Dokumentai yra rašytinis ir saugomas darbuotojo įdarbinimo įvykių įrašas. Šiuos įrašus sudaro vyriausybės ir teisiškai įgalioti elementai, dokumentai, kurių reikalaujama pagal įmonės politiką ir praktiką, geriausios žmogiškųjų išteklių praktikos siūlomus dokumentus ir formalų bei neoficialų įdarbinimo įrašų tvarkymą įvykius.
Dokumentai apie darbo įrašą
Darbuotojo dokumentacijos protokolas – tai rašytinė jo veiksmų, diskusijų, veiklos instruktavimas incidentai, pastebėti politikos pažeidimai, drausminės priemonės, teigiamas indėlis, atlygis ir pripažinimas, tyrimai, reikalavimų ir tikslų neįvykdymas, veiklos vertinimas, ir dar.
Pagalvokite apie įdarbinimo dokumentus kaip apie darbuotojo santykių su jūsų organizacija istoriją – tiek gerai, tiek blogai.
Tvarkydami šiuos įrašus darbdavys ir darbuotojas gali išsaugoti rašytinę įvykių ir diskusijų, įvykusių dėl bet kurio konkretaus įvykio, istoriją. Darbo santykių dokumentuose pateikiamas rašytinis įrašas, kurio gali prireikti tokiems darbuotojo veiksmams pagrįsti
Dokumentai apie darbuotojus, kai reikia, paprastai yra teigiami ir neigiami. Tai yra faktas, o ne nuosprendis. Jame aprašomi įvykiai, kaip jie vyksta, o ne remiantis žiūrovo nuomone ir mintimis apie įvykį. Dokumentuose taip pat aprašomi veiksmai, kurių buvo imtasi svarbiais atvejais, pvz., oficialus darbuotojo pripažinimas arba drausminių priemonių taikymas.
Atminkite, kad dokumentaciją turite sukurti kuo arčiau įvykio, kad įrašai būtų savalaikiai, išsamūs ir tikslūs.
Teismo procese dokumentai apie darbuotojo ankstesnius rezultatus dažnai yra labai svarbūs rezultatui, kurį darbdavys patiria po įvykio. Tikslas yra pateikti teisingą darbuotojo veiklos vaizdą, nekreipiant dėmesio tik į neigiamus įvykius.
Dokumentacijos tipai
Politika, procedūros, darbuotojo žinynas, ir veiklos tobulinimo planai taip pat yra dokumentacijos formos numatomas darbuotojo elgesys ir darbo vietos reikalavimai palaikyti tvarkingą, sąžiningą darbo vietą, kurioje darbuotojai žinotų, ko iš jų tikimasi.
Įrašai taip pat yra kaltinamojo, kaltintojo ir liudininkų rašytiniai pareiškimai apie priešiškus darbo vietoje įvykius, susijusius su darbuotojo netinkamu elgesiu, pvz. seksualinis priekabiavimas ar kitas rimtas nusižengimas.
Šie dokumentai taip pat apima nuolatinius įrašus, pvz., pasirašytą rašytinę darbo paraišką nuorodos į darbą, paraiškos medžiaga, pvz., gyvenimo aprašymai ir motyvaciniai laiškai, ir asmens patikrinimai. Laikytas nuošalyje nuo darbuotojo personalo byla, kiti dokumentai, tokie kaip I-9 forma (kuris patvirtina darbuotojo tinkamumą dirbti JAV), taip pat saugomi medicininiai įrašai, FMLA įrašai ir kt.
Dokumentai taip pat gali būti neoficialūs, pavyzdžiui, vadovo pokalbių su darbuotoju įraše per metus. Svarbu, kad vadovai saugoti šiuos dokumentus visiems savo atskaitingiems darbuotojams. Nė vienas darbuotojas neturėtų būti išskirtas dėl darbo rezultatų dokumentuojant. Toks kitoks elgesys su vienu darbuotoju nei su kitais vėliau gali būti traktuojamas kaip diskriminacija.
Dokumentai gali būti formalūs ir saugomi darbuotojo personalo byla. Darbuotojai turi pasirašyti šį dokumentą, patvirtindami, kad gavo kopiją ir peržiūrėjo visą turinį. Darbuotojo parašas nereiškia sutikimo su teiginiais dokumentacijoje.
