Daugelis smulkaus verslo savininkų naudojasi el. paštu kaip pagrindiniu būdu Verslo komunikacijos. Tai nenuostabu; paštas yra greitas, paprastas ir suteikia popierinį pėdsaką. Tačiau tai nereiškia, kad jūsų el. pašto žinutės, ypač kai kalbama apie verslo bendravimą, turėtų būti ramios. Tiesą sakant, prastas bendravimas el. paštu gali kainuoti klientams ir pakenkti jūsų prekės ženklui ir reputacijai.
Profesionalių verslo el. laiškų siuntimas priklauso nuo įpročių, kurių pagrindinis dėmesys skiriamas aiškiam, glaustai ir tinkamam bendravimui, kūrimas.
1. Naudokite verslo el. pašto adresą
Kai esate įmonės savininkas ir vykdote verslą savo įmonės vardu, įsitikinkite, kad naudojate verslo el. pašto adresą. Idealiu atveju tai reiškia, kad turite įmonės adresą (t. y. jūsųvardas@jūsųverslas.com), kurį naudojate visai verslo komunikacijai.
Jei tai neįmanoma, galite sukurti nemokamą el. pašto adresą, kuriame būtų nurodytas jūsų įmonės pavadinimas (pvz., jūsųįmonė[email protected]). Naudojant asmeninį el. pašto adresą, kuris aiškiai nesusijęs su jūsų verslu, blogiausiu atveju gali pakenkti jūsų profesionalumui ir daugeliu atvejų į jus gali būti nežiūrima rimtai.
2. Laikykite pranešimus trumpus ir mielus
Nėra nieko blogo paaiškinti dalykus labai išsamiai; tai gali suteikti aiškumo ir sumažinti nesusipratimų. Tačiau kai el. laiškas pradeda atrodyti kaip romanas, galite greitai prarasti gavėjo dėmesį ir supainioti problemą su nesvarbiąja informacija. Norėdami to išvengti, viename el. laiške nurodykite vieną temą, o kai reikia įtraukti daugiau informacijos, naudokite paryškintas antraštes, kad svarbiausios detalės būtų aiškios.
3. Naudokite aprašomąsias temų eilutes
Ar kada nors atidarėte el. laišką pagal temą ir buvote visiškai sutrikęs ir šiek tiek susierzinęs, kai buvo kalbama apie ką nors visiškai kitokio? Kadangi kiekviename rašomame el. laiške jau laikote vieną temą pagal aukščiau pateiktą patarimą, taip pat turėtumėte įsitikinti, kad temos eilutė atspindi tą temą, o ne daugiau. Tai ne tik padės gavėjui, bet ir padės jums tai lengviau tvarkyti savo el. pašto dėžutę.
4. Sumažinti
Siunčiant el. laišką lengva leisti viskam skristi, nes gali jaustis, kad esate apsaugotas kompiuterio ekrano, tačiau kai kurie pokalbiai el. pašte gali būti lengvai nesuprantami. Tiesą sakant, be žodinio bendravimas Užuominų, kaip sušvelninti siunčiamą pranešimą, bet koks el. laiškas gali būti priimtas neteisingai. Jei siunčiate pranešimą, kuris gali būti abejotinas, perskaitykite jį prieš siųsdami ir, jei vis dar nesate tikri, tikriausiai geriau pakelti ragelį.
5. Padarykite savo el. pašto parašą naudingą
Kai kuriose situacijose gali būti veiksmingos citatos, akcijos ir naujienlaiškių registracija el. pašto paraše, tačiau šie elementai niekada neturėtumėte nugalėti savo el. pašto parašo tam, kam jis skirtas – pateikti savo kontaktą informacija. Jūsų pradiniame el. laiške arba atsakyme turėtų būti el. pašto parašas, kuriame yra bent jūsų vardas, pavardė, įmonė ir URL. Telefono numeris, pavadinimas ir el. pašto adreso pakartotinis nurodymas taip pat nepakenks.
6. Patikrinkite rašybą ir korektūrą
Rašybos tikrinimas yra lengvas. Padarykite tai numatytuoju el. pašto programos nustatymu, kad patikrintumėte visus pranešimus prieš juos siųsdami. El. paštas yra neoficialesnis ir šiek tiek švelnesnis su rašybos ir gramatinėmis klaidomis, tačiau atrodo baisu siųsti pranešimą, kuriame gausu klaidų. Paskutinis dalykas, kurio norite, yra padaryti blogą įspūdį, nes skubėjote siųsti el. laišką ir praleidote rašybos ir gramatikos tikrinimą.
El. paštas yra svarbus verslo komunikacijos būdas, net jei tai nėra jūsų pirmasis pasirinkimas. Vadovaudamiesi šia verslo el. pašto geriausia praktika padės išlaikyti profesionalų el. pašto ryšį ir produktyvus, ir galite būti tikri, kad įspūdis yra geras.
