Jie ne visada yra mėgstami visų, tačiau šventiniai vakarėliai yra pagrindiniai daugumai įmonių. Jie taip pat yra puiki galimybė, jei kruopščiai planuojama. Jei jums pavesta suplanuoti kasmetinį darbuotojų Kalėdų vakarėlį savo įmonėje, jūsų tikslas turėtų būti išnaudoti visas ypatingo renginio galimybes ir išlaikyti išlaidas valdomas. Atidžiai įvertinę geriausią būdą, kaip priartėti prie šio šventinio vakarėlio ir jį įvykdyti, galite sukurti įspūdžių kuris ne tik padidina įmonės nuotaiką, bet ir padidina darbuotojų pasitenkinimą bei išlaikymo lygį visoje įmonėje lenta.
Svarbu pradėti nuo pagrindų – kokia turi būti vakarėlio tema, kur jis turėtų vykti, kiek žmonių ateina, kada ar tai įvyks, ir koks maistas bei gėrimai bus patiekiami per šią progą – prieš pereinant prie specializuoto planavimo ir renginio egzekucija.
Išsiaiškinkite savo atostogų įmonės vakarėlio pagrindus
Žinoma, kaip ir bet kuriame kitame renginyje ar projekte, jūs turite sukurti projekto planą, kuriame būtų nurodyta išsami informacija apie darbuotojų atostogų vakarėlį. Prieš pradėdami renginį, turite atsižvelgti į temą, vietą, laiką, datą, svečių skaičių, maisto ir gėrimų pasirinkimą, dekorą ir renginio darbotvarkę.
Kiekvienam geram vakarėliui reikia šių pagrindinių elementų, kad jis būtų sėkmingas, tačiau ne viskas turi būti įkalta į akmenį prieš pradedant įsisąmoninti detales (pvz., vietos užtikrinimą, maitinimo įstaigos užsakymasarba planuojant dienotvarkę).
Nors yra daug būdų, kaip priimti šiuos sprendimus, ir dažnai pasirenkamos aukštesnio lygio idėjos, pvz., tema ir laikas įmonės vadovai, o ne renginio prodiuseris, geriausia dirbti su komanda, kad nuspręstų, kuri informacija tinka konkrečiai jūsų bendrovė.
Pasirinkite efektyviausią laiką renginiui surengti
Geriausias laikas surengti darbuotojų šventinį vakarėlį tikriausiai yra pietų valanda. Istoriniai švenčių vakarėlių duomenys iš Battalija Vinston rodo augančią tendenciją šia kryptimi, atspindinčią, kad beveik pusė įmonių renginių 2013 m. vyko pietų metu.
Deja, ne visi gali turėti galimybę dalyvauti renginyje, nes kažkas turi atsiliepti į klientų skambučius ir palaikyti verslą. Tačiau pietų valandos renginys sumažina išlaidas ir sumažina darbuotojų asmeninio laiko ir įsipareigojimų įsipareigojimus.
Jei nuspręsite dalyvauti vakariniame renginyje, turėsite apsvarstyti, kuri naktis yra geriausia. Nors kai kurie gali manyti, kad penktadienis yra geriausias pasirinkimas, nes dauguma darbuotojų savaitgalį nedirbs, taip yra taip pat populiariausia savaitės diena restoranuose ir kitose vietose – kitaip tariant, pati brangiausia laikas. Nedaug organizacijų norės apsvarstyti sekmadienio vakarą, todėl atrodo, kad kitas geriausias pasirinkimas gali būti pirmadienio vakaras, nes dažniausiai tai yra lėčiausia naktis restoranuose.
Apsvarstykite galimybę surengti vakarėlį ne sezono metu
Užuot praleidę kasmetinį Kalėdų ar Padėkos vakarėlį, kodėl gi neapgalvojus surengti renginys, skirtas specialiai darbuotojui padėkoti, kai niekas kitas neužkemša biuro kalendorius?
