Suradę žmonių, kurie dirbs jūsų patariamojoje taryboje, kvietimų laiškų siuntimas, ir užsisakę vietą, laikas pradėti planuoti savo pirmojo patariamosios tarybos posėdžio darbotvarkę. Svarbiausia, kad patariamoji taryba pradėtų tinkamai pradėti, yra suorganizuoti pradinį susitikimą, kad būtų pasiektas maksimalus produktyvumas.
Jau daug galvojote, ko tikitės gauti turėdami patariamąją tarybą, ir laukiate patarimų ir Jūsų valdybos nariai gali suteikti žinių apie įvairius jūsų verslo aspektus, įskaitant valdymą, rinkodarą, apskaitą, personalas, klientų aptarnavimas, technologija ir pan.
Taigi norite būti tikri, kad jūsų pirmasis susitikimas nenutrūks ir valdybos nariams suteiks daug galimybių prisidėti.
Suplanuokite darbotvarkę dėl problemos ar diskusijos temos
Pirmasis jūsų posėdis, kaip ir visi būsimi patariamosios tarybos posėdžiai, turėtų būti suplanuotas atsižvelgiant į klausimą ar problemą. Jums gali būti lengviausia nustatyti problemą kaip tikslą. Pavyzdžiui, "Mes norime padidinti savo pardavimus 25 procentais kitą ketvirtį. Kaip mes galime tai padaryti?“ Arba galite išdėstyti diskusijos temą apskritai: „Kaip galime sumažinti savo verslo išlaidas?“ arba „Kaip mes galime
Surinkite atitinkamą fono medžiagą
Kai nuspręsite dėl diskusijos temos, laikas surinkti medžiagą, kurios prireiks jūsų patariamosios tarybos nariams.
Kadangi tai pirmasis susitikimas, įtraukite verslo planą ir visus kitus susijusius dokumentus, pvz., diagramas, grafikus ir informacinius lapus, kurie nušviečia diskusijos temą. Jei įmanoma, ne vėliau kaip prieš dvi savaites išsiųskite šių dokumentų kopijas visiems patariamosios tarybos nariams kartu su susirinkimo darbotvarkės kopija.
Sukurkite susirinkimo darbotvarkę
Posėdžio darbotvarkė yra ne kas kita, kaip metmenys, kuriuose eilės tvarka išvardijami posėdyje aptariami klausimai ir kiekvienam numatoma skirti laiko. Į savo darbotvarkę įtraukite laiko tvarkaraštį ir jo laikykitės, kad jūsų susitikimas neužsikimštų ir paskatintų diskusiją šia tema.
Susirinkimo protokolo įrašymo planas
Taip pat norėsite susitarti dėl susitikimo protokolo įrašymo. Nemėginkite to daryti patys, nes turite turėti galimybę visapusiškai dalyvauti klausydami ir prisidėdami. Jei neturite žmogaus, kuris galėtų dalyvauti ir eiti sekretoriaus pareigas, paprašykite savo patariamosios tarybos narių leidimo įrašyti posėdį.
Paruoškite gaiviuosius gėrimus
Parūpinti gaiviųjų gėrimų yra gera idėja. Kava, arbata, vanduo, sultys ir sveiki užkandžiai, tokie kaip vaisiai ir bandelės, yra malonus prisilietimas, kuris visada laukiamas susitikimuose. Po pirmojo susitikimo pajusite, kaip dalyviai mėgsta gėrimus ir užkandžius, ir galėsite atitinkamai planuoti kitą susitikimą.
Pabandykite Atsipalaiduoti
Svarbiausia, nesijaudinkite dėl savo pristatymo. Tu tam esi pasidalink savo vizija ir tikisi savo įmonei ir pasiteirauti patarimo, niekam nesužavėti multimedijos pristatymo efektais ir panašiai.
Jūsų ilgalaikis tikslas yra užmegzti darbinius pasitikėjimo santykius su savo patariamosios tarybos nariais, todėl sutelkite dėmesį į tai, kad jie pasitrauktų nuo posėdyje jaučiasi, kad jie buvo išgirsti ir reikšmingai prisidėjo prie jūsų įmonės valdymo ir kad jie nekantriai laukia kitos valdybos susitikimas.
