Darbdaviui naudinga išlaikyti a personalo byla kiekvienam darbuotojui. Darbo istorijos dokumentai, indėlio ir pasiekimų įrašai, drausminės nuobaudos, akcijos, veiklos tobulinimo planus, ir daug daugiau, priklauso personalo bylai. Atsakingi, rūpestingi darbdaviai taip pat saugo daugiau nei vieną personalo bylą, nes kiekvieno tipo failų turinys atitinka jų paskirtį.
Darbdavys turi rimtų priežasčių saugoti keletą personalo bylų – dalis teisinių, o dalis – geriausios įdarbinimo praktikos tikslais. Dokumentai reikalingi, kad darbdavys galėtų tiksliai matyti darbuotojo darbo istoriją. Dokumentai patvirtina darbdavio sprendimus ir gali apsaugoti darbdavį ieškinyje – teisingai išsaugotas.
The personalo bylos turinys pateikti istorinę svarbių įvykių per darbuotojo karjerą apžvalgą. Jie palaiko sprendimus, kurie priimami dėl darbuotojo ir jo karjeros. Jie demonstruoja darbdavio samdymo motyvas, akcijos, perkėlimas, apdovanojimai ir pripažinimas, ir atleidimo sprendimus.
Skirtingos gairės yra susijusios su skirtingais personalo failų tipais
Kadangi rekomenduojami kelių tipų personalo failai, su kiekvienu personalo bylos tipu susietos skirtingos taisyklės ir gairės, pagal kurias jos laikomos ir kas turi prieigą.
Pavyzdžiui, dauguma organizacijų neleidžia darbuotojo vadovui prieiti prie bendros personalo bylos. Jie tikisi, kad vadovai saugos atitinkamus dokumentus savo vadovybės darbuotojo byloje, kuri nėra oficiali personalo byla.
- Kiekvieno tipo personalo byla turi skirtingą esamo ir skirtingo turinio priežastį, pagrįstą ta priežastimi.
- Kiekvieno tipo personalo byla saugoma skirtingai.
- Prieiga prie personalo bylos yra ribojama tam tikriems darbuotojams daugelyje organizacijų. Daugelis organizacijų riboja prieigą prie personalo failų tik žmogiškųjų išteklių personalui. Skirtingi personalo failų tipai taip pat turi skirtingas prieigos gaires.
- Leidžiama darbuotojo prieiga prie savo personalo bylos, tačiau dauguma darbdavių nustato darbuotojų prieigos gaires naudodami personalo failų prieigos politiką. darbuotojo žinynas. (Įvairiose valstijose ir jurisdikcijose taikomos skirtingos taisyklės, todėl sekite naujausius savo vietai keliamus reikalavimus.)
- Žmogiškųjų išteklių skyrius valdo ir yra atsakingas už darbuotojų personalo bylas.
Rekomenduojamos personalo bylos
Štai rekomenduojami personalo failų tipai ir tai, ką reikia žinoti dirbant su jais.
Darbuotojų personalo byla
Tai yra pagrindinė darbdavio tvarkoma personalo byla kiekvienam darbuotojui. Personalo byloje saugoma kiekvieno darbuotojo įdarbinimo istorija. Štai ką reikia žinoti apie darbuotojo personalo bylą.
Medicininė byla
Darbuotojas medicininė byla turi rimtų teisinių apribojimų, kuriuos darbdavys turi žinoti ir jų laikytis. Štai ką reikia žinoti apie darbuotojo medicininės bylos konfidencialumą ir turinį.
Darbo užmokesčio failas
Darbuotojo prieiga prie darbuotojo darbo užmokesčio byla yra mažiau ribojantis nei prieiga prie medicininės ar personalo bylos. Darbo užmokesčio byloje yra informacija apie atlyginimą, naudos pasirinkimas, darbo užmokesčio dydžio keitimas, atlygis ir kiti teisiniai dokumentai, turintys įtakos darbuotojo darbo užmokesčiui. Įvairūs apskaitos ir žmogiškųjų išteklių darbuotojai prieina prie darbo užmokesčio failo informacijos.
I-9 formų byla darbuotojams
Dėl įvairių vyriausybinių agentūrų prieigos teisių jūs vadovaujatės geriausia praktika, tvarkydami atskirą visų darbuotojų I-9 formų failą. Jūs nenorite, kad vyriausybinės agentūros kibtų į jūsų pagrindinę darbuotojų personalo bylą. Sužinokite daugiau apie I-9 formų saugojimą.
Personalo failų prieigos politika darbuotojams
Norite, kad kiekvienas darbuotojas žinotų, kas yra jo personalo byloje, tačiau turite kontroliuoti bylos vientisumą, išsamumą ir išsamumą. Darbuotojo ir darbdavio konfidencialumo išlaikymas bei ribota prieiga užtikrinama personalo prieigos politika.
Ko negalima įtraukti į darbuotojų personalo bylą
Ieškau gairių apie turinį, kuris niekada neturėtų būti įtrauktas darbuotojo personalo byloje? Čia pateikiamos geriausios rekomendacijos dėl turinio, kurį norite laikyti atskiroje, neoficialioje vietoje arba visai nelaikyti. Nereikalingos ir vien tik nuomonės dokumentacijos saugojimas gali jums pakenkti.
Dokumentacija
Ar žinote, kas yra dokumentacija? Žodis, dokumentai, dažnai pasirodo užimtumo ir žmogiškųjų išteklių pasaulyje. Tačiau dokumentacijos prasmė ir kodėl galbūt norėsite dokumentuoti tam tikrus įdarbinimo įvykius, išsamiai aprašyta šiame straipsnyje.Dokumentacijos svarba žmogiškiesiems ištekliamsPažiūrėkite, nes tinkama dokumentacija yra būtina tikslioms darbo byloms.
Atsisakymas: Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito viso pasaulio auditorija irdarbo įstatymai ir taisyklės įvairiose valstijose ir šalyse skiriasi. Prašau kreiptis teisinės pagalbos, arba pagalba iš valstijos, federalinių ar tarptautinių vyriausybinių išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir pagalbai.