Spalio pradžia ir sausio pabaiga yra puikus laikas surengti kasmetinį padėkos vakarėlį. Vietos ne vietoje yra labiau prieinamos, o ne sezono metu galite sutaupyti pinigų maitinimo išlaidoms ir vakarėlių paketams.
Vienas trūkumas kuriant metinį padėkos vakarėlį vietoj tradicinio kalėdinio vakarėlio yra tai, kad darbuotojai gali ne taip lengvai prisiminti šią tradiciją. Gali prireikti šiek tiek papildomo ažiotažo, kad žmonės tai pasižymėtų savo kalendoriuose.
Pasirinkite komandą, kuri padės įvykdyti renginį
Jūsų planavimo komandos kokybė tiesiogiai priklausys nuo jūsų renginio kalibro. Svarbu rasti tinkamo dydžio komandą ir atrinkti narius, kurie įgudę surengti įsimintiną susitikimą.
Mažesnė asmenų grupė greičiausiai padarys planavimą tikslingesnį ir ekonomiškesnį, tačiau daugelis organizacijose dalyvauja didelis asmenų komitetas, kad būtų atstovaujama daugiau darbuotojų balsų planuojant renginį. Kadangi vakarėlių planavimas atims laiko nuo įprastų narių darbo įsipareigojimų, tikriausiai geriausia sudaryti kuo mažesnę komandą, kuri vis dar reprezentuotų jūsų įmonę.
Nepriklausomai nuo dydžio, turėtumėte pasirinkti asmenis pagal jų gebėjimą daryti teigiamą įtaką kitiems darbuotojams. Paskyrimas į planavimo grupę taip pat gali būti naudojamas kaip atlygis ar paskata. Organizacijos renginių planuotojas turėtų dirbti su įgaliotu žmogiškųjų išteklių ar rinkodaros lyderiu – asmeniu, įgaliotu patvirtinti planą – kad padėtų priimti šiuos sprendimus ir išrinkti geriausius komandos narius.
Sukurkite ekonomišką atostogų vakarėlio meniu
Renkantis, kuo maitinti savo darbuotojus per šventinį vakarėlį, galima sutaupyti pinigų, o kartu pavalgyti puikiai. Patiekalai su lėkštėmis dažnai yra ekonomiškesni už savitarnos stalus ir suteikia galimybę pateikti elegantiškesnį patiekalą, nei visi stovi eilėje ir patiekia patys.
Žinoma, tavo Meniu turi sustiprinti jūsų renginio temą, todėl turėtumėte pabandyti pasirinkti daiktus, kurie apima jūsų renginio spalvos ar prekės ženklas, tačiau tai nereiškia, kad reikia nuomotis brangius šventinius patalynę ir kt dekoro.
Kuklių daiktų ar šviežių vaisių pasirinkimas, alkoholio vartojimo ribojimas ir priėmimas vietoje, kurioje yra standartinis šventiniai papuošimai ir maisto kainų pasirinkimo galimybės yra puikus būdas sumažinti išlaidas ir suteikti savo darbuotojams gerą patirtį.
Nuspręskite dėl alkoholio vartojimo lygių ir apribojimų
Jau daugelį metų organizacijos dėl įvairių priežasčių riboja alkoholį šventiniuose vakarėliuose viršutinė riba yra vienas iš paprastesnių biudžeto valdymo būdų ir riboja atitraukimą nuo įvykio pranešimo.
Vis dėlto dauguma darbuotojų nenori dalyvauti įmonės vakarėlyje, kuriame nėra kokių nors alkoholinių gėrimų. Dėl šios priežasties norite susiaurinti savo gėrimų pasirinkimą ar net sukurti pigius firminius kokteilius, kad sumažintumėte išlaidas ir sumažintumėte apsinuodijimo lygį.
Taip pat galite apsvarstyti galimybę apriboti meniu tik vynu, anksti uždaryti barą arba siūlyti tik gėrimus valgio metu, kad dar labiau sumažintumėte išlaidas ir sumažintumėte riziką, kad darbuotojai per daug triukšmaus įmonėje įvykis. Bet kokiu atveju turėtumėte patikrinti savo draudimo polisą, kad įsitikintumėte, jog esate apdraustas, jei kiltų kokių nors problemų alkoholio vartojimas.
