Norint užtikrinti bendrą renginio sėkmę, labai svarbu nuspręsti dėl geriausios renginio erdvės ar vietos. Nors vietos planavimas užtrunka, jis neturi jaustis didžiulis. Daugeliui profesionalus renginių planuotojai ir mėgėjams, tai gali būti smagus iššūkis.
Darant prielaidą, kad jau nustatėte planuojamo renginio tipą ir jo tikslą, renkantis pačią vietą reikia atsižvelgti į daugybę kitų veiksnių. Šis planas padės jums pasirinkti tobulą renginio erdvę.
Jūsų tikslinė auditorija
Planuodami renginio vietą, viena iš svarbiausių informacijos, kurią turite žinoti, yra tai, kas bus jūsų svečiai ir kiek tikitės dalyvauti. Nors renginio tipas neabejotinai nulems vietos pasirinkimą, vienas didžiausių renginio erdvę ribojančių veiksnių yra jos talpa. Įsitikinkite, kad žinote bent tikslų įvertinimą (tai gali būti diapazonas). svečių skaičius nes tai iš karto apribos jūsų vietos galimybes. Taip pat turėtumėte atsižvelgti į savo auditoriją. Įsitikinkite, kad vieta atspindi ne tik patį renginį, bet ir svečių skonį bei lūkesčius.
Renginių datos
Patikrinkite savo kalendorių, nes laikas turės įtakos daugeliui sprendimų, įskaitant jūsų pasirinktą vietą. Po jūsų svečių sąrašo kitas ribojantis veiksnys bus jūsų renginio data. Priklausomai nuo to, kokio tipo renginį planuojate, galite pastebėti, kad turite būti lankstūs su renginiu datą, kad gautumėte norimą vietą, arba turėsite lanksčiai pasirinkti vietą, kad gautumėte datą nori. Turėtumėte pradėti planuoti vietą žinodami, kur jūs ar klientas esate lankstūs. Štai keletas klausimų, kuriuos reikia apsvarstyti:
- Kada jūsų svečiai greičiausiai gali dalyvauti pagal jų tvarkaraštį?
- Kokiose vietose yra tinkamų ir laisvų vietų tiems laikams?
- Kada geriausias laikas jūsų vadovų komandai surengti renginį?
Apskaičiuokite savo biudžetą
Turėdamas neribotą biudžetą, kiekvienas gali suplanuoti puikų renginį ir turėti begalinį vietos pasirinkimą. Tačiau daugiau nei tikėtina, kad jūsų finansiniai ištekliai yra riboti, ir jūs turėtumėte nuo pat pradžių žinoti, kokie yra jūsų finansiniai apribojimai, net jei jūsų renginio biudžetas yra tiesiog apytikslis įvertinimas arba diapazonas. Renginių planuotojas visada gali suplanuoti puikų renginį neviršydamas protingo biudžeto.
- Ar erdvės, techninės ir maitinimo išlaidos atitinka jūsų biudžeto parametrus?
- Ar susiderėjote palankų paslaugų įkainį ir įrodėte savo vaidmens vertę?
- Ar leidote lankstumą savo biudžete, jei eilutės straipsnių išlaidos viršytų planą?
Apimkite skirtingas vietas
Susiaurinus svečių sąrašų numerius ir galimas renginių datas, svarbu nustatyti vietas, kuriose galėtų vykti renginys. Viešbučiai ir renginių ar konferencijų centrai yra vienos iš populiariausių renginių erdvių įmonių renginiams ir vestuvių priėmimams, tačiau tai nėra vienintelė galimybė. Tai laikas, kai mąstote kūrybiškai. Apsvarstykite šiuos dalykus:
- Kokios trys geriausios vietos ateina į galvą, atsižvelgiant į jūsų susitikimo temą?
- Kur jūsų svečiai mieliau dalyvautų šiame susitikime?
- Kas bus patogiausia jūsų svečiams?
- Kokios netikėtos vietos, išskyrus viešbutį, galėtų padidinti RSVP rodiklį?
