Projektų vadovai daug laiko praleidžia kurdami planus ir nustatydami komandos tikslus. Tada rėmėjai, suinteresuotosios šalys ir komandos praleidžia daug laiko keisdami darbo apimtį ir diegimo procesą. Turėdamas aiškų, lengvą pokyčių valdymo procesas vietoje ir nuolatinis žvilgsnis į didesnį vaizdą, net kai pasikeičia kai kurios detalės, labai prisideda prie projekto judėjimo į priekį ir leidžia išlaikyti ramybę.
Priimkite, kad pokyčiai įvyksta
Pokyčiai vyksta beveik kiekviename taške projekto valdymo gyvavimo ciklas. Pripažindami, kad pokyčiai yra neišvengiami – iš tiesų, dažnai naudingi – proceso dalys leidžia geriausiems projektų vadovams taikyti lankstesnius planavimo ir vykdymo metodus. Turėti strategijas, kaip veiksmingai susidoroti su įvykusiais pokyčiais, yra greičiausias būdas išlaikyti visi žiūri į prizą, net jei kartais atrodo, kad nuolat keičiasi kryptis.
Apibrėžtas, struktūrizuotas pokyčių valdymo procesas yra jūsų vykdymo vadovas; jūsų strategijos „biblija“. Jis apibrėš jums, kaip geriausiai, kaip lyderiui, reaguoti į pasiūlymus – net reikalavimus – dėl pokyčių vystymosi procese. Tai padės jums dailiai ir užtikrintai naršyti kartais ginčytinus bendradarbiavimo kraštovaizdžius siekiant visų šalių galutinių tikslų.
Pokyčių valdymo procesas
Pokyčių valdymo procesas atrodo taip:
- Gauti užklausą / reikalavimą pakeisti projekto procesą
- Įvertinkite pakeitimo prašymą / paklausą, sutelkdami dėmesį į projekto biudžetą, atsižvelgiant į:
- medžiagos
- visus atitinkamus leidimo reikalavimus
- žmogaus darbo valandos
- prarastas/išgautas laikas
- Paruoškite ir pateikite projekto akcininkams / susisiekite su savo rekomendacijomis, kaip elgtis atsižvelgiant į prašymą (-us)
- Gaukite akcininko sprendimo patvirtinimą arba atsisakymą tęsti
Pažvelkime į kiekvieną iš šių veiksmų paeiliui:
Gaukite projekto pakeitimų užklausą / paklausą
Prašymą pakeisti projektą gausite šimtais skirtingų būdų: susitikime, el. paštu, telefonu, koridoriuje, kai vakare skubėsite iš biuro. Idealiu atveju informaciją gausite pakeitimo prašymo formoje, tačiau turėtumėte žinoti, kad realiame gyvenime daug svarbių dalykų suinteresuotosios šalys mano, kad tokio pobūdžio dokumentų pildymas yra projekto vadovo darbas, o jūsų įmonėje tai gali būti.
Projekto pakeitimo prašymo šablonas (daugiau apie tai akimirksniu) turėtų tiksliai ir glaustai užfiksuoti visą užklausos informaciją, kad ir kaip neoficialiai ji gautų jus. Kai pajusite, kad visa informacija yra tiksliai įrašyta, paleiskite formą pro iniciatorių, kad patikrintumėte, ar visi klausimai buvo išspręsti iki galo.
Atminkite, kad pokyčiai taip pat gali būti susiję su mankšta. Ne visada manykite, kad pokyčiai bus susiję su darbo įdėjimu. Procesas yra toks pat, nepaisant to, ar didinate ar mažinate projekto apimtį.
Atlikite pokyčių vertinimą
Išsamiai peržiūrėkite pakeitimo prašymą. Įvertinsite poveikį:
- Tvarkaraštis
- Dokumentacija
- Iki šiol atlikti darbai ir dar laukiantys darbai
- Biudžetas
- Kokybiškos priemonės
- Taikymo sritis
- Išteklių prieinamumas
Pavyzdžiui, programinės įrangos pakeitimas gali būti įvertintas penkiomis dienomis. Tai ne tik pridėtų penkias dienas į tvarkaraštį, nes išstumtų kitą užduotį ir perkeltų ją į laikotarpį, kai pagrindinis išteklius yra atostogos. Tą užduotį taip pat reikėtų perkelti, todėl apskritai šis pakeitimas į tvarkaraštį įtrauktų aštuonias dienas. Tai kainuotų 5 tūkst. USD, o papildomos aštuonios dienos nustumia mus į kitą mėnesį su tiekėjo sutartimi, todėl čia taip pat reikia atsižvelgti į išlaidas. Kokybė išlieka ta pati, tačiau taikymo sritis keičiasi, kad būtų įtrauktas naujas pakeitimas. Reikėtų atnaujinti visus susijusius dokumentus, įskaitant projekto planą ir mokymo vadovus, kurie jau pradėti.