Priminkite darbuotojams apie tinkamą etiketą
Geriausias patarimas kiekvienam, kuris dalyvauja šventiniame vakarėlyje, yra nepamiršti etiketas už tai, kad atvyko ir leidžia kitiems jaustis patogiai. Tačiau taip pat verta iš anksto išdėstyti konkrečias pagrindines taisykles viso biuro atmintinėje.
Etiketo klaidos Vengti per šventinį vakarėlį besaikio gėrimo, valgyti, skųstis, atvykti per anksti ar išvykti per vėlai, dėvėti netinkamą aprangą ir atvesti daug svečių – visa tai gali ne tik paveikti kitų patirtį renginyje, bet ir įmonės išlaidas.
Nors kasmetinis įmonės šventinis vakarėlis skirtas suburti komandą ir sumažinti kliūtis darbo vietoje, priminkite tai savo svečiams jie vis dar atstovauja įmonei net ir dalyvaudami šiame renginyje po darbo, todėl iš jų tikimasi, kad jie elgsis tinkamai darbo vieta.
Apsvarstykite galimybę įsteigti dovanų mainus
Apskritai daugelyje organizacijų darbuotojai keičiasi dovanomis savo šventiniuose vakarėliuose. Tačiau jei organizacija yra didesnė, galbūt geriausia tai palikti departamento lygmeniu, o ne visiems darbuotojams skirtame renginyje. Organizuoti tokiu mastu gali būti sunku, ypač jei nesate susipažinę su tam tikrais skyriais ir jų darbuotojais.
Tačiau, jei vyksta dovanų mainai, šeimininkui ar organizatoriui patartina dovanoms nustatyti finansinę ribą – galbūt 10 USD, kad išvengtų nepatogių problemų, susijusių su dovanų kainodara.
Be to, „baltojo dramblio“ ar panašaus tipo dovanų mainų „viskas įskaičiuota“ įkūrimas, kur visi įmonės darbuotojai kviečiami dalyvavimas individualiu lygiu gali padėti išvengti organizacinių košmarų, kai vienas svečias negauna dovanos, nes kitas pamiršo atnešk vieną.
Apsvarstykite, ar lėšų rinkimas tinka jūsų renginiui
Maisto, drabužių ir žaislų varymas yra daugelio organizacijų kultūros dalis, o kai kurios netgi skatina aukoti pinigus. Vis dėlto pagalvokite, ar jūsų įmonės darbuotojų padėkos vakarėlis yra tinkama vieta lėšų rinkimo galimybei.
Nors labai naudinga pabrėžti tam tikrą Kalėdų vakarėlio priežastį, tai gali būti naudinga organizacija skatina tik nepinigines dovanas ir aukas natūra, kurios gali būti naudingos labdaros organizacijai palaikoma. Tokiu būdu kiekvienam suteikiama galimybė pasiūlyti dovaną už tokią vertę, kuri atitinka jo asmeninį biudžetą.
Įvertinkite renginio pardavėjų rėmimą
Kai kurie žmonės gali galvoti apie pardavėją rėmėjų yra puikus būdas kompensuoti kasmetinių atostogų vakarėlio išlaidas; tačiau renginių planuotojai ir jų klientai gali norėti sutelkti dėmesį į partijos tikslą įvertinti darbuotojus, o ne perduoti išlaidas remiamiems pardavėjams.
Darbuotojai dažnai mano, kad šių specialių renginių išlaidos turėtų būti padengiamos iš darbdavio veiklos biudžeto. Jei organizacija negali sau leisti surengti padėkos renginio savo darbuotojams arba jei ji nėra jos dalis verslo planą dėl bet kokios priežasties, darbdavys neturėtų ieškoti išorinių pajamų, kad padengtų išlaidas rėmimas.