Raskite tinkamą erdvės tipą
Jūsų pasirinktoje vietoje turi būti tinkama erdvė jūsų planuojamam renginiui. Ar jūsų renginiui reikės šokių aikštelės? Ar jums reikės PA sistemos? O kaip apie garsiakalbio pakylą ar projektoriaus ekraną? Kokio stalo išdėstymo jums reikia? Be šių klausimų svarstymo, čia yra keletas svarbiausių klausimų, susijusių su vietos planavimu, kuriuos reikia užduoti sau:
- Ar renginio vieta atitinka specialius jūsų programos ar renginio kriterijus?
- Ar vieta gali patenkinti jūsų gamybos, pramogų, A/V, garso ir kitus techninius poreikius?
- Ar objekto būklė atspindi aukštus jūsų organizacijos standartus?
Apsvarstykite vietos paslaugas ir apribojimus
Be tinkamo tipo renginio erdvės radimo, norėsite išnagrinėti ir kitų paslaugų, kurias siūlo vieta, tipus ir nuspręsti, kokia jų vertė jūsų renginiui. Kai kuriose vietose taip pat bus pageidaujamų tiekėjų sąrašas, iš kurio turėsite ieškoti kitų paslaugų pardavėjų ar tiekėjų. Kitose vietose yra apribojimų dėl dekoro ar kitų paties renginio aspektų. Kai kurie klausimai, kuriuos reikia užduoti:
- Ar šioje vietoje siūlomos geros automobilių stovėjimo aikštelės ar automobilio pastatymo paslaugos?
- Ar ši vieta užtikrina saugumą?
- Ar ši vieta siūlo papildomų paslaugų, pvz., maitinimo, gėlių kompozicijų, patalynės ir stalų nuomos ir pan.?
- Ar šioje vietoje yra sąrankos ir valymo komanda?
- Ar ši vieta riboja, su kokiais kitais pardavėjais dirbate?
- Ar šioje vietoje yra minimalus maisto ir gėrimų kiekis?
Apsvarstykite reputaciją
Vietos paslaugų reputacija yra labai svarbi. Tai dažnai yra skirtumas tarp gero renginio surengimo ir puikaus renginio. Tai, kaip renginio vieta valdo savo patalpas, personalą ir klientus, visada išliks atmintyje. Norėdami suprasti vietos reputacijos vertę, apsvarstykite šiuos klausimus:
- Kokia yra konferencijos vadovo kadencija? maitinimo vadybininkas, ar vyriausiasis virėjas?
- Ar vadovybė elgsis su jumis kaip su VIP klientu ar tiesiog kaip su viena iš daugelio programų?
- Kiek lankstumo vieta nori suteikti jums?
- Ar jie turi atsiliepimų ar atsiliepimų?
- Ar vieta siūlo nuotraukų iš panašių į jūsų renginių?
Suplanuokite apsilankymą
Nebent logistika ir laikas to netrukdo, kiekvienas renginio planuotojas, prieš sudarydamas sutartį dėl vietos, turėtų atlikti vietos patikrinimą. Nuotraukos gali būti labai naudingos, tačiau yra daug aspektų, kuriuos galima įvertinti tik asmeniškai. Paprašykite apžiūrėti renginio vietą, įskaitant viską nuo automobilių stovėjimo aikštelės iki įėjimo ir renginio erdvės iki vonios kambarių. Džiaugsitės, kad tai padarėte.
Įtraukite kliento nuostatas
Renginių planuotojai savo klientui (nesvarbu, ar tai būtų vidinis klientas, pvz., įmonės vadovai ar vadovybė, ar išorinis klientas), turi pateikti savo vietos rekomendacijas ir gauti patvirtinimus. Vienintelis klausimas, kurį reikia užduoti klientui renginio vietos planavimo etape, yra tai, ar klientas patvirtins rekomendaciją (-as)? Kad galėtumėte drąsiai atsakyti į šį klausimą, turite įsitikinti, kad nuo pat pradžių suprantate kliento lūkesčius ir pageidavimus.