Dokumentacijos naudojimas
Taip pat rekomenduojama dokumentuoti kritinius incidentus, nesvarbu, ar jie yra teigiami, ar neigiami, kad vadovai turėtų įrašą apie darbuotojų veiklą per tam tikrą laikotarpį.
Organizacijos turimus dokumentus gali naudoti kitais būdais. Tai gali apimti procedūras, darbo instrukcijas ir kompiuterių programinės įrangos instrukcijas, kad būtų galima paminėti keletą, tačiau žmogiškųjų išteklių funkcijos tikslais tai yra įprastas dokumentacijos naudojimas. Kitame skyriuje pateikiamos instrukcijos, kaip dokumentuoti tinkamai.
Veiklos dokumentacijos pavyzdžiai
Dokumentai apie darbuotojo veiklą leis jums tai padaryti disciplina, nutraukti arba sąžiningai skatinti, apdovanoti ir atpažinti darbuotojų. Neturint dokumentų, pagrįsti bet kurį iš šių veiksmų yra sunku ir darbdaviui gali būti rizikinga.
Darbdavys turi vengti bet kokių galimų kaltinimų diskriminacinis požiūris į darbuotojus. Atmetus visus teisėtumus, geri darbdaviai nori sukurti sąžiningą, nuoseklią ir darbuotojų tikslus bei karjeros planus palaikančią darbo aplinką.
Šią aplinką palaiko profesionali vadovo dokumentacija apie darbuotojo veiklą – tiek pagirtinas elgesys, tiek veiksmai, kuriuos reikia taisyti ar tobulinti. Kaip tai dokumentuoti, buvo išsamiai aptarta anksčiau. Toliau pateiktose situacijose pateikiama daugiau atitinkamų dokumentų pavyzdžių.
Vėlavimo ir neatvykimo į darbą dokumentavimas
Neteisingai:
Markas dažniausiai vėluoja į darbą. Markas per daug pasiilgo darbo.
Teisingai:
Balandžio 1 d.: Markas susirgo ir praleido aštuonias darbo valandas.
Balandžio 4 d.: Markas į darbą atvyko 10 val., pavėlavęs dvi valandas nuo numatyto darbo pradžios.
Balandžio 6 d.: Markas suplanavo vizitą pas gydytoją, o tada liko namuose, kad įrengtų naują krosnį.
Balandžio 12 d.: Markas susirgo ir praleido aštuonias valandas.
Veiklos dokumentavimas
Neteisingai:
Marija nepatikima. Ji beveik niekada nedaro tai, ką įsipareigojo.
Teisingai:
Gegužės 2 d.: Marija pažadėjo, kad pirmąjį produkto pasiūlymo projektą bus galima peržiūrėti šiandienos savaitiniame susitikime. Marija nepateikė dokumento projekto, kaip tikėtasi. Sakė, kad buvo per daug užsiėmusi, o žmonės, kurių pagalbos jai reikėjo, su ja negrįžo.
Vadovas atsakė: Kokios pagalbos jums reikėjo? Informacija? Kas negrįžo pas jus ir ko jums iš jų reikėjo?
Carlas ir Michaelas turėjo informuoti Mary apie savo pažangą.
Kas verčia jus taip užimti, kad neturėjote laiko įvykdyti savo įsipareigojimo? Priima per daug įsipareigojimų ribotomis valandomis, kad juos įvykdytų.
Kuo galiu tau padėti?
Kada pateiksite dokumento projektą peržiūrėti?
Apibendrinant
Šie pavyzdžiai suteikia apžvalgą, kaip atrodo efektyvi dokumentacija, palyginti su dokumentais, kurie parašyti neteisingai. Vadovaukitės šiais patarimais, kad efektyviai ir teisėtai dokumentuotų politiką, veiklos rezultatus ir įvykius savo darbo vietoje.
Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito viso pasaulio auditorija irdarbo įstatymai ir taisyklės įvairiose valstijose ir šalyse skiriasi. Prašau kreiptis teisinės pagalbos, arba pagalba iš valstijos, federalinių ar tarptautinių vyriausybinių išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir pagalbai.