Darbotvarkės pavyzdys
Peržiūrėkite pavyzdinę darbotvarkę, kurioje yra siūlomos veiklos su pastabomis, kurios padės efektyviai vykdyti susitikimą. Tada atsispausdinkite ir pritaikykite pagal savo poreikius. Galite nukopijuoti jį tiesiai į „Word“, „Excel“ ar panašų dokumentą pasirinkdami, nukopijuodami ir įklijuodami tekstą.
[Jūsų įmonės pavadinimas]
Dienotvarkė
[Data]
[vieta]
| Pradžios/Pabaigos laikas | Veikla |
| 10:00–10:05 val. |
Skambinkite dėl užsakymo ir prisistatymų (Pašaukti susirinkimą ir, darant prielaidą, kad jūsų patariamosios tarybos nariai nebuvo susitikę, prisistatykite ir visi valdybos nariai, trumpai apibūdindami savo patirtį.) |
| 10:05–10:10 val. |
Kodėl patariamoji taryba? (Trumpai apibūdinkite, kaip, jūsų nuomone, veikia patariamoji taryba, ir indėlį, kurį, jūsų manymu, ji gali padėti jūsų įmonei. Įtraukite išsamią informaciją, pvz., kaip dažnai valdyba posėdžiaus.) |
| 10:10–10:20 val. |
Klausimai (Jei yra, įtraukite klausimus. Jei jų nėra, paklauskite savo valdybos narių, kaip jie mato patariamosios tarybos veiklą ir kaip jie tikisi prisidėti.) |
| Diskusijos tema: [Įrašykite savo klausimą / problemos pareiškimą.] | |
| 10:20–10:25 val. |
Diskusijos temos pristatymas (Pateikite temos istorijos metmenis ir tai, kaip ji šiuo metu veikia įmonę; šiuo metu nepateikite savo nuomonės / sprendimų.) |
| 10:25–11:35 val. |
Diskusija (Norite, kad idėjos sklandytų, todėl šiuo metu neatmeskite ir neatmeskite idėjų. Tačiau prisidėkite ir savo idėjomis bei pažiūromis.) |
| 11:35–11:50 val. |
Pasiūlymai/rezoliucijos (Įvertinkite idėjas, kuriomis pasidalino grupė, ir pasirinkite geriausius sprendimus.) |
| 11:50–11:55 val. |
Santrauka (Apibendrinkite grupės temą, diskusiją ir rezultatus ir pasakykite jiems, ką planuojate daryti.) |
| 11:55 val. | Pertrauka |
[Kito susitikimo data]
Jei planuojate rytinį susirinkimą, iš karto po pertraukos yra pats tinkamiausias metas išsivesti patariamos tarybos narius pietų (ypač jei per susirinkimą nebuvo patiekiami užkandžiai). Tačiau atminkite, kad susitikimas baigėsi ir pietūs pirmiausia turėtų būti socialinė proga.
Sutrumpinkite susitikimus
Niekada neturėtumėte planuoti, kad valdybos posėdis truktų ilgiau nei dvi valandas, o tai yra pakankamai ilgas laikas, kad dauguma žmonių galėtų skirti nedalomą dėmesį atliekamai užduočiai.
Peržiūrėkite ankstesnę diskusijos temą
Kituose susitikimuose pradėkite nuo apžvalgos, ką padarėte ta tema, kuri buvo aptarta praėjusiame posėdyje, ir pakvieskite savo patariamosios tarybos narius komentarus apie jūsų įmonės veiksmus.
Kadangi susitikimo ir pasisveikinimo funkcija nėra tinkama, būsimuose susitikimuose galbūt norėsite aptarti dvi temas. Galite turėti net tris, jei manote, kad jie patogiai tilps į dviejų valandų formatą, bet niekada neturėtumėte bandyti išspausti daugiau nei trijų.
