Kai pradedate naują iniciatyvą, projekto apimties dokumentas yra svarbi informacija visai jūsų komandai. Jis apibrėžia galutinį produktą, kuris turi būti pristatytas klientui, kada jis turi būti pristatytas ir kokia kaina.
Iš esmės šiame dokumente apibrėžiamos darbo ribos, kad kiekvienas komandos narys ir klientas suprastų, ką reiškia projektas. Lygiai taip pat svarbu, kad jie suprastų, ką tai daro ne sukelti.
Pranašumai
Projekto apimties pareiškimas, kuris vieną kartą bendrinamas su kiekvienu komandos nariu ir projekto klientais, yra neatskiriama projekto valdymo dalis. Tarp jo privalumų:
- Bendras visų dalyvaujančių asmenų supratimas apie numatomas projekto savybes, kokybę ir laiką
- Priemonė bendrauti su kitomis projekto suinteresuotosiomis šalimis, siekiant gauti jų paramą ir įsitraukti
- Priemonė, skirta sutelkti komandos pastangas į darbą, reikalingą kliento poreikiams patenkinti
Be to, jei siūlomi pakeitimai, viršijantys pradinės apimties ribas, teiginys tampa pagrindu vertinant ir siūlant pakeitimus. Jei pakeitimams pritaria visos suinteresuotosios šalys, taikymo srities pareiškimas gali būti peržiūrėtas.
Darbo pradžia
Projekto vadovas turi prašyti komandos narių, klientų, vykdomojo rėmėjo ir kitų pagrindinių suinteresuotųjų šalių indėlio, kad suprastų ir apibūdintų reikiamus projekto iniciatyvos rezultatus. Tai dažnai vadinama pristatymu.
Pateikto produkto aprašyme turi būti nurodyta projekto kaina arba priimtinas išlaidų diapazonas. Jame taip pat apibrėžiamos pagrindinės funkcijos, kurios turi būti įtrauktos, ir pristatymo terminas.
Kai susitars klientas, projekto vadovas, projekto komanda ir vykdomasis rėmėjas, bet koks projekto ataskaitos pakeitimai turi būti atlikti naudojant kruopščiai kontroliuojamą ir dokumentais pagrįstą pakeitimą procesas.
Kaskadinis poveikis
Kai susitariama dėl apimties pareiškimo ar dokumento, kiekviena komandos dalis naudojasi jais kaip savo darbo, laiko ir susijusių išlaidų sąmatų pagrindu. Kuo tikslesnis ir tikslesnis apimties teiginys, tuo didesnė tikimybė, kad darbo grupės pateiks tikslius įvertinimus ir išteklių poreikius.
Išimtys gali būti svarbios
Neretai projekto apimties dokumente nurodomi konkretūs elementai, kurie turi būti neįtraukti į rezultatą. Pavyzdžiui, rangovo dokumente statyti namą gali būti nurodyta, kad aplinka Leidimus turi gauti savininkas, o už juos neatsako rangovas, statantis namas.
Kas gali suklysti?
Aiškumo trūkumas yra dažnas projekto streso ir nesėkmės šaltinis. Neaiškios ar dviprasmiškos apimties dokumentas palieka daug klausimų atvirų diskusijoms ir neinformuotų sprendimų. Tai gali turėti įtakos projekto funkcijoms, kokybei, laikui ir kainai.
Kitas spąstas, kurio reikia vengti, yra žinomas kaip „apimties šliaužimas“. Jei apimties teiginys yra neaiškus, klientas linkęs kelti reikalavimus, kurie viršija pradinių planų ketinimus ar ribas.
Taikymo srities reguliavimas
Nors dažni apimties keitimai vėluoja projekto užbaigimą ir gali sukelti didelių išlaidų, kartais jie yra būtini ir pagrįsti. Projektų vadovai pasikliauja „pakeitimų valdymo“ procesu, kuris identifikuoja prašomą pakeitimą, peržiūri visus atitinkamas laiko, sąnaudų ir darbo krūvio sąmatas ir iš naujo įvertina projektą dėl naujos rizikos, atsižvelgiant į pakeisti.
Projekto vadovas ir vykdomasis rėmėjas galutinį sprendimą dėl apimties keitimo dažniausiai priima tik visapusiškai išanalizavus situaciją. Pakeitimai dokumentuojami sprendimų žurnale ir perduodami didesnei projekto komandai.