Taigi bendrame paveiksle paprastas penkių dienų pakeitimas turi puikų poveikį. Prieš priimant sprendimą dėl įgyvendinimo, svarbu atsižvelgti į visus svarbius veiksnius, nes visapusiškas vaizdas gali pakeisti rezultatą.
Parengti ir pateikti rekomendacijas
Suprasdami visą prašomo pakeitimo ar pakeitimų poveikį, pateikite rekomendacijas dėl pamainos gyvybingumo.
Kai kuriais atvejais pakeitimai nebus įgyvendinti, nes suvokiama nauda bus mažesnė už išlaidas. Kitais atvejais galima rasti pakankamai naudos, kad kompensuotų papildomo darbo atlikimo išlaidas. Tačiau kitais atvejais pokyčiai bus neišvengiami ir nepriklauso nuo jūsų valios, nepaisant neigiamo poveikį, atsirandantį dėl reguliavimo ar atitikties problemų arba vidinių problemų, pvz., organizacinių restruktūrizavimas.
Sprendimas
Dėl nedidelių pakeitimų, kurie patenka į jūsų įgaliojimų limitą, sprendimą, priimti ar atmesti pakeitimus, turite nuspręsti patys (teisingai prisidėjus komandai). Visa, kas didesnė, turėtų būti patvirtinta projekto rėmėjo arba projekto valdybos. Sąlygos, kas patenka į kurią kategoriją, paprastai yra aiškiai išdėstytos bet kurio projekto pradžioje.
Nepriklausomai nuo rezultato, svarbu, kad visi proceso dalyviai būtų informuoti. Komandos narių atskyrimas bet kuriuo kūrimo momentu gali kainuoti viso projekto vientisumą ir bet kokį būsimą bendradarbiavimą.
Pakeitimų valdymo įrankiai
Siekiant palengvinti ir supaprastinti šį procesą, buvo sukurta nemažai pokyčių valdymo įrankių. Kiekvieno pakeitimų valdymo įrankių rinkinio centre turėtų būti:
- Kontrolinis sąrašas arba proceso žemėlapis supažindindami suinteresuotąsias šalis atlikdami tinkamus veiksmus, kad pakeistumėte projekto apimtį
- Šablono pakeitimo prašymo forma (Pastaba: jei jūsų projektai veikia prisijungę naudojant automatizuotą darbo eigą, būtų puiki idėja, kad ši forma būtų įtraukta į jūsų dokumentų sąrašą)
Projekto pakeitimo prašymo formos kūrimas
Projekto pakeitimo prašymo formoje turėtų būti:
- Asmens, prašančio pakeisti, vardas ir pavardė („prašančiojo“).
- Unikalus identifikatorius, pvz., pakeitimo numeris (vėliau galėsite jį pridėti, nes mažai tikėtina, kad kuris nors iš užklausą pateikusių ir formą naudojusių žmonių žinos, ką čia įvesti).
- Siūlomo pakeitimo aprašymas, pateikiant kuo išsamesnę informaciją.
- Pakeitimo kategorija. Idealiu atveju prašytojai turėtų turėti galimybę pasirinkti iš iš anksto užpildytos šios skilties kategorijos, todėl jiems tereikia pažymėti langelį. Tai gera vieta atkreipti dėmesį, ar pakeitimo užklausa yra susijusi su reglamentu, ar su vidiniu atitikimu – jei taip (tikrai), galite apeiti daugelį planavimo ir vertinimo etapų ir tiesiog tęsti tai.
- Pokyčių „kodėl“. Kuo pagrįstas jo įgyvendinimas? Kodėl prašytojas to nori?
- Galimas siūlomo pakeitimo poveikis įvairiems projekto elementams, įskaitant laiką, išlaidas, kokybę ir apimtį. Prašymo teikėjas gali neturėti visos informacijos, todėl gali prireikti jūsų pagalbos užpildant šiuos tuščius laukus atliekant pakeitimų vertinimo veiksmą. Mažiausias dalykas, kurio šiuo metu ieškote, yra paaiškinimas, ar jis gali padidinti, sumažinti ar pakeisti esamus projekto parametrus.
