą sistemą, pateikite savo reikalavimus kelioms įmonėms ir leiskite joms pasiūlyti projektą. Įsitikinkite, kad gausite išsamų pasiūlymą, apimantį visas aukščiau nurodytas sritis. Negausite „obuoliai su obuoliais“ palyginimo, todėl paprašykite, kad funkcijų kaina būtų nurodyta atskirai (arba išsami, jei jos įtrauktos kaip funkcijų paketas). Tai leis jums nustatyti, kas lemia kainų skirtumus. Jei vis dar nesate tikri dėl aiškaus lyderio, paprašykite pažiūrėti demonstracinę versiją esamo kliento svetainėje. Galiausiai palyginkite pasiūlymus ir išsirinkite tai, kas atitinka jūsų poreikius, leidžia augti ir, svarbiausia, jaustumėtės patogiausi.