Pakeitimų prašymo formos turėtų būti suapvalintos, paliekant vietą išsamiai informacijai, kurią turėsite užpildyti, kai bus toliau aptariami pakeitimai. Šablone taip pat turėtų būti vietos:
- Pakeisti sprendimą: priimti, atmesti arba atidėti
- Sprendimą priėmusio asmens (ar grupės) vardas, pavardė, sprendimo priėmimo data ir bet kokios papildomos pastabos.
Pokyčiai ir projekto apimties valdymas
Projekto apimties valdymas yra procesas, kuris filtruoja ir patobulina skirtumus tarp to, kas būtina norint sėkmingai įgyvendinti projektą ir kas ne. Kai gaunami projekto pakeitimų prašymai, būtina apsvarstyti, kaip tie pakeitimai gali paveikti projektą apskritai. Jūsų pokyčių valdymo procesas padeda patikslinti ir kontekste apibrėžti, kodėl pakeitimas yra praktiškas ar reikalingas.
Projektų valdymo žinių fondo vadovas (PMBOK vadovas) – šeštasis leidimasVerta paminėti aprėpties projektų pokyčių valdymą, nes jis nėra toks intuityvus, kaip jūs manote. „PMBOK vadove“ pateikiamos puikios pradžios gairės, kaip procesas, vadinamas „Control Scope“ skiltyje „Projekto apimties valdymas“. Tačiau projektų pokyčių valdymo procesas turi būti tvarkomas labiau integruotu būdu, ir tai atsispindi tekste. „PMBOK vadovas“ vartotojai taip pat turėtų kreiptis į Atlikite integruotą pakeitimų valdymą procesas, nes jame aiškiai nurodyta, kaip viskas susieja didesniame kraštovaizdyje.
Tikslams tapti PMP, svarbu suprasti, kaip „PMBOK vadovas“ apima pokyčių valdymą, nes tai bus jūsų tyrimo dalis. Tačiau atminkite, kad pokyčių valdymo procesas, kurį iš tikrųjų naudosite projektuose, turi būti integruotas, lengvai sekamas ir praktiškas.
Vadovavimas savo komandai per pokyčių procesą
Projekto komanda yra labai svarbi bet kurio projekto sėkmei, todėl ji padeda aktyviai dalyvauti valdant proceso pokyčius.
Štai penki būdai, kuriais galite padėti savo komandai greitai susitaikyti su projekto pokyčių valdymo procesu:
1. Būkite atviri apie pokyčius. Praneškite savo komandai, kad tikimasi pokyčių projektuose.
2. Būkite atviri apie procesą. Čia aptariamas pokyčių valdymo procesas ne kiekvienam yra savaime suprantamas. Daugelis komandos narių nežinos, ko iš jų tikimasi, kol jiems nebus patarta. Sudarykite instruktažą, kad galėtumėte pereiti su jais procesą, ir kiekvienam praneškite, koks yra jų vaidmuo jį vykdant.
3. Padaryk tai lengvą. Projekto keitimas geriausiu atveju dažnai yra kontroliuojamas chaosas. Veiksmai, kuriuos atliekate, kad sėkmingai naršytumėte apibrėžkite savo, kaip projektų vadovo, sugebėjimą. Jūsų komandai pokyčiai gali kelti nerimą – ypač dideli arba tie, kurie atšaukia sprendimus, kurie seniai manyti esą išspręsti, ir kliūtys, kurios laikomos seniai pašalintomis. Grafikas neteisingas, biudžetas gali skirtis, reikalavimai tikrai skirtingi.
Jūsų komanda laukia jūsų nurodymų ir stabilizavimo. Padarykite jiems šį procesą kuo lengvesnį.
4. Būkite šalia, kad padėtumėte. Naujam darbo būdui sėkmingai integruotis reikia laiko. Jei anksčiau vadovavote projekto keitimui neoficialiai (arba iš viso ne), tada pakeitimas į formalų procesą gali šiek tiek užtrukti, kol taps „kaip mes darome dalykus aplinkui“. Praneškite komandai, kad esate pasirengęs padėti jiems, jei jiems reikia ką nors paleisti pro jus.
5. Nebijokite pasakyti ne. Ne visi pakeitimai yra protingi pasiūlymai. Praneškite savo komandai, kad jei jie tvirtai mano, kad pakeitimas šiuo metu nėra tinkamas dalykas projektui, jūs būsite šalia jų pokalbyje su pakeitimų prašytoju.
Nesugebėjimas veiksmingai valdyti pokyčių yra pagrindinis būdas visiškai sužlugdyti projektą, todėl būkite atsargūs. Turint reikiamą informaciją ir procesus, projekto pakeitimai gali būti kontroliuojami, protingi ir naudingi visiems dalyvaujantiems.
